IL BUDGET 06 IL BUDGET DELLE VENDITE: REDDITIVITÁ - VOLUMI - FABBISOGNI & SIMULAZIONI

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1 IL BUDGET 06 IL BUDGET DELLE VENDITE: REDDITIVITÁ - VOLUMI - FABBISOGNI & SIMULAZIONI

2 Eccoci alla puntata finale del percorso di costruzione di un budget annuale: i visitatori del nostro sito possono vedere alcuni esempi delle stampe ottenute dal nostro software per valutarne l utilizzo in Azienda e che equivale ad avere un controller invisibile che aiuta le decisioni. Tutte le fasi di costruzione del budget che avete visto finora, avevano lo scopo di calcolare il costo del prodotto franco fabbrica: l esame dei dati ottenuti permette di valutare la differenza di costo fra i prodotti dovuta alla diversità dei materiali impiegati, ai lotti e/o tempi di fabbricazione. L esame dei dati quindi, finora, è stato solo tecnico e con questo modulo software diventa una visione globale aziendale riguardando anche il marketing (impatto dei costi dei prodotti e della struttura su mercati e clienti), la produzione (esame della saturazione della capacità produttiva), i costi dei servizi organizzativi (costo della struttura commerciale, produttiva, amministrativa) e aiuta l attività di responsabilità direzionale (strategie e visione aziendale futura). Questo software aiuta a capire se ci sono punti di debolezza e in quale area aziendale: commerciale, produzione, o peso della struttura organizzativa e permette di valutare strategie di miglioramento o di ristrutturazione (ad esempio riesaminare il parco clienti o i prodotti a catalogo, concentrandosi su quelli a più alta redditività). In questo modo l azienda si concentra sugli aspetti che più influenzano la competitività e redditività, dedicandosi ai prodotti a più alta marginalità, senza disperdere le energie, tempo e denaro in prodotti o mercati non redditizi. Questo è il nostro modulo software che più di qualsiasi altro fa capire all Azienda che il controllo di gestione non è inutile, ma aiuta il miglioramento della competitività e la visione strategica aziendale. Nelle prossime pagine trovate le stampe più significative ottenute da questo nostro software.

3 I DATI NECESSARI Il software importa automaticamente i dati dai precedenti moduli (costo del personale, macchinari, spese di reparto & generali, distinte base & cicli di lavorazione) e poi deve essere configurato con l inserimento dei dati necessari per l esame dei risultati (tabelle agenti, aree geografiche, classi merceologiche, ecc.) e con la configurazione dei criteri d imputazione delle spese generali sul costo dei prodotti. Di queste tabelle presentiamo, per semplicità, solo quella di configurazione del cliente che trovate in questa pagina. Il software permette di calcolare provvigioni e trasporti con un metodo originale e flessibile, ecco l estratto del manuale d uso incorporato:

4 IL DETTAGLIO DEL BUDGET (per cliente/articolo) Per le aziende che iniziano a fare il budget per la prima volta ( ma anche in seguito ) c è la scorciatoia di utilizzare i dati consuntivi del venduto, quindi si spera di rivendere nell anno di budget agli stessi clienti la quantità venduta l anno precedente, e ovviamente con l ultimo prezzo di vendita in vigore per ognuno. Dopo aver inserito i dati, si clicca su di un pulsante macro con la scritta RICALCOLA ed ecco i risultati. Risultato per Cliente/Articolo (mostrati in sintesi, ma c è anche il dettaglio della composizione dei costi)

5 I TOTALI DEL BUDGET (dati totalizzati secondo visioni diverse: eccone qualcuna)

6 L ANALISI DELLA COPERTURA DEI COSTI DI BUDGET Dopo aver elaborato il budget delle vendite, e soprattutto quando si devono lanciare nuovi prodotti sui mercati, i responsabili di produzione si fanno sempre le stesse domande: ce la faremo a fabbricare le quantità del budget, avremo personale sufficiente? Dove avremo personale in eccesso da poter spostare in altri reparti che ne hanno bisogno? Ecco la risposta.

