CONTROLLO DI GESTIONE

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1 KING Manuale Operativo CONTROLLO DI GESTIONE Rel DATALOG Soluzioni Integrate a 32 Bit

2 - 2 - Manuale Operativo Sommario 1 CONTROLLO DI GESTIONE Funzione Riepilogo Analitica per conto CDC preferenziale e ripartizione automatica per incidenza Tabella Causali contabili (richiamo) Anagrafica Piano dei conti Ripartizione dei centri di costo GESTIONE DEI BUDGET Gestione BUDGET COMMESSA Voci Budget per commessa Budget per commessa Pulsante Conferma Revisione Pulsante Duplica budget commessa Pulsante Elabora Consuntivo e Visualizza Dettagli Stampa comparativo del budget per commessa Gestione BUDGET CENTRO DI COSTO Voci budget per centro di costo Budget per centro di costo Stampa comparativo del budget per centro di costo GESTIONE DIPENDENTI Tabelle di riferimento Tabella Commesse di Analitica Tabella Qualifiche del personale Tabella Tipologie Trasferte Tabella Macrovoci Paghe Tabella Tecnici Tabella Causali di manodopera Parametri procedura Controllo di Gestione Gestione DIPENDENTI (1) Calendario Compilazione foglio manodopera Stampa riepilogo ore per causale Stampa foglio presenze Generazione movimento contabile per distribuzione ore Gestione DIPENDENTI (2) Voci delle retribuzioni Inserimento cedolino paghe Generazione movimento contabile delle retribuzioni RAPPORTO DI GESTIONE Voci Rapporto di gestione (per centro di costo) Riclassificazione del bilancio Stampa del rapporto di gestione... 54

3 CONTROLLO DI GESTIONE CONTROLLO DI GESTIONE Modulo che integra la contabilità analitico (di base) con il controllo di gestione 1 dell aspetto economico, attraverso la misurazione, la rilevazione, la destinazione e l analisi dei costi e dei ricavi. Il controllo di gestione ha per oggetto l analisi dei fatti interni di gestione, e lo scopo di misurare costantemente il conseguimento degli obiettivi stabiliti in sede di pianificazione operativa, rilevando l eventuale scostamento tra obiettivi pianificati e risultati conseguiti. L obiettivo del controllo di gestione è quindi rilevare l entità di eventuali scostamenti, così da attuare le opportune azioni correttive, e per questo motivo il sistema è strettamente interrelato a strutture aziendali quali: La contabilità analitica (per ripartire i costi aziendali tra i singoli centri di responsabilità e i singoli obiettivi aziendali) La pianificazione (spesso in ambito teorico si parla di "sistema di pianificazione e controllo") La valutazione del personale Il modulo controllo di gestione integra quindi la contabilità aziendale di informazioni strategiche, ed aggiunge al modulo di contabilità analitica alcuni plus operativi quali. Gestione dei BUDGET Gestione dei DIPENDENTI Gestione dei RAPPORTO DI GESTIONE Gestione dei BUDGET E prevista la gestione del budget contabile delle commesse e dei centri di costo. Entrambe le gestioni sono parametrizzabili sulla base delle specifiche esigenze aziendali, e permettono la creazione di un budget dei costi disegnato secondo le logiche di business. Impostato il budget di costi per commessa (o centro di costo) e inserita la previsione di ricavo, il sistema effettua un controllo parallelamente alla gestione quotidiana, che consiste nella rilevazione dei costi e dei risultati e nell elaborazione di report di sintesi. Il sistema di reporting può essere personalizzato e integrato (secondo lo standard del pacchetto gestionale) sulle esigenze aziendali del singolo utente, al fine di estrapolare le informazioni in modo efficace. Il flusso informativo contabile relativo alla gestione operativa dell azienda si completa così: Contabilità Generale COGE e Bilancio d esercizio Rilevazioni Extracontabili (se prevista e gestita) Sistema di Reporting (Informazione aziendale) Contabilità Analitica Ripartizione per Cdc e Commesse Budget Per Cdc e\o Commessa 1 Funzioni collegate al modulo di licenza CONT_AGEST (Modulo controllo di gestione) dipendente comunque dal modulo base CONT_ANA). Certificato solo per archivi in formato Sql

4 - 4 - Manuale Operativo Gestione dei DIPENDENTI Il modulo prevede sia la rilevazione puntuale delle attività svolte dal personale aziendale (tramite il time sheet) sia la possibilità di inserire i dati del cedolino paghe cui associare i dettagli delle commesse e dei centri di costo. L output previsto dalla gestione riguarda quindi sia il foglio presenze per l ufficio paghe, sia la generazione automatica dei movimenti contabili ripartiti in modo analitico. Redazione del RAPPORTO DI GESTIONE Tramite una funzione di riclassificazione, è possibile strutturare un modello di bilancio che partendo dai conti contabili - dettaglia il conto economico aziendale su 3 nuovi livelli (liberamente impostabili dall utente) a loro volta ulteriormente ripartiti sui centri di costo di attribuzione. L output prevede la compilazione di una griglia dinamica, esportabile in excel per successive modificazioni e\o integrazioni in documenti esterni. I menù interessati dalla gestione sono i seguenti: Menù Contabilità CONTROLLO DI GESTIONE Posizionata in un nuovo sottomenù della Contabilità, raggruppa le funzioni per gestire il budget, la relative consuntivazioni e le funzioni per l inserimento dei cedolini paghe. Voci Budget Voci Retribuzioni Voci Rapporto di gestione Menù DIPENDENTI Contiene le funzioni per gestire la compilazione del foglio di manodopera.

