Massima facilità d uso. Autoinstallante

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1 Versione mono o multi-utente. Funzioni potenti e complete. In linea con le procedure di certificazione di qualità. Massima facilità d uso Personalizzabile per i tuoi modelli di documenti. Autoinstallante Per sistemi Apple Mac OS X e Microsoft Windows Utilizzabile con lettori ottici di codici a barre. Stampa su carta, a video in anteprima. Esporta e importa dati nei formati più diffusi. Soluzioni di Assistenza telefonica.

2 Introduzione La presente guida rapida si pone come obiettivo quello di illustrare per punti sintetici i processi minimi necessari per poter utilizzare "Omnia Accounting" immediatamente, e per capirne la logica di funzionamento. Per fare questo sono state inserite delle domande frequenti (FAQ) a cui si è cercato di fornire una risposta per passi o "steps" simili ai diagrammi di flusso, che hanno anche un impatto più visivo per il lettore, e quindi sono di più semplice memorizzazione. Essa, pertanto, non ha assolutamente carattere esaustivo: si rimanda alla guida vera e propria per ogni approfondimento e chiarimento nel dettaglio. Buon Lavoro! L'Autore Massimo Margiotta Pag 2

3 Indice Muoversi velocemente tra le pagine del manuale: Domande frequenti FAQ 1) Come faccio a stampare un registro o un libro contabile con le pagine (pre)numerate intestato con gli estremi della mia azienda? Pag 4 2) Come faccio a registrare un nuovo documento in contabilità generale, ai fini IVA e le relative scadenze? Pag 5 3) Qual è il flusso dei dati che genera la contabilizzazione delle fatture attive e delle note di accredito? Pag 6 4) Qual è il flusso dei dati che genera la contabilizzazione delle fatture passive? Pag 7 5) Come faccio a stampare una scheda contabile, il libro giornale o un bilancio di verifica? Pag 8 6) Come faccio a stampare un registro IVA e a calcolare la liquidazione Iva? Pag 9 7) Come faccio a inserire un nuovo cespite ammortizzabile? Pag 10 8) Come faccio a stampare il libro cespiti? Pag 11 9) Come faccio a inserire una ritenuta d acconto nel modulo ritenute? Pag 12 10) Come faccio a stampare un prospetto dei versamenti delle ritenute d acconto? E le attestazioni da inviare ai professionisti o ai percepienti? Pag 13 11) Come faccio a sapere quanto devo incassare o pagare in un determinato periodo o per un cliente/fornitore? Pag 14 12) Come faccio a predisporre un file da inviare per le ricevute bancarie di incasso via remote-banking? Pag 15 13) Come faccio a chiudere una o più partite aperte in automatico? Pag 16 14) Come faccio a chiudere in automatico un bilancio? Pag 17 Pag 3

4 Come faccio a stampare un registro o un libro contabile con le pagine (pre)numerate intestato con gli estremi della mia azienda? Note Centro stampe e report Fare click sul pulsante-scheda ALTRO Fare click sul pulsante Prepara registri Inserire i dati nei campi per la scelta del registro Stampare le pagine con intestazione in formato orizzontale o verticale Pag 4

5 Come faccio a registrare un nuovo documento in contabilità generale, ai fini IVA e le relative scadenze? Note "Prima nota" Dal formato dettaglio IVA fare click sul pulsante "Nuovo" Compilare i campi in testata (Data reg, data e numero doc, protocollo anagrafica ecc..) Se l'operazione non è in EURO ma in valuta, inserire il cambio del giorno nella tab. cambi Sul portale (tabella) movimenti IVA, inserire aliquota IVA e l'importo imponibile in valuta. Inserire una riga per ogni codice IVA. Assicurarsi che il campo codice causale contabile abbia una causale o crearne una nuova (AUTOM) AUTOMATICO: "Genera mov. Contabili", oppure MANUALE: fare click sulla scheda "Movimenti contabilità generale" e inserire i dati contabili riga per riga (conto, sezione, importo in valuta etc.) Assicurarsi che il campo codice condizione incasso o pagamento abbia un valore (AUTOM) AUTOMATICO: "Genera Scadenze", oppure MANUALE: fare click sulla scheda "Scadenze incassi e pagamenti" e inserire i dati riga per riga (data scadenza, importi, stato partita etc.) Una volta controllata la registrazione fare click sul pulsante di BLOCCO nella barra funzioni Pag 5

