IT SOURCING CONTRACTS: le metodologie di analisi dei contratti di sourcing 17/12/2010

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2 Sommario Verbale... 2 Presentation: IT SOURCING CONTRACTS: le metodologie di analisi dei contratti di sourcing

3 Verbale Oggetto BTO - ICT Procurement Dashboard Incontro plenario n. 04 Data 17/12/2010 Inizio Fine Luogo Palazzo Bovara Milano Partecipante Presente Partecipante Presente Vincenzo Morabito BTO Letizia Bisi DB Consorzio Federico Pigni BTO Davide Carteri DB Consorzio Eugenio Capra Politecnico di Milano Davide Casagrande Generali Luca Picone BTO Cristina Massabò INTESA Fabio Braga BTO Raffaella Mastrofilippo INTESA Ognian Neytchev BTO Fabrizio Lugli MPS Giulia Galimberti BTO Emanuele Moscato MPS Monica Muraro SETECI Riccardo Previtali UBISS Emilio Segala UBISS A. Obiettivi/Argomenti previsti 1. Introduzione del progetto 2. Presentazione degli scenari e delle best practice in ambito IT sourcing contracts 3. Raccolta osservazioni e commenti da parte degli istituti coinvolti 4. Definizione dei prossimi passi B. Argomenti trattati 1. Introduzione all incontro ICT Dashboard 2. Presentazione delle best practice riguardo agli IT sourcing contracts da parte di Federico Pigni 3. Presentazione di un caso aziendale di outsourcing dell IT da parte di Eugenio Capra 4. Raccolta delle osservazioni e dei commenti da parte degli istituti coinvolti 5. Definizione dei prossimi passi 2

4 C. Dettaglio degli argomenti trattati 1. Introduzione al tema dell incontro a. L introduzione è stata articolata in modo da illustrare ai partecipanti il quadro delle tematiche relative ai contratti di sourcing IT sotto tre prospettive complementari e inscindibili: quella legale, quella tecnica e quella di business. In particolare, sono stati presentati gli interrogativi che animano la Ricerca Accademica su queste aree, relativamente al potenziale valore aggiunto ed ai possibili limiti dell introduzione di politiche di gestione dei contratti IT nelle organizzazioni finanziarie e nell impresa di servizi in generale. 2. Presentazione degli interlocutori al gruppo di lavoro a. Sono stati presentati i due relatori ed i relativi ambiti di intervento. 3. Presentazione dell infrastruttura teorica e metodologica alla base delle politiche di gestione dei contratti di sourcing IT e delle relative best practice (Federico Pigni) a. Sono stati presentati al gruppo di lavoro alcuni contributi accademici selezionati, rappresentativi dello stato dell arte nell ambito dei contratti di sourcing IT b. Nel corso della presentazione sono stati interpellati i partecipanti al fine di delineare un quadro organico dell utilizzo dei contratti di sourcing IT nel perimetro delle imprese rappresentate nell ICT Procurement Dashboard c. L interazione tra relatori e partecipanti si è proficuamente protratta per l intera durata della presentazione, con interventi mirati ad analizzare le tematiche trattate sotto l aspetto dei costi e benefici economici, dell efficienza operativa, degli aspetti legali e di business 4. Presentazione di un caso di studio pratico, relativo al full outsourcing dell IT (Eugenio Capra) a. È stato introdotto un caso di successo relativo al full outsourcing della gestione IT e le problematiche affrontate b. Sono stati sollecitati pareri e commenti dei partecipanti in merito alle questioni pratiche di gestione di contratti di sourcing IT 5. Raccolta delle osservazioni e dei commenti da parte degli istituti coinvolti a. Tutti gli istituti hanno convenuto che le tematiche trattate fossero di grande interesse commerciale, specialmente considerando la delicatezza dell attività di sourcing IT, in cui è necessario considerare e soddisfare le richieste e necessità di una molteplicità di stakeholder coinvolti, tra cui top management, cliente interno, fornitori, utenti finali. È emerso, inoltre, che i partecipanti considerano essenziale una buona comunicazione tra gli attori coinvolti, in modo da poter integrare competenze legali, tecniche e di business. b. Tutti i partecipanti hanno espresso soddisfazione per lo svolgimento dei lavori. 6. Definizione dei prossimi passi a. Raccogliere e analizzare il feedback dai partecipanti sugli argomenti di interesse da affrontare negli incontri del 2011 b. Definire un programma provvisorio degli argomenti per l ICT Procurement Dashboard