5 CONTROLLO DI GESTIONE Funzione Riepilogo Analitica per conto Per visualizzare la situazione dei centri di costo e delle commesse movimentati, estraendo i dati in una griglia esportabile direttamente in MS Excel. Si accede alla funzione da Contabilità Contabilità Analitica Riepilogo analitica per conto: L utente può scegliere di estrarre i dati raggruppandoli per Centro di Costo oppure per Commessa: scegliendo la seconda opzione, sarà visualizzato in aggiunta il campo flag per estrarre le commesse senza data chiusura in Tabella Commesse. L utente ha a disposizione altri filtri quali: Da\A Data Da\A Centro di Costo Da\A Conto con il relativo parametro \ per estrarre solo i conti che hanno (per il CDC\Commessa in esame) un valore diverso da 0 oppure tutti i conti economici. Cliccando su Estrai la griglia viene compilata:

6 - 6 - Manuale Operativo Esempio di maschera compilata (1) estrazione per Centro di Costo Esempio di maschera compilata (2) estrazione per Commessa Cliccando sul pulsante Esporta viene generato un file di estensione.xls e viene richiesto all utente in quale percorso desidera salvare il file. In fondo alla maschera sono presenti i pulsanti Pulisci ed Esci.

7 CONTROLLO DI GESTIONE CDC preferenziale e ripartizione automatica per incidenza Il sistema prevede l impostazione - per singolo conto contabile di un Centro di costo preferenziale cui attribuire automaticamente i valori registrati in contabilità: per ogni conto, è anche possibile definire delle percentuali di ripartizione al fine di distribuire il valore registrato sul centro di costo preferenziale verso più centri di costo specifici. Per fare ciò, oltre ad impostare il centro di costo preferenziale e le percentuali d incidenza, sarà necessario eseguire periodicamente la funzione Ripartizione dei centri di costo che provvederà ad effettuare un automatica ripartizione dei valori economici in base alla % d incidenza indicata sul piano dei conti Tabella Causali contabili (richiamo) Nei parametri delle causali contabili è possibile definire nei campi Centro di costo, Commessa e Dettaglio la modalità di gestione della contabilità analitica: in particolare, i primi 2 campi sono collegati a tabelle mentre Dettaglio è un campo libero. Per ogni campo è possibile sceglierne la modalità di gestione.

8 - 8 - Manuale Operativo Anagrafica Piano dei conti Per ogni conto contabile è possibile indicare se i dati della contabilità Analitica debbano essere richiesti obbligatoriamente: tale parametro avrà valore se anche la causale contabile utilizzata (al momento della registrazione contabile) prevede la gestione dell analitica facoltativa (nel caso di richiesta obbligatoria già da parte della causale contabile tali dati saranno obbligatori comunque, mentre non saranno richiesti nel caso di analitica non prevista). In questa sede, è possibile inoltre specificare un centro di costo preferenziale da assegnare al singolo conto, così da evitarne l inserimento ripetitivo da parte dell utente: questa particolarità trova applicazione sia nel caso in cui si definiscano conti contabili specifici per ogni centro di costo, sia nel caso in cui non sia possibile attribuire un centro di costo preciso al singolo costo\ricavo in fase di registrazione ma sia necessaria una ripartizione su più centri. In quest ultima ipotesi, dove il valore contabile di uno specifico conto ricopre più settori aziendali, l utente ha a disposizione un automatismo che distribuisce il valore registrato in contabilità su un unico centro di costo (a questo punto provvisorio ) in percentuale su più centri di costo. L automatismo di ripartizione in percentuale è attivabile cliccando sul pulsante Ripartizione Centro di Costo : indicato un centro di costo di default (ad esempio, un centro di costo generico per le spese di cancelleria) agendo sul pulsante viene proposta la seguente maschera:

9 CONTROLLO DI GESTIONE Vengono proposti tutti i centri di costi codificati nella tabella Centri di Costo: per ognuno di questi, è possibile quindi impostare un valore percentuale, che rappresenterà l incidenza che ogni valore contabile registrato nel conto in esame (nell esempio, relativo a spese di cancelleria) avrà sui diversi settori aziendali. Impostate le percentuali, il centro di costo predefinito diventerà di fatto un centro di costo provvisorio che verrà utilizzato solo in fase di registrazione contabile: successivamente, tramite la funzione Ripartizione dei centri di costo i movimenti analitici saranno automaticamente ri-processati ed ri-assegnati secondo il criterio scelto. In fondo alla maschera sono presenti i pulsanti Conferma, Esci ed Annulla Ripartizioni (per cancellare le eventuali percentuali già impostate e salvate).

10 Manuale Operativo Ripartizione dei centri di costo Per ripartire i centri di costo, sulle registrazioni del mese dove è presente il centro di costo provvisorio: prospetta la suddivisione dell importo nei centri di costo di destinazione in base alle percentuali definite nella Anagrafica Piano dei conti. Si accede alla funzione da Contabilità Controllo di Gestione Ripartizione centri di costo in contabilità analitica: Scegliere innanzitutto il Mese da Elaborare: cliccando su Estrai vengono estratti i movimenti contabili presenti nel periodo indicato, assegnati ai centri di costo provvisori, e viene visualizzata la ripartizione teorica, sulla base di quanto è impostato nell Anagrafica Piano dei conti Se non fossero presenti movimenti da ripartire, verrà visualizzato un apposito messaggio di avviso. Estratti i dati in griglia, è possibile visualizzare quindi l anteprima della ripartizione: cliccando su Stampa si ottiene la stampa degli stessi dati proposti in griglia. Cliccando su Conferma Ripartizione vengono aggiornate le registrazioni contabili originali inserendo il nuovo dettaglio della contabilità analitica: viene visualizzato un ulteriore messaggio di richiesta di conferma, e nel caso di risposta affermativa viene infine visualizzato un messaggio che conferma il completamento delle operazioni.