7 L ANALISI DI FABBISOGNI DI ORE MACCHINA & MATERIALI E altre domande da parte dei responsabili di produzione: ma per costruire quanto indicato dal budget, quante ore macchina ci serviranno e quanto materiale dovremo utilizzare/acquistare? Ecco la risposta

8 L ANALISI DEL CONTO ECONOMICO E la Direzione e il responsabile amministrativo, dopo l elaborazione del budget, si chiederanno: ma avremo sufficiente quantità di venduto per coprire la capacità produttiva dell azienda? E se non ce la faremo, quale sarà l impatto sul conto economico? Ecco la risposta

9 IL LISTINO DI VENDITA PER CLIENTE Dopo l elaborazione del budget, il responsabile commerciale si domanda: per ogni cliente, in quali articoli dovrò aumentare i prezzi e su quali potrò diminuirli, per evitare che il cliente passi alla concorrenza? Quale sarà il prezzo minimo in cui avrò pareggio, cioè utile zero? Ecco la risposta Per valutare il risultato economico ottenuto con diversi scenari e il relativo impatto sulla capacità produttiva aziendale, il software permette di simulare aumenti/diminuzioni di quantità e prezzi anche su di un singolo cliente, oltre che su interi mercati o famiglie di prodotti. Le decisioni che ieri richiedevano molto tempo, oggi, con il nostro software, sono più veloci e più consapevoli, e aderenti alle possibilità e capacità aziendali, per reagire presto ai cambiamenti che avvengono all esterno dell azienda. Le simulazioni possono quindi riguardare quantità e prezzi di vendita, costi di acquisto dei materiali e delle lavorazioni esterne, e aiutano a capire in quale direzione l azienda deve indirizzare il suo sforzo migliorativo con le opportune strategie di marketing, le modifiche di prodotto e di processo, i tagli ai costi di struttura (ragionati e non indiscriminati e rivolti alle spese superflue e non a quelle indispensabili o strategiche). Da anni la concorrenza si è spostata su prezzi e quote di mercato, e siccome i mercati non crescono più come una volta, l utile deriva dalle quantità vendute e dalla piena saturazione produttiva e non più da prezzi elevati, rendendo più critica l efficienza dell azienda. Conoscere il prezzo minimo dei prodotti aziendali è diventata un informazione strategica.

10 ESEMPI DI CASI AZIENDALI RISOLTI CON IL NOSTRO SOFTWARE Caso aziendale 1 Anni fa ero, con ruolo di consulente, in una riunione del consiglio di amministrazione e illustravo ai membri del consiglio, al termine dell elaborazione del primo budget, la situazione in cui era l azienda: i prezzi di vendita erano troppo elevati, riducevano le quantità acquistabili dai clienti lasciando scoperta capacità produttiva, e comunque l utile previsto dal conto economico di budget era cospicuo. Eravamo esposti a un grave rischio di marketing, il passaggio dei clienti ai concorrenti. Mentre stavamo discutendo e spiegando, arriva una telefonata al direttore commerciale, presente alla riunione: ascoltandola sbianca in volto e al termine ci dice che il terzo cliente dell azienda, in termini di fatturato, minaccia di passare alla concorrenza se non gli si fosse praticato da subito il 15% di sconto sugli attuali listini. Disperazione in sala: perdere quel cliente avrebbe significato ritrovarsi con il bilancio in perdita e non di poco, come chiaramente si poteva vedere dalla situazione per cliente. Ho detto proviamo a fare due simulazioni, la prima per vedere cosa succede se facciamo uno sconto del 15% e la seconda se in cambio dello sconto chiediamo un aumento delle quantità vendute del 10%. Ricordatevi sempre che il numero più piccolo di tutti i bilanci è l utile. Strategia forse banale ma efficace. La seconda simulazione era quella giusta per l azienda: il Proprietario ha telefonato immediatamente al Cliente proponendo lo sconto ma anche maggiori quantità acquistate, e il Cliente ha accettato. In meno di un ora (simulazioni, discussioni, approvazioni, telefonata al cliente) problema risolto: l azienda aveva migliorato le proprie quote di mercato. Nelle settimane e mesi successivi tale strategia è stata applicata a tutti i Clienti con fatturati rilevanti e l azienda ha migliorato l utile di bilancio per un importo pari a trenta volte il costo della nostra intera consulenza, e tutto questo solo nel primo anno questo miglioramento dell utile è poi avvenuto anche negli anni successivi, anche quando noi avevamo terminato, come da contratto, il nostro aiuto organizzativo. Caso aziendale 2 Anni fa un azienda, priva del controllo di gestione, aveva perduto in pochi mesi circa il 50% del proprio fatturato a causa del passaggio alla concorrenza dei principali clienti e ci hanno chiamato per introdurre il controllo di gestione e aiutare la Direzione a rimediare alla drammatica situazione. Le cause erano sempre le stesse: prezzi di vendita troppo elevati e i clienti, passati alla concorrenza, acquistavano dalla nostra azienda solo quando la concorrenza non era in grado di rifornirli. In circa tre mesi abbiamo inserito il controllo di gestione, grazie all impegno professionale dei dipendenti e utilizzando i nostri software: nei sei mesi successivi l azienda non solo si è ripresa i clienti che ultimamente l avevano abbandonata (e acquistando quantità più elevate rispetto a prima) ma ha anche recuperato i vecchi clienti che l avevano abbandonata negli anni precedenti. Il risultato sull utile di bilancio è stato incredibile, in seguito l imprenditore, che da tempo manifestava il desiderio di cedere la società per mancanza di eredi, è riuscito a cedere le sue quote a un prezzo incredibile e ovviamente basato sugli ultimi risultati aziendali, migliorati grazie al fatto di aver introdotto il controllo di gestione. Ancora oggi quando ci incontriamo, l imprenditore non smette di ringraziarci.

