ORDINARIA. Flusso operazioni chiusura contabile ATTENZIONE!!! Chiusura data XX Apertura data YY

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1 ATTENZIONE!!! Prima di procedere ricordarsi di quanto segue: - Il bilancio dell esercizio precedente deve essere chiuso, ovvero devono essere state effettuate tutte la operazioni di chiusura di fine anno. Potete verificare che nel Gesarc 4 6 siano indicate le date corrette. - Il saldo del conto RISULTATO D ESERCIZIO deve essere a 0, quindi, prima delle chiusure, è necessario che sia stato effettuato il giroconto dell Utile o della Perdita dell esercizio precedente (controllare i movimenti con l interrogazione del conto tramite il comando MINQSTO). - Per le ditte in ventilazione, è obbligatorio aver stampato in via definitiva i registri IVA con le relative liquidazioni (MDEN), in quanto il programma MDEN registra in prima nota il giroconto contabile dell IVA compresa nei corrispettivi. - Le operazioni di chiusura di bilancio si possono eseguire in due modi diversi: - operazioni di rettifica, assestamento e chiusura registrate con data XX; - operazioni di rettifica, assestamento e chiusura registrate con data anno nuovo; Verificare con il proprio consulente quale metodo adottare - Controllare che in GESARC Scelta 1 (Gestione Tabelle), Tabella 27 (Personalizzazione procedura), scelta 1 (Personalizzazione procedura), il campo 42 (MAZZAR), sia impostato a S. - Eseguire la stampa di controllo del piano dei conti in uso dalla ditta (STAARC Scelta 10), per verificare che su tutti i conti sia stato inserito il conto di chiusura e riapertura, il livello di chiusura e il tipo conto.(se non viene stampato nulla, significa che non ci sono anomalie). Per chi gestisce il PDC Standard Teamsystem, non è necessario eseguire tale stampa. - Eseguire la stampa di controllo SBILA Stampa movimenti con sbilancio per verificare che non siano presenti eventuali movimenti sbilanciati in prima nota. Il totale di tale stampa deve essere ZERO (o spazio), se il valore è diverso contattare il servizio di assistenza. (se non viene stampato nulla, significa che non ci sono anomalie) - Eseguire il comando CONMOCO che controlla che tutti i conti movimentati siano presenti nel piano dei conti utilizzato dalla ditta. (se non viene stampato nulla, significa che non ci sono anomalie) - Eseguire le copie di sicurezza degli archivi Sequenza operazioni per: Chiusura data XX Apertura data YY Chiusura data anno nuovo Apertura data anno nuovo Da pag. 2 a pag. 5 Da pag. 6 a pag. 10 1

2 1. CHIUSURA BILANCIO AL 31/12/XX CON APERTURA AL 01/01/YY Chiusura XX Apertura YY Nelle operazioni di seguito riportate non utilizzare le causali con codice da 831 a 899 (competenza anno precedente) 1- RISCONTI Calcolo risconti 2- CESP2 Ammortamenti (se gestiti da programma) 3- CESP7/GMANRIP Spese manutenzione (facoltativo) Eseguire il calcolo dei risconti (i ratei sono già stati emessi durante le registrazioni in prima nota), prima di prova e, dopo aver controllato l esattezza del brogliaccio, ripetere il calcolo in definitivo, con relativa generazione dei movimenti contabili nelle date selezionate.(31/12/xx e 01/01/yy) Se la ditta gestisce l archivio cespiti, eseguire il calcolo ammortamento cespiti, prima di prova poi definitivo. L emissione dei movimenti contabili (sempre con data registrazione XX), avviene solo durante la stampa definitiva se è impostato a S il parametro Emissione movimenti contabili?. Con l opzione Ristampa = S sarà possibile ristampare gli ammortamenti effettuati ogni qualvolta lo si desideri, senza però rigenerare i movimenti contabili. Eseguire il calcolo delle spese di manutenzione e riparazione. Tale programma, da utilizzare solo se sono stati gestiti i cespiti, esegue la stampa di un prospetto con il calcolo delle spese di manutenzione e riparazione, senza però generare alcun movimento contabile. 4- MPRI Registrare gli ulteriori movimenti di assestamento e rettifica con data registrazione XX. 5- MSIT Stampare la situazione Economica/Patrimoniale in Tempo Reale al XX, facendo attenzione ad escludere tutte le simulazioni dalla scelta parametri (ammortamenti, risconti/leasing, rimanenze, importi ditta in dodicesimi, giroconto iva), e verificare che il patrimoniale torni con il conto economico. 6- MPART aggiornamento Scelta Aggiornamento conti dal XX al XX. N.B. I partitari si stamperanno successivamente, in modo che siano comprensivi dei movimenti di chiusura. 7- MSIT Stampare la situazione Economica/Patrimoniale Consolidata al XX, facendo attenzione di escludere tutte le simulazioni dalla scelta parametri (ammortamenti, risconti, leasing, rimanenze, importi ditta in dodicesimi, giroconto iva). Confrontare questa situazione con la stampa di MSIT in tempo reale (come da istruzioni al punto 5) per verificare che i saldi dei conti siano stati aggiornati correttamente. Le stampe devono corrispondere. 8- BILA0 Prospetto bilancio Stampare il prospetto di bilancio (stampa consolidata) con simulazione di chiusura da livello 0 a livello 0 e verificare che il bilancio stampato sia corretto. 2