11 CONTROLLO DI GESTIONE Esempio pratico: Ipotizziamo 2 conti contabili con la seguente impostazione: Inseriamo in Prima Nota Diversi a Diversi un movimento tipo:

12 Manuale Operativo Eseguiamo la funzione di ripartizione e confermiamo i dati proposti: Il dettaglio del movimento originale viene conseguentemente aggiornato:

13 CONTROLLO DI GESTIONE GESTIONE DEI BUDGET La procedura di gestione del budget è stata studiata per creare una struttura personalizzata, sia per il BUDGET PER COMMESSA sia per il BUDGET PER CENTRO DI COSTO, sulla base della tipologia di business dell azienda e delle informazioni che si vuole sintetizzare. A tal fine, il budget è strutturato su due livelli, dove il primo livello raggruppa i successivi: Il primo livello è costituito dal il secondo livello è costituito dalle Gruppo Voci I codici di gruppo e voci sono alfanumerici e possono essere definiti liberamente dall utente, così come la loro sequenza di visualizzazione (a tale proposito, come meglio descritto in seguito, non è necessario definire una particolare modalità di codifica in quanto l esposizione dei gruppi nel budget può essere poi definita in base ad una sequenza personalizzata). Nell esposizione del budget inoltre è possibile definire dei subtotali che corrispondo alla somma di totali di singoli gruppi Definita la struttura del budget e la sequenza di visualizzazione dei gruppi, ad ogni gruppo possono essere quindi assegnate delle voci di dettaglio, a loro volta collegate ai conti contabili per la successiva elaborazione automatica dei consuntivi. Possiamo schematizzare così i passaggi necessari alla gestione: **** Impostazioni Voci per Budget Rappresenta il passo iniziale, per impostare la struttura di budget personalizzata secondo gli obiettivi di business dell azienda Inserimento Budget Per inserire i dati previsionali, ed aggiornali nel tempo grazie al meccanismo delle revisioni Stampa Comparativa Per stampare i dati previsionali (aggiornati all ultima revisione) e confrontarli con i valori consuntivi estratti dalla contabilità generale e/o delle procedure speciali come rilevazione ore per commessa.

14 Manuale Operativo 2.1 Gestione BUDGET COMMESSA Voci Budget per commessa Funzione per definire la struttura delle voci che andranno a comporre il BUDGET DELLE COMMESSE: l impostazione è parametrica, viene impostata una volta sola e vale come schema di base da applicare a tutte le commesse che verranno gestite dall azienda, così da adattare il sistema alle specifiche tecniche del business aziendale. Nella definizione delle voci è possibile definire anche i conti contabili che appartengono alla voce stessa, per ottenere quindi un trattamento specifico ed automatico nella fase di calcolo del consuntivo. Si accede alla funzione da Contabilità Controllo di Gestione Voci Budget per commessa: La maschera è suddivisa in 3 sezioni: Gruppo Sequenza visualizzazione Griglia di dettaglio primo campo editabile, permette di indicare (inseriendolo direttamente oppure richiamando un codice già presente nella Tabella Voci Budget ) su quale gruppo lavorare griglia che riepiloga tutti i gruppi presenti nella Tabella Voci Budget : oltre al gruppo singolo scelto al campo precedente, vengono visualizzati anche gli altri gruppi nella stessa sequenza con la quale vengono trattati nel budget stesso. Operando su questa griglia, è possibile anche definire i subtotali. per impostare le voci di dettaglio associate al gruppo, e i relativi conti contabili collegati.

15 CONTROLLO DI GESTIONE Per comprendere la modalità di funzionamento del programma, procediamo utilizzando dei dati di esempio: ipotizziamo di aver precedentemente definito nella tabella delle voci di Budget 3 gruppi di attività quali: Materiali, Trasporti e Montaggio. Dal campo Gruppo è possibile richiamare la lista con l elenco dei gruppi: Selezioniamo e richiamiamo in maschera il gruppo dei materiali, così da entrare in fase di variazione dello stesso: selezionato il gruppo, la griglia Sequenza di visualizzazione estrae tutti i gruppi nella sequenza con la quale vengono trattati nelle fasi successive di stampa e gestione. Nell esempio, è stata utilizzata una codifica del Gruppo numerica coincidente con la sequenza di visualizzazione: in realtà la codifica è libera ed alfanumerica fino a 6 caratteri, e la stessa non incide sulla reale sequenza di visualizzazione. In questo esempio, quindi, la corrispondenza è puramente casuale. Dalla prima griglia possiamo cambiare l ordine di visualizzazione dei gruppi, selezionando con il mouse e trascinando la riga nella posizione desiderata. Inoltre, sempre operando su questa griglia è possibile anche impostare i subtotali operando sul campo Numero gruppi da totalizzare ed indicando quanti dei gruppi precedenti devono essere inclusi nel totale del gruppo. Per esempio: per indicare prima i Trasporti dei Materiali, selezionare con il tasto sx del mouse la riga Trasporti : Quindi mantenendo premuto il tasti sx del mouse, trasciniamo la riga. nella posizione desiderata:

16 Manuale Operativo Se volessimo inoltre definire un subtotale che comprende i trasporti e i materiali, è sufficiente impostare nel gruppo dei Materiali (che in sequenza è diventato il secondo) il campo Numero gruppi precedenti da totalizzare con il valore 1. Nella griglia successiva è possibile inserire i dettagli delle voci che andranno a comporre il gruppo: ogni voce può a sua volta essere collegata a più conti contabili, così da raggrupparne i valori; le righe possono essere inserite quindi cancellate utilizzando la combinazione di tasti SHIFT+CANC. Sono presenti le colonne: Voce (libero 6 caratteri): ad inserimento manuale, permette di indicare il codice della voce Descrizione: per indicare la descrizione corrispondente la voce indicata. Seleziona Conti: contiene un pulsante per attivare la multilista nella quale sono presenti i codici conto ammissibili (tipicamente i conti di tipo costo, i cespiti e anche i conti vendita per quei casi dove si voglia considerare tali conti come costi). Grazie alla multilista è possibile selezionare più conti, e i conti selezionati verranno poi riportati a scopo descrittivo in sequenza nella colonna Elenco conti. I conti selezionati per un gruppo non potranno essere selezionati in altri (per evitare dati consuntivi duplicati). Le voci di dettaglio visualizzate fanno riferimento al Gruppo indicato in origine nel primo campo. Il pulsante Stampa (posto in fondo) permette di elaborare un report con la completa struttura dei gruppi.

