Flusso ottimale delle informazioni e processi efficienti con DocuWare

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1 Utilizzo a livello aziendale Solution Info Flusso ottimale delle informazioni e processi efficienti con DocuWare DocuWare consente di archiviare i dati aziendali provenienti da differenti sistemi IT in un pool di documenti centrale conformemente alle norme vigenti. Ogni collaboratore autorizzato può avere accesso immediato indipendentemente dal formato, anche attraverso Internet. L integrazione in applicazioni esterne nonché la configurazione del sistema sono un gioco da ragazzi. Processi brevi: un illusione? Oggi i collaboratori condividono costantemente dati come , contratti, richieste dei clienti, fatture e progetti tecnici. Inoltre, nuovi documenti vengono continuamente prodotti e aggiornati. Le richieste dei clienti, dei partner commerciali e dei fornitori devono essere evase. Tutti i collaboratori autorizzati devono avere accesso immediato in qualsiasi momento a tutti i documenti necessari. Di fatto, tuttavia, in molte aziende, i collaboratori cercano informazioni che devono poi essere richieste ad altri uffici. Per questo, spesso sono costretti ad attendere giorni. Vantaggi di DocuWare Pool di documenti centrale per tutti gli uffici, conseguente gestione ottimale delle informazioni Processi integrati grazie alla facile integrazione di DocuWare con altre soluzioni IT Riduzione dei tempi di ricerca collaboratori motivati ed incremento della produttività Assistenza clienti più competente e più veloce, con conseguente miglioramento della competitività Risultato: sia la produttività che la competitività aziendale ne risentono. Andatura a passo di lumaca Alla base di un difficoltoso scambio di informazioni ci sono molteplici ragioni: i documenti vengono portati in parte a mano, i collaboratori stampano i documenti, i disegni e la corrispondenza elettronica come le e li archiviano nei raccoglitori, dove i relativi contenuti finiscono per essere dimenticati. 1

2 Isole informative senza fine Molte soluzioni elettroniche non sono in grado di garantire una comunica- zione fluida. Il sistema della contabilità e i sistemi degli uffici specializzati non comunicano tra loro. Non tutti i documenti vengono archiviati conformemente a tutte le disposizioni. I collaboratori delle singole divisioni possono accedere solo ai dati del proprio sistema. Nessuno ha una visione generale. Il servizio clienti ad esempio non è in grado di visualizzare sul proprio schermo se una fattura è stata già emessa. L ufficio vendita dispone solo di pratiche dei clienti incomplete. Le in molte aziende sono considerate a tutti gli effetti proprietà privata. Creare ponti con DocuWare Con DocuWare è diverso: attraverso il pool di documenti centrale, i collaboratori autorizzati possono avere accesso ovunque a tutti i documenti. Mediante interfacce certificate DocuWare può essere integrato in sistemi di terza parte. L integrazione è semplice, DocuWare si basa tuttavia su una piattaforma aperta conforme a SOA. Processi commerciali efficienti Vendita/Assistenza clienti I collaboratori come gli addetti all assistenza clienti archiviano tutti i documenti generati dalla loro soluzione ERP nei raccoglitori, dopo averli stampati, fotocopiati, forati e riposti nei classificatori. Spesso la corrispondenza dei clienti da sistemi di posta elettronica non viene neppure archiviata in maniera strutturata. Per questo gli addetti al servizio e all assistenza clienti, a fronte di richieste da parte degli stessi, sono costretti a ricercare i relativi documenti e le . Tuttavia, spesso la ricerca negli archivi cartacei richiede ore. Risultato: Non è possibile far fronte immediatamente alle richieste per telefono e la competitività ne risente. Company-Wide Benefits Central document pool for all departments ensuring perfect information management Seamless processes thanks to easy integration of DocuWare in other IT solutions Quick search times motivates employees and increases productivity Competent and fast customer service enhances competitive edge Processi commerciali efficienti Con DocuWare potete archiviare tutti i documenti nel pool di documenti centrale. Questi vengono automaticamente contraddistinti da voci di indice come il numero cliente, il nome, l indirizzo e il numero della bolla di accompagnamento. In una fase successiva, i collaboratori autorizzati potranno accedere ovunque nel giro di pochi secondi in maniera sicura nonché in tempo reale, anche attraverso il web. In tal modo, gli archivi doppi vengono eliminati e si riducono i tempi di ricerca dispendiosi. Non importa se si tratta del servizio clienti, dei rappresentanti commerciali, dell ufficio vendita o contabilità, tutti gli uffici sono in grado di soddisfare prontamente le richieste del cliente. Il rapporto con il cliente si rafforza e cresce la competitività aziendale. 2