5 D. Piano attività Team di ricerca BTO Scadenza 1. Allineamento Verifica delle date dei workshop Condivisione dei temi IT Services Rilevazione dei dati Sintesi dei dati 3. IT sourcing contracts Rilevazione delle pratiche adottate Sintesi dei dati E. Piano attività Istituti partecipanti Scadenza 1. Allineamento 2. IT Services Condivisione date Condivisione temi 2011 Condivisione dei dati con il team di ricerca BTO 3. IT sourcing contracts Condivisione delle esperienze di IT sourcing con il team di ricerca BTO 4. Workshop Incontro con gruppo di lavoro ICT Procurement Dashboard F. Prossimi Workshop 2011 Data I Workshop In corso di definizione In corso di definizione Le tematiche identificate sono da intendersi quali linee guida per i prossimi incontri. Le discussioni e le tematiche emergenti nei diversi workshop possono mutare argomenti e temi di discussione. 4

6 Presentation: IT SOURCING CONTRACTS: le metodologie di analisi dei contratti di sourcing Spesso i contratti IT vengono trattati solo come documenti legali; così facendo essi non vengono valutati sotto una prospettiva di business Spesso i contratti IT vengono trattati solo come documenti legali; così facendo essi non vengono valutati sotto una prospettiva di business Scegliere come stendere il contratto IT Quali soggetti coinvolgere nella stesura di un contratto IT Quale contratto è migliore se i requisiti non sono pienamente definiti Che tipo di contratto ITscegliere nel caso tratti nuove tecnologie Ha senso che la durata di un contratto sia maggiore di 18 mesi LESSON LEARNED: 1) Prima di tutto i contratti IT devono essere valutati da soggetti con diversi background 2) Per contratti con requisiti poco chiari risulta più adatto un contratto di tipo cost-reimbursable oppure un contratto a costo fisso solo per la parte di studio dei requisiti 3) In contratti IT con argomento nuove tecnologie, integrazione di sistemi complessi, etc. è meglio utilizzare una tipologia cost-reimbursable 4) I contratti per progetti molto lunghi dovrebbero essere di tipo costreimbursable, altrimenti conviene spezzare le diverse fasi in contratti a costo fisso o time and materials 9 Il numero di relazioni tra le parti contrattuali genera un learning effect che permette di gestire efficacemente le relazioni tra di esse modificando i dettagli contrattuali Il numero di relazioni tra le parti contrattuali genera un learning effect che permette di gestire efficacemente le relazioni tra di esse modificando i dettagli contrattuali Learning Effect sui dettagli contrattuali Qual è la distribuzione del learning effect tra le varie interazioni e il tipo di clausole Quali sono gli effetti del numero di interazioni precedenti sui dettagli tecnici e legali del contratto Quali sono gli effetti della partecipazione di un esperto IT nella stesura del contratto LESSON LEARNED: 1) L effetto di learning è più forte nelle clausole specifiche della transazione, come quelle legali e tecniche, soprattutto nelle prime interazioni 2) L'effetto marginale delle interazioni precedenti sul dettaglio con cui sono specificate clausole tecniche sarà superiore al dettaglio con cui sono specificate le clausole legali; i dettagli tecnici aumenteranno mentre quelli legali diminuiranno al crescere del numero di interazioni grazie alla crescita della fiducia tra le parti. 3) La partecipazione di un esperto IT permette di accrescere l effetto marginale sui dettagli tecnici nelle prime interazioni perché accresce il senso di fiducia verso la società 10 5