17 CONTROLLO DI GESTIONE In fondo alla maschera sono presenti i pulsanti Conferma, Pulisci, Elimina, Esci.

18 Manuale Operativo Budget per commessa La funzione permette di inserire il budget della singola commessa in base allo schema parametrizzato delle Voci Budget per commessa : per ogni gruppo vengono calcolati i totali delle voci e la percentuale di incidenza del gruppo sul totale. è possibile inoltre gestire le revisioni del budget al fine di conservare la storia delle variazioni apportate, conservando la situazione storica delle modifiche apportate sulla singola commessa. Si accede alla funzione da Contabilità Controllo di Gestione Budget per commessa: Il campo Codice commessa permette la selezione (tramite lista della Tabella Commesse ) della commessa sulla quale si desidera operare. I campi successivi: Revisione: indica l ultimo numero di revisione del budget. Richiamando la commessa, vengono visualizzati i dati correnti (ovvero l ultima versione): è possibile visualizzare le versioni precedenti scorrendo i pulsanti + e a lato del campo. L incremento del numero di revisione avviene a seguito della pressione del pulsante Conferma revisione. Data Revisione: per indicare la data da assegnare alla versione modificata Data Registrazione (obbligatorio): rappresenta la data in cui è stata inserito il budget originale I campi Data Apertura, Data Chiusura e i Dati Cliente vengono visualizzati in base ai valori definiti nell anagrafica della commessa ( Tabella Commesse ). Nella griglia invece viene visualizzata la struttura del budget in base alle impostazioni dei gruppi e voci definite dall utente Voci Budget per commessa.

19 CONTROLLO DI GESTIONE Riportiamo una maschera di esempio con i dati inseriti: La griglia viene quindi strutturata in base alle impostazioni fornite nella Voci Budget per commessa, e l utente potrà compilare i valori richiesti nei campi: Previsione (colonna in griglia): per ogni voce di dettaglio, indicare il valore previsionale. In automatico, ogni valore inserito viene sommato al Totale costi e nella colonna % Prev. viene progressivamente calcolata la percentuale di incidenza del gruppo sul totale dei costi stesso. Prezzo di vendita (campo editabile nel piede): indicare il valore di vendita complessivo. Inserito il prezzo, verrà calcolato in automatico il valore del Margine = Prezzo Di Vendita Totale Costi e la relativa percentuale (% Margine). Note: per inserire note descrittive inerenti il budget della commessa. Nella parte alta della maschera è presente il pulsante Duplica Budget Commessa (i dettagli sono descritti in seguito). In fondo alla maschera sono attivi i pulsanti Conferma Revisione, Elabora Consuntivo (i cui dettagli sono descritti in seguito) ed il pulsante: Stampa : elabora, per la commessa in visualizzazione, il report ottenibile anche dalla funzione Stampa comparativo del budget per commessa In fondo alla maschera sono attivi i pulsanti Conferma, Pulisci, Esci.

20 Manuale Operativo Pulsante Conferma Revisione Può essere utilizzato in alternativa al pulsante Conferma per storicizzare la versione di budget immediatamente precedente l ultima variazione effettuata, e l incremento unitario del n di revisione. Per procedere con la revisione, indicare nel campo Data revisione la data cui attribuire la revisione: Fatto ciò, l utente potrà apportare le modifiche nei costi o nel valore di vendita, e salvare tali modifiche premendo il pulsante Conferma revisione ; viene chiesta ulteriore conferma: Creare una nuova revisione? SI No. Cliccare su SI per salvare la revisione: salvata la revisione e richiamata la commessa, vediamo che il numero Revisione è aumentato di uno ( in quanto per revisione 1 si intende la versione originale ). Su questa versione è possibile apportare altre modifiche e generare quindi altre revisioni, mentre per visualizzare la revisione precedente cliccare con il mouse nel pulsante posto a fianco al campo. La versione precedente è visualizzata ma non modificabile (i pulsanti di conferma sono disabilitati): da qui è possibile solo elaborare il consuntivo o stampare il budget.

21 CONTROLLO DI GESTIONE Pulsante Duplica budget commessa Per duplicare i valori del budget inserito per una commessa in un altra commessa: Premuto il pulsante, selezionare tramite lista la nuova commessa alla quale associare i dati di budget. La maschera viene quindi caricata con i dati richiesti: l utente può apportare eventuali modifiche sulla data di registrazione e sui valori, quindi confermare la registrazione.

22 Manuale Operativo Pulsante Elabora Consuntivo e Visualizza Dettagli Premendo il pulsante, viene avviato il calcolo del consuntivo per i costi ed i ricavi in base ai movimenti di analitica associati alla commessa per i conti presenti nell impostazione delle Voci Budget per commessa 2. E possibile calcolare il consuntivo per un determinato periodo (per un analisi periodica) oppure su tutti gli esercizi (la commessa può essere sviluppata su esercizi diversi): si apre una maschera che richiede il periodo di elaborazione: non impostando nessuna data, verranno considerati tutti gli esercizi fino alla data di lavoro. Cliccando su Conferma viene avviata l elaborazione al termine della quale vengono compilate le colonne della griglia Consuntivo e %Cons per l incidenza del valore del gruppo sul totale costi consuntivati. 2 Nel caso dei costi viene considerato il segno naturale della registrazione, mentre per quanto riguarda i ricavi (inseriti nelle impostazione del budget) viene invertito il segno.

23 CONTROLLO DI GESTIONE Nel piede vengono compilati i campi nelle colonne Consuntivo e Differenze: queste ultime in particolare - evidenziano le differenze tra la previsione ed il consuntivo. I valori vengono espressi con i colori differenti: rosso = scostamenti negativi (rispetto al budget) Ho avuto più costi oppure meno ricavi verde = scostamenti positivi (rispetto al budget) Ho avuto meno costi oppure più ricavi nero = dati che non hanno subito variazioni Nota: uno scostamento positivo potrebbe comunque avere un segno negativo nel caso dei costi. Ciò significa che ho avuto meno costo (es. -100,00 ) quindi il risultato è positivo. Con il pulsante Visualizza dettagli è possibile visualizzare il dettaglio dei movimenti contabili (con i relativi estremi) che sono stati considerati per il calcolo del consuntivo: si apre una maschera, dove nel piede viene indicato il saldo della commessa.