6 Qual'è il flusso dei dati che genera la contabilizzazione delle fatture attive e delle note di accredito? Note PARAMETRI DA ANAGRAFICA: 1) Nazionalità cliente (Italia, UE, Extra UE) 2) Codice conto "clienti" (es:clienti italia) 3) Codice condizione incasso 4) Codice VALUTA INCROCIO DATI SU INTESTAZIONI FATTURE O NOTE CREDITO (in base a nazionalità cliente [*]): 1) Codice conto "clienti" (es: clienti italia) 2) Codice valuta/cambio del giorno 3) Codice condizione incasso INCROCIO DATI SU RIGHE FATTURA O RIGHE NOTA CREDITO (in base a nazionalità cliente [*]): 1) Codice articolo 2) Codice Iva 3) Codice conto ricavo PARAMETRI DA ARTICOLI/PRODOTTI: 1a) Codice aliquota Iva Italia 1b) Codice aliquota Iva UE 1c) Codice aliquota Iva ExtraUE 2a) Codice conto ricavo Italia 2b) Codice conto ricavo UE 2c) Codice conto ricavo ExtraUE CONTABILIZZAZIONE PRIMA NOTA: in base a opzioni inserite per la contabilizzazione PER OGNI FATTURA O NOTA DI CREDITO GENERATA: 1) Generazione nuovo record su PRIMA NOTA 2) Inserimento in testata dei dati della intestazione fattura o nota credito (data documento, numero, valuta e cambio del giorno, ecc) 3) Inserimento nei movimenti iva di un record nuovo per ogni aliquota IVA inserita nella fattura con importo = subtotale per codice aliquota stessa 4) Inserimento nei movimenti contabili di una scrittura così composta: riga 1: codice conto clienti da testata fattura, sezione, importo totale documento riga 2...n: codice conto ricavo (Italia, Ue, extraue) proveniente dall'articolo: 1 riga nuova per sub totale codice ricavo riga n+1: codice conto iva a debito (solo se anagrafica/nazionalità = Italia) [impostato su prefe renze contabilizzazione] 5) Inserimento scadenze incasso in base a testata fattura o nota credito: 1 nuova riga su scadenzia rio in base alle rate e frazioni. Per le note accredito si registra un "Incasso negativo" (tipo = "I", segno = "-"). Il codice condizione incasso per note credito può essere proposto in base a quello impostato su preferenze contabilizzazione. [*] NOTA SU INCROCIO DATI: caso 1) se nazionalità anagrafica è Italia, codice ricavo Italia inserito su prodotti/articoli, e codice IVA Italia inserito su prodotti/articoli caso 2) se nazionalità anagrafica è UE, codice ricavo UE inserito su prodotti/articoli, e codice IVA UE inserito su prodotti/articoli caso 3) se nazionalità anagrafica è ExtraUE, codice ricavo ExtraUE inserito su prodotti/articoli, e codice IVA ExtraUE inserito su prodotti/articoli Pag 6

7 Qual'è il flusso dei dati che genera la contabilizzazione delle fatture passive? Note PARAMETRI DA ANAGRAFICA: 1) Nazionalità Fornitore (Italia, UE, Extra UE) 2) Codice causale contabile 3) Codice condizione pagamento 4) Codice VALUTA DDT/MAGAZZINO: 1) Nazionalità Fornitore (Italia, UE, Extra UE) 2) Codice causale contabile 3) Codice condizione pagamento 4) Codice VALUTA/cambio del giorno 5) Subtotali per CODICE IVA in valuta CONTABILIZZAZIONE PRIMA NOTA: in base a opzioni inserite per la contabilizzazione PER OGNI FATTURA PASSIVA: 1) Generazione nuovo record su PRIMA NOTA 2) Inserimento in testata dei dati della intestazione fattura fornitore (data documento, numero, valuta e cambio del giorno, ecc) 3) Inserimento nei movimenti iva di un record nuovo per ogni aliquota IVA inserita nella fattura fornitore con importo = subtotale in valuta per codice aliquota stessa 4) Inserimento automatico dei movimenti contabili in base alla causale dell'anagrafica for nitore 5) Inserimento scadenze pagamento in base a testata fattura fattura fornitore: 1 nuova riga su scadenziario in base alle rate e frazioni. Per le note accredito si registra un "Pagamento negativo" (tipo = "P", segno = "-"). Il codice condizione pagamento per note credito può essere proposto in base a quello impostato su preferenze contabilizza zione. Pag 7