3 Contabilità/Attività di controllo Spesso dall emissione della fattura al pagamento intercorre molto tempo così che decade la validità degli sconti. Le cause: l ufficio postale aziendale è lento, spesso nei singoli uffici specializzati mancano le informazioni per il controllo come i contratti o le bolle di accompagnamento. Anche la fatturazione procede con difficoltà. La solvibilità della Vostra azienda ne risente. Lavorazione della contabilità Con DocuWare si riducono i tempi di lavorazione della contabilità in entrata e in uscita. La fatturazione in entrata può essere emessa nel giro di pochi secondi mediante il timbro elettronico. Viene meno la necessità di richiedere informazioni ulteriori, dal momento che ogni ufficio preposto può visualizzare a livello aziendale e lavorare tutti i documenti richiesti per il controllo attraverso il pool di documenti centrale. In tal modo, è possibile garantire la validità degli sconti e vengono meno gli addebiti per i solleciti come pure i pagamenti doppi. Attraverso il pool di documenti centrale, è possibile inviare anche la fatturazione in uscita, oltre che con la spedizione postale tradizionale mediante software per la comunicazione tramite fax o . La Vostra azienda risparmierà in tal modo tempo e carta. Inoltre, con DocuWare potrete archiviare automaticamente tutti i Vostri documenti a prova di manipolazione e conformemente alle norme. Produzione/Controllo di qualità Tutti i parametri della produzione, siano essi misurazioni, appunti scritti, disegni e contratti, vengono riposti in un archivio per le pratiche. Tuttavia, anche con un accurata archiviazione, la ricerca successiva risulta difficoltosa. Tutti i parametri del prodotto sotto controllo Con il pool di dati centrale di DocuWare, avrete sotto controllo tutti i parametri della produzione. In tutti gli uffici, i collaboratori potranno avere accesso libero alla documentazione tecnica raccolta nell archivio elettronico centrale, da qualunque reparto: controllo di qualità, acquisti o assistenza clienti. La Vostra azienda agirà in conformità della normativa in materia di responsabilità dei prodotti,incrementando la propria produttività. 3

