gecamm il gestionale per le imprese che gestiscono commesse e servizi

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1 gecamm il gestionale per le imprese che gestiscono commesse e servizi

2 Obbiettivo di gecamm, è la gestione semplice e chiara delle attività dell Azienda. Il sistema è Cloud, realizzato senza alcuna limitazione hardware e accessibile da ogni tua sede o postazione. Non serve più mandare plichi di documenti ai commercialisti o chiedere e richiedere ad ogni singolo collaboratore di inviare il resoconto delle ore lavorate. Purtroppo per voi non succederà più che vi scadrà il server nel fine settimana né potrete dimenticare di pagare un F24. Nessuna spesa sarà più una sorpresa perché avrete potuto provvedere per tempo a pianificare le vostre uscite in base alle vostre entrate.

3 Ecco le principali funzioni di gecamm che descriveremo in questa presentazione 1. Anagrafica dei clienti e dei collaboratori 2. Archivio documentale dell azienda 3. Preventivi protocollati (ma anche quelli informali) 4. Commesse, piani di pagamento, fatture 5. Cash flow aziendale dal triplice utilizzo 6. Scadenzario per pagamenti e servizi 7. Rapportini in cui gestire i tempi dei collaboratori ad ore 8. Utilissimi strumenti di confronto su dati economici

4 1. Anagrafica clienti e collaboratori Attraverso una semplicissima schermata di inserimento dati sarà possibile gestire i clienti e i collaboratori. Si potranno abilitare a Rapportini (il sistema che, vedremo più avanti, permette la rendicontazione dei collaboratori e produce la reportistica per i clienti per i quali si lavora con formula T&M). I dati inseriti per i clienti permettono già l emissione della fattura con la giusta intestazione e se il cliente cambia ragione sociale: nessun problema. Il sistema manterrà le fatture emesse con la precedente intestazione ed emetterà le nuove fatture con i nuovi dati.

5 Anagrafica clienti e collaboratori Sarà possibile effettuare ricerche e rendere i soggetti non più attivi: in questo modo non verrà presentato il nominativo nelle liste dei clienti/fornitori per l associazione ad un preventivo o ad un intervento ma basterà un solo click per passare da ATTIVO NO ad ATTIVO SI. Anche l accesso a Rapportini può essere disattivato con un click per impedire l accesso al sistema.

6 2. Archivio documentale dell azienda Molteplici ricerche possono essere effettuate nell archivio documentale. Nulla di più semplice che scaricare il file corrispondente cliccando sulla lente oppure scaricare un unico zip contenente tutti i files risultati della ricerca cliccando nell icona al piè di pagina. Documenti bancari, societari, fatture attive e passive, collaboratori e dipendenti, note spese: tutto quello che serve gestire l azienda con un unico criterio di archiviazione e permettere a tutti gli addetti di trovare quello che si cerca.

7 Archivio documentale dell azienda E stato dimostrato che tra le varie figure professionali che lavorano in un azienda (ad esempio: segretaria, contabile, capo progetto e direttore generale) la sola ricerca di un singolo documento impegna almeno 12 minuti al giorno. Nell esempio riportato quindi, 12 minuti per le 4 professionalità fanno 48 minuti al giorno, che sono 4 ore a settimana, che determinano 26 giorni annui di tempo impiegato alla ricerca di un documento ma voi avete davvero solo 4 persone che cercano documenti nella vostra azienda????

8 Archivio documentale dell azienda L archivio documentale può essere implementato direttamente anche dal Cash flow (che vedremo più avanti). Questo permette a chi si occupa della contabilità di produrre (attraverso una verifica voce per voce di Banca, Cassa e Fuori cassa, chiamata Convalida per prima nota) la Prima nota, condivisibile con gli utenti abilitati (ad esempio i commercialisti esterni che potranno anche scaricare con un unico click lo zip contenente tutti i documenti della prima nota in uso).

9 3. Preventivi protocollati (ma anche quelli informali) Il sistema di preventivi viene collegato all anagrafica dei clienti ai quali è possibile associare un preventivo. Il sistema emette un protocollo univoco per ogni preventivo e ricerche su tutte le voci di tutti i preventivi fatti per un singolo cliente, permettendovi in modo semplice, di rispettare tariffe preferenziali o agevolate. E inoltre possibile tenere traccia dello stato del preventivo: segnare gli accordi dei primi incontri lasciando il preventivo nello stato Bozza, convertirlo in Presentato e successivamente trasformarlo in una Commessa attraverso l approvazione o Archiviarlo.

10 4. Commesse, piani di pagamento, fatture L approvazione di un preventivo o di alcune voci di esso, permette la creazione di una commessa in cui vengono definite tutte le caratteristiche: data inizio/fine commessa (o singole voci di essa) responsabile collaboratori associati (se non sono dipendenti può essere associata una tariffa a forfait oppure oraria) piani di pagamento (incluse condizioni di pagamento, data emissione fattura, rateizzazioni automatizzate, pagamenti a tranches) che determineranno i Piani di pagamento e relative date nello Scadenzario

11 Commesse, piani di pagamento, fatture I Piani di pagamento permettono l emissione della fattura e sono automaticamente inseriti anche nel Cash flow in cui determinano le entrate mensili.