7 Esiste una relazione tra le clausole contrattuali di contingenza e di descrizione dei task, entrambe molto importanti nel caso di incertezza ambientale o altra complessità tecnologica Esiste una relazione tra clausole contrattuali di contingenza e di descrizione dei task, entrambe molto importanti nel caso di incertezza ambientale o alta complessità tecnologica Complementarità tra clausole di contingenza e di descrizione task Quale tipo di relazione intercorre tra la quantità di dettagli dei due tipi di clausole Qual è l effetto della stesura di clausole di contingenza e di descrizione dei task sui contratti successivi Come variano i dettagli dei due tipi di clausole al crescere del numero di interazioni LESSON LEARNED: 1) Tra le due tipologie di clausole intercorre una relazione di complementarità: all aumentare dei dettagli di un tipo di clausole i dettagli dell altra diminuiscono 2) Le prime esperienze con le clausole di contingenza sono associate, nelle interazioni successive, a un dettaglio maggiore della descrizione dei task e viceversa 3) I piani di contingenza sono più presenti in contratti tra parti con una relazione di lunga data, al contrario di come suggerirebbero le teorie di evoluzione dei contratti secondo le quali la fiducia sostituisce i dettagli dei termini contrattuali 11 In caso ICT di PROCUREMENT interruzione DASHBOARD del contratto IT SOURCING di CONTRACTS outsourcing possono crearsi diverse I contratti difficoltà IT sourcing per le società nello stabilire la relazione col nuovo outsourcer In caso di interruzione del contratto di outsourcing possono crearsi diverse difficoltà per la società nello stabilire la relazione col nuovo outsourcer L importanza dell atteggiamento aziendale e delle clausole contrattuali Quali sono i rischi di abbandonare una società di outsourcing per un altra Quali devono essere i punti saldi nel contratto di outsourcing Come gestire lo switching tra società di outsourcing LESSON LEARNED: 1) I rischi in cui si può incorrere sono quelli di non possedere la proprietà delle risorse chiave, perdere il knowledge di processo e la difficoltà di gestire le relazioni tra vecchio e nuovo vendor 2) Nei contratti di outsourcing devono essere definite in modo approfondito le proprietà delle risorse, gli obiettivi e gli incentivi sul loro raggiungimento e gli obblighi nel passaggio di consegne 3) Durante lo switching è importante gestire in modo intelligente le relazioni tra vecchio e nuovo vendor e assicurarsi che siano presenti le risorse necessarie al processo di transizione e per eventuali contingenze 12 6

8 Numero di possibili fornitori Sviluppi Interni Project Financing IT SOURCING CONTRACTS: le metodologie di analisi dei contratti di sourcing 17/12/2010 I contratti rappresentano l atto che formalizza una precisa strategia di acquisizione, le attività di negoziazione svolte e permette di comporre le volontà degli stakeholder coinvolti I contratti rappresentano l atto che formalizza una precisa strategia di acquisizione, le attività di negoziazione svolte e permette di comporre le volontà degli stakeholder coinvolti Il contesto A Selective Outsourcing IT 1 Joint Venture Best of Breed IT 3 Insourcing IT 2 IT 4 Global Outsourcing IT 5 B Make Scelta dell opportunità di acquisizione Buy 13 Il contesto in cui si forma il contratto di sourcing è caratterizzato dalla interazione di molteplici attori, che influenzano peraltro la reale percezione del valore delle possibili opzioni Il contesto in cui si forma il contratto di sourcing è caratterizzato dalla interazione di molteplici attori, che influenzano peraltro la reale percezione del valore delle possibili opzioni Il contesto e le interazioni Acquisto e Negoziazione Caratteristiche techniche Aspetti Legali Le caratteristiche degli acquisti IT si riflettono nella molteplicità di aree coinvolte tecnica legale economico/finanziaria Business e valutazione dell opportunità Contratto di sourcing Valore effettivo Risk Management Nel contratto confluiscono precise istanze derivanti dal business Riduzione dei costi Migliorare la qualità del servizio La pluralità di soggetti coinvolti potrebbe richiedere la definizione di innovativi modelli di coordinamento Attuale Percepito Reale 14 7