4 Tutti i documenti sotto controllo Con DocuWare e il pool di documenti centrale, avrete sempre a portata di mano, ovunque vi troviate, tutti i documenti necessari. I rappresentanti aziendali avranno accesso a qualunque documento in modo mirato, sia che si tratti di una fattura, un progetto di costruzione o una . All occorrenza potrete lavorare i documenti archiviati o archiviarne dei nuovi. Accesso a tutti i documenti È sufficiente un PC con un comune browser e potrete avere accesso ovunque on-line al pool di documenti centrale senza l installazione di DocuWare Client. Potrete ricercare i documenti del Vostro cliente o quelli relativi alla chiamata per assistenza, che sono stati archiviati ad esempio dal reparto contabilità, produzione, controllo di qualità o acquisti. Il visualizzatore Vi mostrerà immediatamente tutti i dati richiesti indipendentemente dal formato, si tratti di dati Office o CAD. In tal modo, avrete sempre a disposizione dati attuali e potrete rispondere sul posto alle richieste dei Vostri clienti. Attraverso un comune browser potrete ricercare con estrema facilità ed immettere nel pool di documenti centrale in- formazioni come fatture, ordini ed . Anche il caricamento di nuovi dati potrà essere effettuato senza problemi. Rielaborare i documenti Se necessario, potrete ingrandire sul visualizzatore parti di un documento o aggiungere on-line delle osservazioni. È inoltre possibile il timbro elettronico di un documento, si tratti dell emissione di una fattura o dell acquisizione di un nuovo ordine. In tal modo, i rappresentanti aziendali possono ad esempio connettersi al flusso di lavoro elettronico dell ufficio contabilità centrale e del controllo di qualità. Archiviare documenti nuovi Volete archiviare dei documenti nuovi come i registri delle spese e le relazioni delle missioni? È sufficiente caricare i dati corrispondenti o i documenti acquisiti mediante scansione attraverso l Interfaccia del Web Client nel pool di documenti centrale. A questo punto, indicate il percorso corrispondente nel campo previsto con il nome del dato da inserire. È sufficiente fare clic e il Vostro documento sarà caricato nel pool di documenti centrale. A questo punto, tutti i collaboratori autorizzati a qualunque livello aziendale potranno avere accesso al nuovo documento archiviato. Grazie a Enterprise Content Management (ECM), la comunicazione tra sede aziendale centrale, succursali e rappresentanti commerciali avviene in maniera fluida. Ne consegue un incremento della produttività della Vostra azienda. 4

5 Esperienze dirette Con DocuWare e il pool di documenti centrale, Thema-Federn ha acquisito trasparenza nei processi lavorativi di reparti come produzione, vendita e contabilità. Con la gestione integrata dei documenti, l azienda specializzata in molle ha migliorato considerevolmente il proprio servizio clienti e ridotto i costi. Per Thema-Federn, l era della gestione elettronica dei documenti ha avuto inizio con l implementazione di un archivio digitale dei disegni. Oggi il pool di documenti centrale contiene poco meno di disegni. In questo modo, i collaboratori della produzione evitano di recarsi fino all archivio per la ricerca dei documenti. Un ulteriore vantaggio consiste nel non danneggiare più i disegni originali su carta né nell archiviarli in maniera errata. Anche nell ufficio vendita, gli ordini vengono evasi in maniera completamente elettronica per mezzo del sistema integrato ERP Bäurer b2industry. I documenti in entrata vengono provvisti di codici a barre, vengono acquisiti mediante scansione e indicizzati automaticamente. A questo punto, viene aggiunto il nome del cliente e controllata la disponibilità degli articoli mediante il sistema ERP. In seguito il cliente riceve una conferma dell ordine con il termine previsto per la consegna. Questa conferma viene archiviata in modo totalmente automatico. Una volta consegnate le parti ordinate, vengono parallelamente predisposte dalla contabilità le bolle di accompagnamento ed emesse le relative fatture. Anche questi documenti vengono archiviati nel pool di documenti centrale. Per Thema- Federn l integrazione dei processi e il miglioramento dell assistenza clienti rappresentano un notevole vantaggio rispetto alla concorrenza. Vantaggi: Pool di documenti centrale Accesso a tutti i livelli aziendali Integrazione con Bäurer industry e Tobit David Connector Processi aziendali integrati Utilità: Eliminazione dell archivio cartaceo Risparmio in termini di tempo e di costi Processi lavorativi trasparenti Miglioramento del servizio clienti 5

6 Attraverso il conseguente utilizzo di un pool di documenti centrale siamo riusciti a ridurre drasticamente il numero dei raccoglitori cartacei. Con un servizio migliore, ogni anno risparmiamo oltre ,00 euro sui costi. Markus Ostermann, Responsabile commerciale e Responsabile IT, Thema-Federn GmbH & Co. KG This document can also be found here: Per ulteriori informazioni, visitare il sito Web DocuWare all indirizzo 6