24 Manuale Operativo Stampa comparativo del budget per commessa Per elaborare il report comparativo tra Previsionale e Consuntivo di una singola commessa oppure di un gruppo di commesse definite dall utente; i dati di Consuntivo sono visualizzati solo se è stata precedentemente effettuata l Elaborazione Del Consuntivo, in alternativa la stampa agevola il controllo dell impostazione iniziale del budget. Elaborando il report su un gruppo di commesse, vengono calcolati i totali delle voci e i margini di tutte le commesse estratte. Si accede alla funzione da Contabilità Controllo di Gestione Stampa comparativo del budget per commessa: E possibile scegliere : Stato Commessa: per scegliere (in base alle date presenti nell anagrafica della commessa) su quali commesse elaborare la stampa: Aperte, Chiuse o Tutte. Commesse: per scegliere singolarmente (tramite multi lista) le commesse da stampare. Selezionando le commesse, nella finestra bianca (in basso) ne viene riportato l elenco Il meccanismo ella multi lista permette di estrapolare i dati in modo flessibile: nel caso specifico, può essere utilizzato per filtrare prima con List manager le commesse di un certo cliente, quindi estrapolarle selezionandole in modalità multipla. Da\A data apertura della commessa: per indicare un periodo di date in base alla data di apertura della commessa.

25 CONTROLLO DI GESTIONE Con Conferma si visualizza l anteprima di stampa, con Esci si annulla il processo. La stampa riporta lo schema del budget con i valori delle Previsioni e del Consuntivo:

26 Manuale Operativo 2.2 Gestione BUDGET CENTRO DI COSTO Le modalità di gestione del Budget per centro di costo è sostanzialmente identica alla Gestione BUDGET COMMESSA : in questo ambito, viene tuttavia gestito il periodo di validità, al fine di elaborare i budget per anno o trimestre oppure (in generale) in base alle specifiche esigenze gestionali Voci budget per centro di costo La modalità di impostazione del budget è operativamente simile a quella già descritta per la commessa in Voci Budget per commessa : la struttura è organizzata sui 2 livelli che corrispondono ai gruppi e alle voci Budget per centro di costo La modalità di inserimento del budget è operativamente simile a quella già descritta per la commessa in Budget per commessa : sono presenti anche tutti i tasti funzione già descritti. L impostazione si differenzia dal fatto che per il centro di costo il budget viene definito per un determinato periodo all interno dell esercizio. Inserito il codice del centro di costo, viene quindi richiesto il Periodo e l impostazione della data di inizio e della data di fine. E quindi possibile definire il budget dell intero esercizio oppure quello di singoli periodi che potrebbero essere ad esempio trimestrali ( si devono quindi completare tutti i trimestri ) in base alle esigenze societarie. In variazione, se è stato precedentemente inserito un unico periodo che verrà caricato in automatico; se sono stati invece inseriti più budget per più periodi, nel combo box associato al campo Periodo si potrà richiamare il periodo desiderato Stampa comparativo del budget per centro di costo La stampa per raggruppare più periodi e ottenere (ad esempio) un comparativo completo per tutto l esercizio anche se era stato definito il budget per i singoli trimestri. E possibile selezionare uno o più codici di centro di costo attraverso una multi lista: se eseguito all interno della funzione Voci budget per centro di costo elabora il singolo centro di costo per il periodo specificato.

27 CONTROLLO DI GESTIONE GESTIONE DIPENDENTI Il modulo CONTROLO DI GESTIONE permette di monitorare i costi del personale generando automaticamente dei movimenti contabili, in due fasi distinte: (1) Generazione movimento contabile per distribuzione ore: a seguito della prima fase di inserimento dei time sheet, che permette anche la preparazione dei dati per l ufficio paghe (2) Generazione movimento contabile delle retribuzioni : generato dopo aver inserito i dettagli delle buste paga. I movimenti contabili automatici permettono quindi di aggiornare sia la situazione analitica che contabile legate anche ai budget. In particolare, la prima funzione (1) ha come fine la creazione di un movimento contabile anticipato per rilevare le informazioni relative al costo delle ore del personale lavorato su commesse e attribuibile ai diversi centri di costo. Tuttavia, contabilmente il movimento generato dalla funzione (1) è creato per avere un saldo complessivo pari a 0 in quanto ha come unico obiettivo quello di movimentare i costi per Commessa ed avere dei dati anticipati per i bilanci mensili. Il costo standard rilevato in (1) viene successivamente ri-calcolato sulla base dei cedolini paga e rilevato in modalità definitiva con la funzione (2). Facciamo un esempio pratico: supponiamo che a gennaio rileviamo tutte le ore del personale (entro la fine del mese); gli stipendi però vengono inseriti nel mese successivo, ovvero a febbraio. Per le società che necessitano di un bilancio mensile, è quindi necessario creare una situazione analitica provvisoria, e a tal fine, la funzione (1) genera una registrazione contabile apposita così strutturata: in avere inserisce un conto particolare di costo (conto distribuzione ore) che movimenta l analitica solo per i centri di costo in dare invece vengono riportati i conti legati alle causali di manodopera che movimentano l analitica sia per i centri di costo sia per le commesse L attribuzione ai movimenti contabili generati in (1) di centri di costo e commesse avviene utilizzando il centro di costo associato alla commessa (sulla quale la risorsa ha lavorato e inserito ore) oppure se mancante - solo sul centro di costo attribuito alla risorsa nella Tabella Tecnici (che potrebbe essere anche un centro da ripartire nel caso ad esempio del personale amministrativo). In questo modo, a livello di bilancio i costi si annullano, mentre a livello di analitica abbiamo la corretta movimentazione per i centri di costo e per le commesse sui singoli conti, ottenendo: 1. il budget delle commesse risulterà corretto nella parte di costi 2. Il saldo del centro di costo si annulla (in quanto il Cdc appare sia in dare nei conti di costo associati alle causali di manodopera, sia in avere compensato dal conto distribuzione ore) 3. i conti di costo associati alle causali di manodopera risulteranno tuttavia movimentati (nelle loro schede contabili) per i valori mensili, divisi per centro di costo A febbraio, quando si inseriscono gli stipendi verrà generato il movimento (2) con i costi veri (associati al cedolino paga) e con la relativa analitica per il centro di costo, ottenendo che: 4. il budget dei centri di costo risulterà corretto nella parte di costi L attribuzione ai movimenti contabili generati in (2) di centri di costo avviene utilizzando il centro di costo attribuito alla risorsa nella Tabella Tecnici (anche da ripartire ) oppure direttamente dal cedolino (se inserito come Qualifica \ Centro di costo ).