9 Inoltre il contratto di sourcing è un importante meccanismo organizzativo utile non solo alla governance generale della relazione con un fornitore, ma anche quale importante meccanismo di coordinamento nel lungo termine Inoltre il contratto di sourcing è un importante meccanismo organizzativo utile non solo alla governance generale della relazione con un fornitore, ma anche quale importante meccanismo di coordinamento nel lungo termine Il ruolo del contratto di sourcing Fase I Esigenza Fase IV Transizione e gestione Stabilire un amministrazione contratti Transizione Gestione ICT continua Revisione periodica Allineamento con il business Imparare dall esperienza Definizione dei costi Valutare soddisfazione attuale Capire il cambiamento Fase III Procurement Fase II Decidere strategia di sourcing Valutare le opzioni di sourcing Rinegoziare i contratti esistenti Creare un piano di procurement Implementare piano Selezionare fornitori Redigere contratti 15 Il contratto ICT PROCUREMENT è tradizionalmente DASHBOARD IT SOURCING visto come CONTRACTS una questione di carattere prettamente legale e tale visione è sovente incoraggiata dai vendor stessi ma la negoziazione di un buon Il contratto è tradizionalmente visto come una questione di carattere contratto può avere risvolti critici prettamente legale e tale visione è sovente incoraggiata dai vendor stessi, ma la negoziazione di un buon contratto può avere risvolti critici Il ruolo del contratto di sourcing L ufficio legale manca sovente delle competenze necessarie alla gestione del contratto IT Le implicazioni delle clausole di fornitura possono avere importanti conseguenze economiche (garanzie e responsabilità) sovente apprezzate nella loro interezza quando l analisi coinvolge competenze eterogenee Le implicazioni derivanti da precise scelte contrattuali possono costituire importanti leve negoziali per gli uffici acquisti Sovente gli effetti attesi sul lungo termine, quindi la dimensione temporale del contratto, non ricevono sufficiente attenzione 16 8

10 La natura dinamica della relazione e il relativo processo di apprendimento sono in grado di influenzare la formazione del contratto e l attenzione rivolta verso sue diverse componenti La natura dinamica della relazione e il relativo processo di apprendimento sono in grado di influenzare la formazione del contratto e l attenzione rivolta verso sue diverse componenti Una nuova visione del contratto Visone tradizionale Interazioni precedenti Conoscenza del problema e della relazione Fiducia Effetti di apprendimento Competenza Dettaglio delle attività Vs gestione delle contingenze Visone emergente 17 La definizione degli aspetti legali e tecnici è centrale nell ambito di un contratto di IT sourcing; la rilevanza di questi è determinata da molteplici fattori la cui comprensione permette una migliore definizione dei processi di sourcing La definizione degli aspetti legali e tecnici è centrale nell ambito di un contratto di IT sourcing; la rilevanza di questi è determinata da molteplici fattori la cui comprensione permette una migliore definizione dei processi di sourcing I fattori di influenza Negoziazione Fiducia Servization Durata della relazione Commodization Aspetti Legali Incertezza dei risultati 18 9

11 L analisi dei fattori in grado di influenzare gli aspetti tecnici permette di comprendere meglio alcune delle tensioni più volte rilevate dal gruppo di lavoro e riconducibili alle caratteristiche proprie dell oggetto del contratto, della relazione e della fiducia tra le parti L analisi dei fattori in grado di influenzare gli aspetti tecnici permette di comprendere meglio alcune delle tensioni più volte rilevate dal gruppo di lavoro e riconducibili alle caratteristiche proprie dell oggetto del contratto, della relazione e della fiducia tra le parti I fattori di influenza Negoziazione Fiducia Servization / - Durata della relazione Commodization Aspetti Tecnici Incertezza dei risultati 19 L indagine svolta ha permesso di individuare le aree critiche nella definizione del contratto e si è notato come queste afferiscano in modo diverso agli elementi caratterizzanti il contratto di sourcing L indagine svolta ha permesso di individuare le aree critiche nella definizione del contratto e si è notato come queste afferiscano in modo diverso agli elementi caratterizzanti il contratto di sourcing Le criticità riscontrate Legali Tecnici Governance Coordinamento Clausole di responsabilità Garanzie e interventi Definizione KPI e SLA - + = + Specifiche del prodotto e servizio Impatti sul lungo termine