8 Come faccio a stampare una scheda contabile, il libro giornale o un bilancio di verifica? "Centro stampe e report" 1 SCHEDA CONTABILE (singola) Inserire data "dal" e data "al" Inserire il codice conto. Se è un conto cli/for e si vuole sottoconto ins. codice relativo Fare click su report desiderato (scheda contabile o scheda con saldi sottoconto) 2 SCHEDE CONTABILI (batch) Inserire data "dal" e data "al" Inserire "dal codice conto" "al codice conto" (sezione 2) Scegliere opzione con o senza sottoconti Scegliere opzione stampa video/carta "Schede contabili" nella sezione 2 3 LIBRO GIORNALE Fare click sulla scheda "LIBRO GIORNA- LE" Se la stampa non è da inizio esercizio: inserire saldi dare e avere ultime pagine stampate Inserire data "dal" e data "al" o da nr.reg. a nr.reg. e fare click su pulsante stampa 4 BILANCI Fare click sulla scheda "BILANCI" Inserire data "dal" e data "al" desiderato per stampa o esportazione dati Pag 8

9 Come faccio a stampare un registro IVA e a calcolare la liquidazione Iva? "Centro stampe e report" -scheda IVA Inserire le date per la seleziona dati (dal giorno al giorno) Appariranno automaticamente periodo, anno e, se salvati, dati dell'ultima liquidaz. Se NON esistono dati precedenti, compilare i campi saldo Iva, acconti, compensazioni 1 Registro IVA VENDITE relativo Seguire le istruzioni del programma 2 Registro IVA CORRISPETTIVI relativo Seguire le istruzioni del programma 3 Registro IVA ACQUISTI relativo Seguire le istruzioni del programma 4 LIQUIDAZIONE IVA relativo Seguire le istruzioni del programma: per registrare la liquidazione confermare tutto Pag 9

10 Come faccio a inserire un nuovo cespite ammortizzabile? 1 DA PRIMA NOTA Dopo aver inserito la fattura di acquisto in prima nota fare click su "Cespiti" Nell'archivio cespiti, inserire il codice categoria, la matricola, le opzioni bene usato/costo Verificare se l'esercizio di competenza indicato sopra il portale è corretto del portale (tabella) con il simbolo "+" per calcolo ammort. Se si vuole inserire una quota anticipata, andare al record correlato (pulsante "> " sul portale) 2 DIRETTO Dal menu lavoro fare click su "Cespiti ammortizzabili" Nell'archivio cespiti "Nuovo" Inserire il codice categoria, la matricola, le opzioni bene usato/costo Verificare se l'esercizio di competenza indicato sopra il portale è corretto del portale (tabella) con il simbolo "+" per calcolo ammort. Se si vuole inserire una quota anticipata, andare al record correlato (pulsante "> " sul portale) Se si vuole inserire il fondo inizio esercizio per beni già ammortizzati andare al record correlato Pag 10

11 Come faccio a stampare il libro cespiti? "Centro stampe e report" -scheda "Cespiti" 1 Elenco cespiti acquistati/venduti da data a data Inserire le date "Dal Al" interessato (acquisti o vendite) 2 Registro cespiti e prospetto per categoria cespite Inserire l'anno di competenza interessato (registro o prospetto) 3 Scheda cespite per matricola Inserire il numero di matricola Fale click sul pulsante di stampa 4 Scheda gruppo cespiti Inserire il nome del gruppo Fale click sul pulsante di stampa Pag 11

12 Come faccio a inserire una ritenuta d'acconto nel modulo ritenute? 1 DA PRIMA NOTA Dopo aver inserito la fattura di acquisto in prima nota fare click su "Ritenute" Nell'archivio ritenute, verificare se i dati calcolati sono corretti. In caso di assenza di codice ritenuta il programma darà un messaggio e una procedura correttiva Al pagamento dei compensi ricordarsi si inserire la relativa data in questo archivio 2 DIRETTO Dal menu lavoro fare click su "Ritenute d'acconto" Nell'archivio ritenute "Nuovo" Inserire tutti i dati necessari per completare il record Al pagamento dei compensi ricordarsi si inserire la relativa data in questo archivio Pag 12

13 Come faccio a stampare un prospetto dei versamenti delle ritenute d'acconto? E le attestazioni da inviare ai professionisti o ai percepienti? "Centro stampe e report"" -scheda "Ritenute" 1 Elenco versamenti Inserire le date "Dal Al" "elenco versamenti" 2 Attestazioni Inserire le date "Dal Al" Inserire la data che si vuole riportare sull'attestazione Inserire il testo da riportare sull'attestazione "attestazioni ritenute d'acconto" Pag 13