3 Chiusura XX Apertura YY 9- BILA1 Stampare la situazione clienti/fornitori da allegare eventualmente al bilancio. 10- BILA2 Chiusura/apertura ATTENZIONE: IL BILA2 NON E RIPETIBILE Il programma esegue la chiusura e riapertura automatica dei conti. Eseguire obbligatoriamente BILA2 in prova stampandone il risultato. Nella stampa prodotta eseguire i seguenti controlli: Presenza di tutti i conti della situazione eco/pat consolidata, ed esattezza dei loro saldi; Totale colonna saldo chiusura uguale a zero; Totale colonna dare apertura uguale a totale colonna avere apertura; Le voci contrassegnate con il simbolo * devono essere unicamente quelle relative al conto Profitti e Perdite nel Conto Economico e al conto corrispondente al Risultato di Esercizio nello Stato Patrimoniale. A questo punto eseguire obbligatoriamente BILA2 definitivo stampandone il risultato e confrontandolo con la stampa di prova. BILA2 segue Alle richieste del BILA2 rispondere come segue: - Apertura Euro (prima volta): - Data bilancio - Data registrazione chiusura - Data operazione chiusura Rispondere obbligatoriamente N, in quanto il passaggio all Euro è già stato fatto. Indicare in tutte e tre le date 31/12/XX - Tipo elaborazione Dopo aver eseguito e controllato la stampa di prova, eseguire la procedura definitiva. 3

4 Chiusura XX Apertura YY 11- GIOR/GIORL Eseguire la stampa del giornale tramite il comando GIOR (stampa giornale) o GIORL (stampa giornale su una riga) fino al XX, comprensivo delle operazioni di chiusura. 12- Azzeramento Progressivi Entrare in GESARC scelta 4 gestione archivio ditte, indicare il codice ditta ed andare alla scelta 4 Dati iva e numerazioni: Mettere a Spazio i valori nei campi Pag. giornale contabile, Nr. ultima riga giornale, Prog. Dare giornale e prog. Avere giornale A QUESTO PUNTO LE OPERAZIONI DI CHIUSURA SONO STATE COMPLETATE. MPASTO Stampa partitari da storico: è possibile effettuarla in qualsiasi momento. 4

5 Sintesi Sequenze Operative chiusura XX apertura YY La presente scheda è lo strumento di controllo delle fasi operative della chiusura di bilancio. Ditta: Data Bilancio Operazione V. pag. eseguito da 1. Copie archivi MIVA Controlli preliminari (chiusura, sbilanci ecc ) Stampa registri IVA definitivi per ditte in Ventilazione GESARC Tabella 27, scelta 1 campo STAARC Stampa controllo piano dei conti RISCONTI Calcolo Risconti di prova RISCONTI Calcolo Risconti definitivo CESP2 Calcolo ammortamenti di prova CESP2 Calcolo ammortamenti definitivo CESP7/ GMANRIP Calcolo manutenzioni e riparazione MSIT Bilancio di verifica in tempo reale MPART Aggiornamento conti MSIT Bilancio di verifica Consolidato BILA0 Stampa prospetto di bilancio BILA1 Stampa allegato clienti/fornitori BILA2 Chiusura-apertura conti di prova BILA2 Chiusura-apertura conti definitivo GIOR Stampa giornale fino al XX (MSTO) Passaggio allo storico movimenti fino al XX FACOLTATIVO!!! MAZZAR Azzeramento progressivi giornale MPASTO Stampa partitari da storico (eseguibile in qualsiasi momento) 4. 5

6 2. CHIUSURA BILANCIO IN DATA ANNO NUOVO (esempio) 31/03/YY CON APERTURA IN DATA ANNO NUOVO (esempio) 01/04/YY Chiusura data anno nuovo Apertura data anno nuovo Operazioni da eseguire prima della stampa del giornale dell anno nuovo. 1- GIOR Stampare il giornale contabile fino al XX. 2- MPART Scelta Aggiornamento conti dal XX al XX. N.B. I partitari contabili si stamperanno comprensivi dei movimenti di chiusura in data anno nuovo dallo storico. 3- MSTO Passaggio a storico FACOLTATIVO e non Consigliato Operazione non ripetibile!!! Scelta 2-Passaggio allo storico mov.cont. Passare allo storico i movimenti fino alla data del XX. Per verificare se il passaggio allo storico è stato effettuato correttamente, entrare in variazione prima nota e, ricercando i movimenti in ordine di data, verificare che siano presenti solo i movimenti dell anno nuovo. N.B. Nel caso siano ancora presenti movimenti dell anno che si sta chiudendo, controllare il valore del FLAG G (giornale) e del FLAG A (aggiornamento), se il valore di questi flag è 0 significa che la stampa del giornale o l aggiornamento conti non sono stati effettuati o non sono andati a buon fine, mentre, se i flag sono valorizzati a 1 significa che la stampa del giornale o l aggiornamento conti sono stati effettuati e sono andati a buon fine. 4- MAZZAR Alle richieste di MAZZAR rispondere come segue: anno da azzerare XX; anno di preparazione dei nuovi archivi YY; tipo contabilità da azzerare: ordinaria; tipo azzeramento: parte contabile. Tale programma provvede all azzeramento dei seguenti campi di pagina 4 di Gesarc 4 gestione archivio ditte 4 Dati iva e numerazioni: 8-Pag.giornale contabile, 9-Nr.ultima riga giornale, 10-Prog. Dare giornale, 11-Prog. Avere giornale A questo punto è possibile stampare il giornale dell anno nuovo. 6