28 Manuale Operativo 3.1 Tabelle di riferimento Tabella Commesse di Analitica Nella tabella Commesse è presente il campo Centro di Costo che permette di attribuire un centro di costo di riferimento per i movimenti contabili associati ad una commessa ma a nessun centro di costo (ved. dettagli paragrafo GESTIONE DIPENDENTI ): Nota funzionale L intero modulo CONTROLLO DI GESTIONE come accennato nella parte introduttiva del manuale è studiato per rispondere ad esigenze di aziende diverse, con la massima flessibilità.pertanto, le funzioni descritte rappresentano la base standard sulla quale è possibile realizzare strutture personalizzate e adeguate alla specifica realtà aziendale. Così, ad esempio, la tabella delle Commesse (in esame) potrebbe essere compilata manualmente dall utente oppure (in un panorama applicativo personalizzato) potrebbe essere creata automaticamente dalla procedura ordini. Infatti, in molti impianti e secondo le varie logiche aziendali, potrebbe essere utile generare le commesse direttamente dall ordine cliente (oppure dalla varie righe di ordine o dalla combinazione di queste, oppure ancora da altre informazioni) attraverso la realizzazione di una procedura personalizzata - realizzabile grazie alla tecnologia KngCust - sviluppata sulle esigenze dell azienda. Le procedure customizzate KngCust, una volta create, si attivano automaticamente al verificarsi di un certo evento, in modo del tutto trasparente per l utente.

29 CONTROLLO DI GESTIONE Tabella Qualifiche del personale Per codificare le tipologie di personale, che potranno essere assegnate alle risorse nella tabella Tecnici e che verranno richiamate dalla funzione Voci delle retribuzioni. Si accede alla funzione da Archivi Tabelle Qualifiche del personale: La tabella è composta dai campi Codice (4 caratteri) e Descrizione. Un esempio di compilazione è il seguente: 0000 Amministrativo 0001 Impiegato 0002 Collaboratore 0003 Consulente 0004 Capo Progetto 0005 Resp. Reparto 0006 Dirigente 1000 Operaio Generico 1001 Operaio Specializzato Tabella Tipologie Trasferte Per codificare le tipologie di trasferta riconoscibili ad ogni tecnico. Si accede alla funzione da Archivi Tabelle Trasferte: La tabella è composta dai campi Codice (4 caratteri) e Descrizione. Un esempio di compilazione è il seguente: 0000 Trasferta interna 0001 Un pasto 0002 Due pasti Tabella Macrovoci Paghe Per codificare le macrovoci paghe, che potranno essere parametrizzate e adeguatamente collegate ai conti contabili dalla funzione Voci delle retribuzioni. Si accede alla funzione da Archivi Tabelle Macrovoci Paghe: La tabella è composta dai campi Codice (4 caratteri) e Descrizione. Un esempio di compilazione è il seguente: 0001 Liquidazione Mensile 0002 Contributi 0003 Ferie, ex-festività, rol 0004 Gratifica natalizia 0005 Premio Risultato 0006 TFR e Fondi Pensione 0007 Prestiti e dipendenti 0008 Viaggi e trasferte 0009 Altre diverse

30 Manuale Operativo Tabella Tecnici Per codificare i tecnici gestibili da diverse procedure quali la Gestione Dipendenti. Si accede alla funzione da Archivi Tabelle Tecnici: Ai fini della Gestione Dipendenti saranno considerati i campi: Qualifica: per specificare la tipologia di risorsa Numero Ore lavorate (giornaliere): intese come ore ordinarie (le ore inserite nelle procedure del time sheet come ordinarie non potranno superare questo valore) Centro di Costo: che sarà automaticamente assegnato durante la generazione dell analitica Tipo Operativo: per indicare la tipologia di attività svolta Tecnico Esterno: per il quale vengono inserite le ore ma non avviene la contabilizzazione dell analitica (in quanto si riceve solitamente la fattura esterna).

31 CONTROLLO DI GESTIONE Il pulsante Tariffe permette di accedere alla seguente maschera: La maschera Tariffe consente di inserire, per ogni tecnico, i dati relativi a Tariffa Oraria * tariffa dell eventuale prestazione professionale Tariffa Straordinaria * tariffa oraria straordinaria Tariffa Trasferta * tariffa oraria dell eventuale prestazione professionale nel caso di trasferta Costo Standard è il costo aziendale per la risorsa in esame, valutato a costo standard, utilizzato per valorizzare il movimento contabile automaticamente creato dalla Generazione movimento contabile per distribuzione ore. Il campo Data Inizio consente di definire la data di inizio validità dei valori tariffari nel seguito indicati: in questo modo, sarà possibile indicare più righe con Data Inizio differente ognuna riportante l aggiornamento dei valori di costo successivi, per il calcolo del valore corretto in base alla data dei movimenti considerati nell elaborazione stessa. * i dati delle tariffe attualmente sono puramente informativi, e possono essere utilizzati dall utente per elaborazioni e\o query personalizzate. Per cancellare la singola riga, posizionarsi e premere SHIFT + CANC. La funzione di inserimento delle tariffe può essere richiamata dopo aver scelto un tecnico dalla Tabella Tecnici. In fondo alla maschera sono presenti i pulsanti Conferma, Esci ed Elimina: quest ultimo, in particolare, permette di eliminare tutti i dettagli inseriti (viene a tale proposito visualizzato un ulteriore messaggio di conferma dell operazione).

32 Manuale Operativo Tabella Causali di manodopera Per codificare le causali di manodopera, che saranno utilizzate per la Compilazione foglio manodopera. Si accede alla funzione da Archivi Tabelle Causali di Manodopera: Sono richiesti i seguenti campi: Causale e Descrizione Tipo: per indicare la tipologia di manodopera, scegliendo un valore tra: Flag: permettono di specificare le proprietà della causale: o Flag Commessa: per collegare le ore di questa tipologia a commesse. Attinvando il parametro, sarà richiesto obbligatoriamente il riferimento alla commessa in fase di Compilazione foglio manodopera o Per esporre in modo raggruppato i dati nel Stampa foglio presenze Flag Retribuita: per le ore di ferie e\o permessi retribuiti Flag Ferie: specifica che si tratta di ferie Flag Festività: specifica che si tratta di festività Flag Malattia: specifica che si tratta di malattia Flag Infortuni: specifica che si tratta di infortuni Flag Reperibilità: per le chiamate in reperibilità (trattate in modo particolare dell ufficio paghe) Flag Altre: indicando questa specifica, nel foglio presenze il valore non sarà raggruppato in una delle categorie precedenti, ma verrà esposto con lo stesso codice assegnato alla Causale di Manodopera in esame.

