B-B LOGISTICS. Pianificare per risparmiare. Vantaggi

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1 B-B LOGISTICS Pianificare per risparmiare La logistica dei trasporti, oltre che essere imprescindibile per le aziende che forniscono i servizi di trasporto, riguarda anche le aziende commerciali e di produzione che devono comunque pianificare ed organizzare l evasione dei propri ordini avvalendosi di mezzi di proprietà e/o di una fitta rete di padroncini e trasportatori. Soprattutto per queste aziende, per le quali la logistica del trasporto, pur non rappresentando il core business, rappresenta comunque un attività cruciale del processo di consegna, B-Bright ha sviluppato un software dedicato, il cui scopo è precisamente andare incontro alle necessità dell azienda che deve avvalersi dei servizi dei trasportatori, siano essi padroncini, vettori o autisti privati, cercando di ottimizzare costi, tempi e risultati. B-B Logistics è quindi uno strumento evoluto di pianificazione per la consegna degli ordini, che si avvale di un interfaccia grafica avanzata su mappa geografica, accompagnato da utility di calcolo dei costi, produttività, mailing automatici, ecc. per permettere anche ad utenti poco esperti di svolgere velocemente quel lavoro altrimenti destinato a personale logistico di grande esperienza e comunque in tempi estremamente più lunghi. Vantaggi Drastico taglio dei tempi per la preparazione del piano di consegna Ottimizzazione dei viaggi e quindi dei costi di trasporto Riduzione degli errori Riduzione del personale addetto alla pianificazione delle spedizioni Riduzione di telefonate e fax verso i trasportatori (grazie al modulo web e al sistema di mailing automatico) Drastica semplificazione dell attività di pianificazione dei viaggi

2 Caratteristiche Geocodifica automatica dei punti di consegna (tramite il software B-B Geocode e Mapinfo Mapmarker ), con possibilità di intervento manuale di rettifica. Visualizzazione automatica degli ordini di consegna su mappa geografica (con dettaglio sino al numero civico). Accorpamento automatico degli ordini di vendita per singolo indirizzo di consegna. Rappresentazione grafica della percentuale di carico per singolo ordine. Completa integrazione tra ordine e rappresentazione grafica per agevolarne la ricerca: cliccando sull ordine la mappa geografica viene centrata sul relativo indirizzo e, viceversa, cliccando sul simbolo grafico sulla mappa, si evidenzia l ordine in tabella. Pianificazione dei buoni di carico a scarico singolo o multiscarico. Evasione parziale dell ordine e gestione del residuo. Controllo in tempo reale della percentuale di carico raggiunta a volume e a peso per tipo automezzo. Organizzazione degli ordini in macro/micro aree di consegna. Listini trasportatori per provincia/comune/tipo mezzo, con voci di costo suddivise tra gasolio e servizio. Scheda trasportatore con gestione delle maggiorazioni per scarichi aggiuntivi e varie. Ricerca del miglior trasportatore tra quelli disponibili per specifico viaggio e confronto dei costi di consegna. Proposta automatica del piano di consegna per punti scarico con riferimenti precisi di percorso e distanze (dalla prima consegna, totali, ecc.). Possibilità di rettifica manuale degli ordini di consegna. Simulazione delle consegne giornaliere e rappresentazione dei viaggi su mappa geografica per buono di carico. Invio automatico al vettore di del piano di consegna e delle eventuali rettifiche al buono di viaggio se già programmato. Modulo di accettazione del piano di consegna da parte del vettore tramite portale web riservato e conseguente drastica riduzione delle telefonate e dei fax tra i soggetti coinvolti.

3 Gestione Buoni di Carico Il modulo Gestione Buoni di Carico rappresenta una scrivania virtuale dalla quale è possibile tramite un interfaccia semplice ed intuitiva organizzare tutti i viaggi dell azienda. Lo schermo è diviso in tre sezioni: nella parte superiore c è la tabella ordini in consegna, raggruppati per indirizzo di destinazione; la parte inferiore è dedicata alla mappa dei punti di consegna, nella quale vengono visualizzati i punti di consegna rappresentati in funzione della percentuale di carico stimata raggiunta; nel riquadro a destra è visualizzato l elenco dei buoni di carico. L operatore ha la facoltà di creare autonomamente tutti i buoni di carico di cui necessita e a loro assegnare poi le consegne degli ordini tramite il trascinamento di questi dalla mappa o dalla tabella sul buono di consegna desiderato. I tre pannelli sono interattivi tra loro, infatti, cliccando sulla descrizione di un ordine, questo si evidenzierà sulla mappa e viceversa. Tramite il trascinamento, gli ordini vengono associati ad un buono di carico in modo da programmarne la consegna. Se completamente programmati, con il trascinamento gli ordini spariranno dalla mappa.

4 L operatore ha la facoltà di scegliere il livello di zoom della mappa, che può arrivare fino al dettaglio del numero civico.