12 Commesse, piani di pagamento, fatture Il sistema, che è molto semplice nel suo utilizzo, ha invece una complessa struttura di funzioni e correlazioni che riducono al minimo le azioni dell operatore traendo il massimo dell ottimizzazione su di esse. Dalle azioni effettuate sulla Commessa e sul Cash flow verrà in automatico generato il Controllo di commessa che determina un colpo d occhio su tutte le commesse attive oppure di un certo anno

13 Commesse, piani di pagamento, fatture fino ad entrare nello specifico su ogni singolo costo di ogni singola commessa. I costi generali vengono calcolati su tutte quelle voci che sono state imputate da Cash flow A tutte le commesse pesando il fatturato del cliente sul previsto fatturato annuo inserito nell apposita sezione Fatturati e successivamente sul fatturato consolidato (post 31 dicembre dell anno).

14 5. Cash flow aziendale dal triplice utilizzo Tutte le entrate vengono automaticamente inserite nel Cash flow in base al piano pagamenti permettendo di spostare l entrata al mese corrispondente all incasso. Le uscite sono pianificabili in base alle scadenze già note (F24, RID, stipendi) e in parte inserendole man mano che si presentano (collaboratori esterni, acquisti di cartoleria, etc.).

15 Cash flow aziendale dal triplice utilizzo A preventivo il cash permette di valutare in quale mese è possibile affrontare una determinata spesa. A posteriori permette la verifica di tutte le spese effettivamente sostenute (da cui deriva la Prima nota) permette di spostare al mese successivo le spese non affrontate. Inoltre dà una chiara panoramica sulla liquidità bancaria, sull iva attiva e passiva di ogni singolo mese o di un certo periodo, sui costi globali per ogni singola voce di uscita (come ad esempio RID, collaboratori, dipendenti, etc.) Per ogni voce è possibile caricare il relativo documento (che va ad inserirsi anche in Documenti, la data di evasione, etc.) imputare il costo a tutte le commesse (costo generale) a singola commessa o a più commesse imputando il costo in % o in valori assoluti.

16 6. Scadenzario per pagamenti e servizi Per ogni voce creata in Commessa, Piani di pagamento, Fatture e Cash flow che sia stata valorizzata nel suo campo scadenza o data fine o emissione, viene creata una scadenza nello Scadenzario. E possibile anche inserire scadenze manuali e/o associate ad una determinata persona sia ricorrenti che univoche. Il sistema invierà una mail a determinate cadenze (7 giorni prima, il giorno prima e il giorno stesso) per ricordare l evento.

17 7. Rapportini in cui gestire i tempi dei collaboratori ad ore Se fin qui gecamm vi è sembrato utile Rapportini sarà la ciliegina sulla torta. Ogni collaboratore abilitato da voi nell anagrafica, potrà accedere con la sua userid e password al sistema dei rapportini. Potrà creare uno o più interventi legati a clienti anch essi abilitati. Ogni intervento potrà anche essere di competenza di più collaboratori e ciascuno potrà imputare le proprie ore di lavoro giorno per giorno, permettendo a voi di avere un quotidiano controllo dell operato di ciascuna risorsa o globalmente sulle attività svolte per un cliente.

18 Rapportini in cui gestire i tempi dei collaboratori ad ore A fine lavoro dal vostro pannello di controllo potrete verificare il totale del lavoro e imputarlo al cliente generando un accurato Report. Da quel momento verranno automaticamente accreditate le ore svolte anche al collaboratore e valorizzate in base alla propria tariffa oraria (precedentemente da voi inserita in Commessa).

19 8. Utilissimi strumenti di confronto su dati economici Una Panoramica stampabile su A4 per avere sempre aggiornato e sott occhio Preventivi da fare, avviati o già presentati in attesa di approvazione; Report da presentare; Commesse attive con relative scadenze; Fatture da emettere e da incassare.

20 Utilissimi strumenti di confronto su dati economici E possibile verificare l andamento dei fatturati attraverso Storico fatturato oppure utilizzare Confronta fatturato e Confronta contratti sottoscritti per mettere a confronto due periodi temporali. Oppure attraverso Confronta fatturato/costi misurare il peso delle risorse umane (% costi di collaboratori e dipendenti) rispetto al fatturato.

21 In gecamm è possibile creare dei profili utente personalizzati, o personalizzare i privilegi di quelli esistenti. Sarà quindi possibile abilitare il commercialista alla prima nota (post vostra convalida) e ai relativi documenti: fatture attive e passive nonché documenti bancari ma non potrà accedere ai documenti societari o alle altre voci di menu per le quali voi non avete dato l autorizzazione. Oppure ad esempio la segretaria potrà vedere le uscite del cash flow e inserire i nuovi pagamenti previsti o effettuati ma non potrà vederne le entrate. Insomma voi decidete quali strumenti dare a chi.

22 Il sistema gecamm è scalabile. Ossia è possibile attivare anche soltanto alcune funzioni, tra tutte quelle descritte, oppure aggiungerne di nuove sviluppandole su richiesta, esattamente come servono a voi.

23 Grazie per l attenzione GECO SRL via Arrigo Minerbi Roma tel info@e-geco.com