33 CONTROLLO DI GESTIONE o Flag Ordini: per specificare il numero d ordine cliente (parametro attualmente solo informatico, di futura implementazione) Conto: conto contabile per la contabilizzazione delle ore automaticamente effettuata dalla Generazione movimento contabile per distribuzione ore. Centro di Costo: di riferimento durante la contabilizzazione automatica da Generazione movimento contabile per distribuzione ore Alcuni esempi di Causali: [1] [2]

34 Manuale Operativo [3] [4] [5] [6]

35 CONTROLLO DI GESTIONE Parametri procedura Controllo di Gestione Per impostare le causali e il centro conto contabile per la rilevazione automatica dei dati di contabilità analitica sia in fase di (1) Generazione movimento contabile per distribuzione ore sia in fase di (2) Generazione movimento contabile delle retribuzioni. Si accede alla funzione da Archivi Parametri Parametri della procedura cartella Controllo di Gestione: Sono richiesti i dati: Causale distribuzione ore: indicare una causale di tipo DD che sarà utilizzata per il movimento contabile automaticamente creato dalla Generazione movimento contabile per distribuzione ore Conto distribuzione ore: è il conto contabile che sarà utilizzato per la rilevazione del movimento contabile (di tipo Costo ) dalla Generazione movimento contabile per distribuzione ore Causale retribuzione: indicare una causale di tipo DD che sarà utilizzata per la Generazione movimento contabile delle retribuzioni creato in seguito a Inserimento cedolino paghe. Il movimento generato utilizza i conti contabili assegnati in modo dettagliato alle singole Voci delle retribuzioni.

36 Manuale Operativo 3.2 Gestione DIPENDENTI (1) Le Funzioni presenti nel Menù Dipendenti hanno come obiettivo la rilevazione delle ore del personale (Time Sheet) al fine di ottenere sia la Stampa foglio presenze sia la Generazione movimento contabile per distribuzione ore Calendario Per caricare le festività, che saranno considerate nella Stampa foglio presenze. Si accede alla funzione da Dipendenti Calendario Assistenze: Al primo accesso nella funzione, appare il seguente messaggio: Per quest anno non ci sono ancora festività caricate. Vuoi importare le festività nazionali dell Anno precedente? Se l anno precedente esistono festività caricate, le stesse saranno riproposte. Per selezionare le festività, è sufficiente cliccare sul giorno corrispondente (nei calendari presenti nella parte sinistra della maschera): automaticamente nella griglia di destra la data selezionata viene riportata nella colonna Festività ed è possibile procedere indicando il nome della festività (Descrizione) e se si tratta di una festività nazionale (Fest.Naz.). Il pulsante Seleziona Sab\Dom. permette di selezionare simultaneamente tutti i sabati e tutte le domeniche, e riportarli nella griglia come festività.

37 CONTROLLO DI GESTIONE Compilazione foglio manodopera Per la rilevazione dei costi interni del personale sulla commessa (Time Sheet): il foglio manodopera memorizza le ore dei tecnici attribuendogli il tempo dedicato alle singole commesse. I dati vengono attribuiti a causali parametrizzate ( Tabella Causali di manodopera ) che condizionano l impostazione delle righe richiedendo i dati obbligatori ;. Si accede alla funzione da Dipendenti Compilazione foglio di manodopera: Inserire innanzitutto il codice del Tecnico, in base al quale saranno automaticamente ripresi il codice Matricola e la Qualifica. I campi Mese e l Anno vengono proposti precompilati (in base alla data lavoro) eventualmente modificabili. Nella griglia di dettaglio vengono visualizzati i dati giornalieri (riepilogativi) per il mese\anno di riferimento precedentemente indicato: Giorno, totale ore Ordinarie, totale ore Straordinarie, Totale ore complessivo, totale ore di Viaggio.

38 Manuale Operativo I sabati vengono visualizzati in colore arancione e le domeniche in colore rosa, al fine di agevolarne la distinzione. Il flag Visualizza giorni senza ore permette di visualizzare solo i giorni per i quali non si è ancora provveduto ad inserire i dati del rapportino. Per inserire i dati di dettaglio del rapportino, selezionare uno dei giorni presenti nell elenco (con il tasto sx del mouse) e cliccare il pulsante Dati Giornalieri ; viene aperta una maschera che richiede i dati di dettaglio giornalieri: Causale Manodopera (e relativa Descrizione): per indicare la tipologia di attività Ordinarie: indicare il numero di ore ordinarie lavorate. Viene controllato che il valore inserito sia < o = al Numero Ore lavorate della Tabella Tecnici. Straordinarie: indicare il numero di ore straordinarie Totale: somma dei campi precedenti Viaggio: ore di viaggio Commessa (e relativa Descrizione): commessa cui attribuire le ore lavorate Reperibilità: riporta il valore dell omonimo flag presente in Tabella Causali di manodopera Trasferta (e relativa Descrizione): per indicare la trasferta (Tabella Tipologie Trasferte ) Luogo di Lavoro: campo descrittivo per eventuali informazioni circa il luogo di lavoro Note: campo descrittivo In fondo alla maschera vengono riepilogati i totali dei campi ore. Il flag Festivo (in alto) viene riportato automatico: il valore del campo può essere tuttavia modificato manualmente. Il pulsante Copia da giorno precedente permette di copiare i dati già caricati il giorno precedente (utile nei casi di attività consecutiva sullo stesso progetto). I pulsanti Precedente Successivo permettono di scorrere i giorni, visualizzandone rapidamente i dati di dettaglio: la pressione del tasto esegue anche la conferma, così da salvare direttamente eventuali modifiche apportate. In fondo alla maschera sono presenti i pulsanti Conferma, Elimina ed Esci: alla conferma della maschera, il programma ritorna nella maschera precedente dove visualizza i totali riepilogativi per giorno.