11 CONCLUSIONI Il risultato di bilancio, e di conseguenza la sopravvivenza dell azienda, dipende dall efficacia di progettazione, acquisti, produzione, logistica, amministrazione, commerciale ma soprattutto dalla Direzione e dalle sue decisioni che devono essere basate su esperienza, intuito e dati del controllo di gestione. In queste puntate abbiamo visto che il controllo di gestione che aiuta l azienda è diverso rispetto a quello fatto da molti consulenti, che utilizzano l analisi di bilancio per aiutare le decisioni aziendali. Gli strumenti di ieri sono inadatti alla competizione di oggi: non ci sono alternative, quando la battaglia si fa più difficile, occorrono armi nuove abbinate a strategia ed esperienza e i nostri software portano nelle piccole e medie aziende gli strumenti adeguati per aiutarle a migliorare la competitività. Occorre uno sforzo iniziale di cambio di mentalità ma ormai in piena globalizzazione l azienda si evolve solo se ha un adeguato controllo di gestione che aiuta a migliorare. Le aziende senza controllo di gestione fanno sempre più fatica a competere in un mondo che continua a cambiare e che richiede aziende efficienti, che decidono bene e subito e che soprattutto progettino e realizzino il loro futuro, reagendo più in fretta possibile ai cambiamenti che incontrano lungo il percorso. A noi è capitato, e continua a capitare, di incontrare imprenditori cui spieghiamo come il controllo di gestione può cambiare la loro azienda, si dimostrano fortemente interessati ma poi non se ne fa nulla perché noi costiamo, e sono importi ridicoli se paragonati alla perdita che si legge sul bilancio della loro azienda. Questi imprenditori hanno perso la visione del futuro, travolti dai cambiamenti che sono stati più veloci della loro capacità di reazione ed evoluzione e non vogliono più rimettersi in gioco adeguandosi alla competizione. E a noi dispiace di non poter aiutare imprenditori con esperienza, aziende con buoni prodotti, collaboratori con idee e voglia di lavorare: è molto triste vedere un azienda che si spegne piano come una candela dopo aver impiegato anni e sforzi per crescere e affermarsi. Noi continuiamo a credere nel nostro lavoro, perché quando un imprenditore, grazie alla nostra collaborazione, vede l azienda con occhi nuovi e inizia a progettare un futuro diverso, allora abbiamo la certezza che abbiamo dato il nostro contributo a costruire nuovi traguardi da raggiungere. NB: le Ragioni Sociali indicate nelle stampe PDF che illustrano il budget, sono inventate e quindi di fantasia, ci scusiamo se per caso qualcuna di loro corrisponde ad un effettiva Azienda.

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