14 Come faccio a sapere quanto devo incassare o pagare in un determinato periodo o per un cliente/fornitore? Come faccio a stampare un estratto conto o ad inviare una lettera di sollecito? A Ricerca di una sola scadenza "Scadenze incassi e pagamenti" Nello scadenziario saranno ricercate automaticamente le partite aperte "trova" Inserire i criteri di ricerca ed effettuare la ricerca con il tasto "invio" B Calcolo di subtotali in base a criteri di scelta liberi "Centro stampe e report" -scheda "Scadenze" Inserire i criteri di ricerca dei dati (da data a data etc..). I campi vuoti escludono il criterio 1 Resoconti con subtotali del resoconto interessato (anche distinte effetti per la banca) 2 Resoconti con "lettere tipo" Selezionare il template di lettera "Estratto conto/sollecito" Pag 14

15 Come faccio a predisporre un file da inviare per le ricevute bancarie di incasso via remote-banking? "Scadenze incassi e pagamenti" Nello scadenziario "Emissione RiBa" Leggere la procedura step by step inserita Inserire il codice conto DARE "Effetti attivi" per la scrittura contabile "Emissione RiBa Incasso" Seguire tutte le istruzioni del programma Procedura generazione RiBa riportata nel programma Passo 1: Ricercare record di scadenziario per cui denono essere emesse le RiBa: - i record devono essere tipo I/P = "I" (incasso), - le partite devono essere non chiuse, - il mezzo deve essere "Ricevuta bancaria" o simile in base alla tipologia di mezzo associato nelle relative condizioni di incasso e pagamento, - il flag "riba emessa" deve essere "No", - la data scadenza può essere selezionata con un testo tipo ">= <= " per trovare record per un periodo specifico. - la valuta operazione è "EUR" Passo 2: Fare click sul tasto "AVANTI >>". Si può stampare una distinta dei record selezionati a scelta dell'utente. I record selezionati avranno "flag RiBa emessa" = "Si" e "data emissione Riba" = data oggi Passo 3: Saranno visualizzati in analitico i dati relativi alla spedizione HB. Per cambiare ABI e CAB della banca utilizzata per HB, o per variare il Vostro codice SIA, inserirlo nei relativi campi Passo 4: Fare click sul tasto "Esporta i dati" e nominare da spedire via HB con il seguente formato: Data odierna: "GGMMAA" + "0001.TXT". Passo 5: Il programma richiederà di contabilizzare le RiBa emesse generando una scrittura in prima nota del tipo: Effetti attivi a Clienti in base alle preferenze del conto in dare (effetti attivi) che assegnate nel campo che segue. Il conto avere sarà il conto tipo "clienti" con relativo sottoconto inserito in ciascuna anagrafica cliente all'atto della generazione della scadenza. A contabilizzazione avvenuta, il programma richiederà se si vuole stampare un estratto della scrittura contabile generata dalla operazione. Pag 15

16 Come faccio a chiudere una o più partite aperte in automatico? "Prima nota" Nella prima nota "chiusura partite" "Trova", e inserire i criteri di ricerca Tenere presente che vanno selezionate partite non "Chiuse" tutte con = valuta, solo tipo "I" o "P" "AVANTI >" Leggere e seguire tutte le istruzioni del programma Inserire i codici conto di opzione della scrittura contabile e la data operazione in prima nota "FINE" Scegliere se si vuole una sola scrittura cumulativa per tutti i record, o singole scritture analitiche Controllare e verificare attentamente in Prima Nota le scritture generate Pag 16

17 Come faccio a chiudere in automatico un bilancio? Effettuare in Prima Nota le rettifiche di fine esercizio (imputazione, storno, ratei, risconti) Determinare gli accantonamenti dell'esercizio (ammortamenti, svalutazione crediti) Determinare la variazione delle rimanenze di magazzino a fine esercizio Determinare l'accantonamento delle imposte sul reddito dell'esercizio "Chiusura esercizi" Controllare i dati impostati: Data dal..al per l'esercizio e i codici conto richiesti "Chiusura e riapertura esercizio" Il programma genera 4 scritture contabili in prima nota: 1 Epilogo a conto economico di chiusura 2 Determinazione del risultato di esercizio 3 Epilogo stato patrimoniale di chiusura 4 Riapertura conti patrimoniali con riporto a nuovo del risultato nei conti di riporto preimpostati Pag 17

18 Omnia Studio Via Bonaventura Cerretti ROMA Tel Fax

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