12 Appare, dunque, possibile proporre una metodologia che permette di identificare le principali criticità nella gestione negoziale degli aspetti contrattuali cardinali, partendo dal ruolo del contratto nel regolare la relazione Appare, dunque, possibile proporre una metodologia che permette di identificare le principali criticità nella gestione negoziale degli aspetti contrattuali cardinali, partendo dal ruolo del contratto nel regolare la relazione -Proposta metodologica- Proposta metodologica Rilevanza relativa Livello di dettaglio A Coordinamento Governance B 0 n Numero Interazioni Precedenti Considerando, inoltre, gli elementi emersi dall analisi della letteratura scientifica, aspetti legali e aspetti tecnici hanno valenze differenti e legate alla relazione con il cliente Considerando, inoltre, gli elementi emersi dall analisi della letteratura scientifica, aspetti legali e aspetti tecnici hanno valenze differenti e legate alla relazione con il cliente A 21 Proposta metodologica Aspetti tecnici Aspetti legali B 0 n Numero Interazioni Precedenti 22 11

13 IT SOURCING CONTRACTS: le metodologie di analisi dei contratti di sourcing 17/12/2010 La complessità della tematica dei contratti di IT sourcing appare evidente; il modello proposto vuole coadiuvare le direzioni acquisti nella comprensione dell ambito in cui il contratto è formato al fine di renderne più efficaci le attività di gestione La complessità della tematica dei contratti di IT sourcing appare evidente; il modello proposto vuole coadiuvare le direzioni acquisti nella comprensione dell ambito in cui il contratto è formato al fine di renderne più efficaci le attività di gestione Conclusioni Fattori Cambiamenti nelle caratteristiche tipiche dell IT Caratteristiche specifiche del prodotto/servizio Fiducia reciproca e conoscenza sviluppata durante l interazione devono essere gestiti come elementi disgiunti Il legame tra il contratto ed esistenti componenti e strutture IT interne aumenta la tensione sugli aspetti tecnici Livello di sviluppo della relazione Molti studi mostrano che, a livello aggregato, negli acquisti IT alcuni fattori sono più forti di altri Gli uffici acquisti devono essere in grado di gestire, attraverso la negoziazione, la composizione delle diverse esigenze Gli uffici acquisti potrebbero considerare processi specifici gestendo consapevolmente sia la maturity del sourcing, sial il suo lifecycle Molteplici sono, dunque, le implicazioni relative al disegno organizzativo a supporto di questa nuova visione, ai processi e alla organizzazione dei team dedicati alla gestione degli aspetti contrattuali IT 23 Molteplici sono, dunque, le implicazioni relative al disegno organizzativo a supporto di questa nuova visione, ai processi e alla organizzazione dei team dedicati alla gestione degli aspetti contrattuali IT Implicazioni manageriali One size (appears) (to not) fit all! il consolidamento e la riduzione dei fornitori porta ad aumentare le interazioni con essi la relazione evolverà nel tempo, come si è visto gestione dei piani di contingenza ed elevata definizione delle attività sono legate da una logica di apprendimento sempre maggiore rilevanza del ruolo di coordinamento rispetto a quello di governance Ruoli e skill diverse nel tempo e per diversi aspetti fattori come la commodization, la servization e lo sviluppo di architetture sempre più orientate ai servizi cambia radicalmente le competenze necessarie alla gestione dell acquisto IT l attenzione verso gli aspetti legali appare, dunque, avere molteplici cause, tra cui la maturità di molte relazioni e la naturale evoluzione dell artefatto IT 24 12

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