39 CONTROLLO DI GESTIONE Il pulsante Compilazione rapida avvia una maschera nella quale è possibile inserire dati da riportare automaticamente in più giorni del mese: Causale di manodopera da attribuire Nr. Ore (Ordinarie) Da \ A Data: intervallo di date, che devono essere include nel mese in elaborazione Alla pressione del pulsante Conferma i dati indicati saranno riportati direttamente su tutti i giorni indicati. Alla pressione del pulsante Stampa si ottiene la stampa del Foglio di Manodopera con tutti i dati indicati per il mese in esame: In fondo alla maschera sono presenti i pulsanti Pulisci ed Esci.

40 Manuale Operativo Stampa riepilogo ore per causale Stampa di controllo per verificare che siano stati caricati i dati da parte di tutti gli utenti, raggruppati per causale di manodopera. Si accede alla funzione da Dipendenti Stampa riepilogo ore per causale: Sono richiesti: Da\A Periodo: Anno e Mese di riferimento per individuare il periodo da stampare Da\A Codice Causale: per scegliere le causali di manodopera Con dettaglio commessa: per scegliere se stampare o meno i dettagli delle commesse collegate al foglio manodopera Con Conferma si visualizza l anteprima di stampa, con Esci si annulla il processo. Esempio di stampa senza dettaglio commesse Esempio di stampa con dettaglio commesse Dall anteprima, cliccando sul pulsante si procede alla Stampa

41 CONTROLLO DI GESTIONE Stampa foglio presenze Per produrre la stampa del foglio presenze da consegnare all ufficio paghe. Si accede alla funzione da Dipendenti Stampa foglio presenze: Sono richiesti: Anno e Mese di riferimento per individuare il periodo da stampare Da\A Tecnico: viene elaborato un prospetto per ogni tecnico selezionato Con Conferma si visualizza l anteprima di stampa, con Esci si annulla il processo. zoom Il foglio presenze elenca i dati necessari per calcolare il cedolino paghe. Le righe bianche sono riservate per le causali manodopera con Flag Altre (manuali). Dall anteprima, cliccando sul pulsante si procede alla Stampa

42 Manuale Operativo Generazione movimento contabile per distribuzione ore La funzionalità in esame serve per chiudere il foglio manodopera. E necessario aver completato i parametri richiesti nel paragrafo Parametri procedura Controllo di Gestione ed aver assegnato ai tecnici il Centro di costo nella Tabella Tecnici (senza il quale il programma non è in grado di estrarre i dati da questa funzione ed effettuare la ripartizione corretta). Si accede alla funzione da Contabilità Controllo di gestione Generazione Movimento contabile per distribuzione ore: Indicato il Mese in elaborazione, cliccare su Estrai : vengono estratti in griglia i dati di riepilogo. Cliccando su stampa si ottiene un anteprima di stampa dei dati appena estratti: Cliccando su Conferma Movimento viene generato il movimento contabile che movimenta la contabilità analitica per i centri di costo e per le commesse, in base ai dati inseriti nel foglio di manodopera (viene visualizzato un messaggio di ulteriore avviso, ed un messaggio che conferma che la procedura è andata a buon fine). Viene utilizzata la Data di contabilizzazione indicata nel campo in altro a destra: il movimento utilizza sia in dare che in avere conti di costo per cui non ha effetto sul bilancio. Nel campo dettaglio vengono riportate le ore rilevate per la commessa che successivamente verranno utilizzate nel calcolo del consuntivo della commessa.

43 CONTROLLO DI GESTIONE Gestione DIPENDENTI (2) Le Funzioni presenti nel Menù Controllo di Gestione relative alle retribuzioni hanno come obiettivo l inserimento dei dati presenti sul Cedolino paghe, e la conseguente Generazione movimento contabile delle retribuzioni che movimenta la contabilità analitica, così da ottenere una ripartizione corretta dei costi del personale per centro di costo. I dati dei cedolini permettono quindi di generare definitivamente le registrazioni contabili che movimentano la contabilità analitica in base ai centri di costo definiti di default nella tabella dei dipendenti (Tabella Tecnici ): Per i dipendenti che operano su più centri di costo, sarà possibile assegnare al dipendente in Tabella Tecnici il codice del centro di costo generico DA RIPARTIRE : quindi sarà necessario creare i conti contabili da assegnare alla relativa qualifica in fase di definizione delle Voci delle retribuzioni collegati allo stesso centro di costo generico DA RIPARTIRE : Fatto ciò, creata la registrazione contabile automatica dalla funzione Generazione movimento contabile delle retribuzioni sarà possibile eseguire la Ripartizione dei centri di costo e distribuire così i costi analitici in base alla % definita nella impostazione della Anagrafica Piano dei conti.

44 Manuale Operativo Voci delle retribuzioni Per impostare le voci che comporranno lo schema d inserimento delle retribuzioni, e collegare i conti contabili necessari per l automatica Generazione movimento contabile delle retribuzioni in base alle qualifiche inserite nella Tabella Qualifiche del personale Si accede alla funzione da Contabilità Controllo di gestione Voci Retribuzioni: La logica d inserimento è simile a quella vista per la funzione Voci Budget per commessa ; la maschera è suddivisa in 3 sezioni: Codice standard primo campo editabile, permette di indicare (inserendolo direttamente oppure richiamandolo dalla lista) il codice sul quale lavorare. Successivamente sono richiesti i campi: Codice paga locale: riferimento utilizzato nel sistema Paghe che appare nel cedolino (nel caso fosse diverso dal Codice standard). Macrovoce: riferimento ai dati inseriti in Tabella Macrovoci Paghe Tipo: indica la tipologia di retribuzione (prevista dal cedolino paghe) e vincola l inserimento dei dati da parte dell utente nella rispettiva colonna: (per inserire valori nella colonna Trattenute ) (per inserire valori nella colonna Competenze ) (per inserire valori nella colonna Altro ) (per inserire valori in una delle colonne precedenti, liberamente a scelta dell utente)