5 In qualsiasi momento è possibile entrare nel dettaglio del singolo buono di carico per vederne le caratteristiche e/o modificare informazioni importanti come il vettore associato (scegliendo tra quelli disponibili in funzione della tratta e degli impegni, ordinati per costo decrescente), il tipo automezzo utilizzato, ecc. o informazioni di comunicazione con l ufficio commerciale o, più semplicemente, stampare la scheda di viaggio da consegnare al trasportatore (che comunque viene inviata automaticamente tramite alla conferma definitiva del buono di carico). La pianificazione definitiva del buono di carico si ottiene confermando il vettore e, nel caso di scarichi multipli, la sequenza delle consegne. Fino all ultimo momento il sistema ci aiuta a fare la scelta migliore dandoci la possibilità di scegliere il trasportatore che consegna in zona con costo minore in funzione dei listini caricati, del numero di scarichi ecc. Una volta confermato il piano di consegna, il trasportatore viene avvisato tramite un contenente un link al portale web aziendale. Dal portale il trasportatore potrà prendere visione dei dettagli del trasporto e accettare il viaggio o rifiutare. In ogni caso la conferma positiva o negativa del trasportatore sarà riportata in tempo reale all addetto alla pianificazione dei viaggi.

6 In qualsiasi momento può essere necessario visualizzare i viaggi organizzati per targa, per verificare, tramite lo strumento di simulazione, se sia possibile un ulteriore ottimizzazione: B-B Logistics comprende anche questa funzione, particolarmente utile per le aziende che consegnano just in time, nelle quali gli ordini possono essere evasi all ultimo momento, aggregati a viaggi quasi in partenza. Anche in questo caso il dettaglio della mappa è a discrezione dell operatore.

7 Comunicazione con i Trasportatori Questo modulo automatizza le comunicazioni con i trasportatori. Ad ogni programmazione definitiva di un buono di carico viene inviata un (ovviamente se il trasportatore lo prevede). L informa il trasportatore che l azienda gli sta richiedendo un viaggio e riporta un link al portale web dal quale il trasportatore ha la possibilità di: controllare le condizioni del viaggio richiesto; confermare o rifiutare il viaggio; prendere visione delle sue condizioni contrattuali; navigare nello storico dei viaggi effettuati per l azienda; altri servizi personalizzati.

8 La maschera di log-in al portale I servizi dedicati al trasportatore e l elenco dei suoi viaggi

9 Il modulo di Accettazione Carico L operatore, per contro, avrà sempre a disposizione un modulo aggiornato in tempo reale che riporta le comunicazioni in entrambi i sensi con i trasportatori e lo stato di accettazione/rifiuto/ attesa del viaggio da parte del trasportatore.

10 Listini Trasportatori La scelta del trasportatore più conveniente operante e disponibile per singolo viaggio deve per forza di cose passare per una valutazione economica. A tale proposito B-B Logistics prevede una gestione completa dei listini dei trasportatori con funzioni avanzate per associare facilmente ogni trasportatore alle zone in cui opera (province, comuni, ecc.) e ai tipi mezzi disponibili. Il prezzo della tratta può essere configurato in funzione dei singoli contratti per trasportatore, tenendo anche conto degli scarichi aggiuntivi e/o di eventuali maggiorazioni concordate. Il costo del trasporto può essere scorporato dal costo del gasolio per agevolare le analisi di convenienza. Il modulo Manutenzione Listini per data validità

11 La scheda trasportatore semplifica la verifica delle zone servite per tipo mezzo ed evidenzia la mancanza di listino valido per tratta; quest ultima funzione serve ad evitare che il programma di proposta automatica del trasportatore più conveniente per viaggio possa scartare dei trasportatori a causa di dimenticanze o errori. Sopra un esempio di scheda trasportatore: le combinazioni evidenziate in rosso indicano che c è qualche dato mancante e che quindi è necessario verificare.

12 Geocodifica Ogni punto di consegna, affinché possa essere visualizzato sulla carta geografica, deve essere correttamente geocodificato. Geocodificare significa assegnare latitudine e longitudine sulla base delle informazioni contenute nell indirizzo stesso. Siccome la geocodifca manuale, anche utilizzando strumenti evoluti (software dedicati, mappe su internet, ecc.), risulta improponibile per quelle aziende che acquisiscono decine, se non centinaia, di ordini al giorno da soggetti sempre diversi, B-B Logistics risolve il problema con un apposito modulo che si occupa di geocodificare automaticamente tutti i nuovi indirizzi inseriti nel sistema gestionale e/o rettificare la geocodifica nel caso di variazioni. Se l inserimento dell indirizzo da parte degli operatori avviene in modo errato, poiché la possibilità dell errore umano è sempre presente, il sistema automatico di geocodifica non è in grado di localizzare perfettamente il punto di consegna sulla mappa. Il modulo di controllo geocodifica assolve precisamente il compito di avvisare gli operatori nel caso di incertezze od errori per consentire l intervento manuale di correzione.

13 Report operativi B-B Logistics è corredato da una vasta gamma di report operativi come la Stampa Carichi, la Stampa Controllo Ordini, la Stampa Piano Consegne per Vettore, Mappali, ecc. Tutti i report svolgono anche la funzione di controllo dell attività, per tale motivo possono essere anche semplicemente visualizzati sul monitor senza essere inoltrati alla stampante. Inoltre, ogni report può nativamente essere esportato in Word, Excel, Acrobat (pdf) e/o inviato tramite posta elettronica. Esempio di Stampa Carichi del Giorno

14 Un esempio di Stampa Controllo Ordini, nella quale vengono evidenziati gli ordini non ancora programmati o programmati solo parzialmente. B-Bright s.r.l. via Brenta, 3/A Spresiano TV T F

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