7 Chiusura data anno nuovo Apertura data anno nuovo Nelle operazioni di seguito riportate, dove è prevista la generazione di movimenti contabili, indicare obbligatoriamente la data con anno nuovo e causali da 831 a 899 (competenza anno precedente). 5- RISCONTI Calcolo risconti 6- CESP2 ammortamenti 7- CESP7/GMANRIP Spese manutenzione Eseguire il calcolo dei risconti (i ratei sono già stati emessi durante le registrazioni in prima nota), prima di prova e, dopo aver controllato l esattezza del brogliaccio, ripetere il calcolo in definitiva con generazione dei movimenti contabili (data registrazione anno nuovo). Se sono stati gestiti i cespiti, eseguire il calcolo ammortamento cespiti, prima di prova poi definitivo. L emissione dei movimenti contabili (data registrazione anno nuovo, causali da cod. 831 a cod. 899), avviene solo durante la stampa definitiva. Con l opzione Ristampa = S è possibile ristampare gli ammortamenti effettuati, senza però rigenerare i movimenti contabili. Eseguire il calcolo delle spese di manutenzione e riparazione (facoltativo). Tale programma, da utilizzare solo se sono stati gestiti i cespiti, esegue la stampa di un prospetto con il calcolo delle spese di manutenzione e riparazione, senza però generare alcun movimento contabile. 8- MPRI Registrare gli ulteriori movimenti di assestamento e rettifica (data registrazione anno nuovo e causali da cod ). 9- MSIT Stampare la situazione Economica/Patrimoniale in Tempo Reale facendo attenzione alle date indicate: - Data bilancio : XX - Data movimenti da : XX - Data movimenti a : indicare la data ultima utilizzata per le causali BILA0 Prospetto bilancio Stampare il prospetto di bilancio (stampa in tempo reale) con simulazione di chiusura da livello 0 a livello 0. Verificare che il bilancio stampato sia corretto e uguale a quello stampato al punto 9. N.B. Se si sono inserite rettifiche con causali da 831 a 899, occorre indicare come data massima l ultima data in cui sono state effettuate tali registrazioni. 11- PARCHIU Scelta Aggiornamento conti fino alla data registrazione ultima rettifica (data anno nuovo). 12- BILA0 Prospetto bilancio Stampare il prospetto di bilancio (stampa consolidata) con simulazione di chiusura da livello 0 a livello 0. Verificare che il bilancio stampato sia corretto e uguale a quello stampato al punto BILA1 Stampare elenco clienti/fornitori da allegare eventualmente al bilancio. 7

8 Chiusura data anno nuovo Apertura data anno nuovo 14- BILA2 Chiusura/apertura ATTENZIONE: IL BILA2 NON E RIPETIBILE Il programma esegue la chiusura e riapertura automatica dei conti. Eseguire obbligatoriamente detta procedura in prova stampandone il risultato. Nel brogliaccio prodotto eseguire i seguenti controlli: Presenza di tutti i conti della situazione economica/patrimoniale consolidata, ed esattezza dei loro saldi; Totale colonna saldo chiusura uguale a zero; Totale colonna dare apertura uguale a totale colonna avere apertura. A questo punto eseguire obbligatoriamente detta procedura in definitiva stampandone il risultato e confrontandolo con la stampa di prova verificando che sia identico. Alle richieste del BILA2 rispondere come segue: - Apertura Euro (la prima): Rispondere obbligatoriamente N, in quanto il passaggio all Euro è già stato fatto. 8

9 Chiusura data anno nuovo Apertura data anno nuovo BILA2 segue - Data bilancio Indicare 31/12/XX. Tale data è usata per determinare l esercizio che si sta chiudendo. - Data registrazione chiusura Indicare la data del nuovo anno in cui devono essere registrate le operazioni di chiusura. - Data operazione chiusura Indicare 31/12/XX. - Data registrazione apertura Indicare la data del nuovo anno in cui devono essere registrate le operazioni di apertura. - Data operazione apertura Indicare 01/01/YY. - Definitiva o di Prova Si raccomanda di fare tale procedura in prova e, dopo aver controllato l esattezza dei dati, eseguirla definitiva. A QUESTO PUNTO LE OPERAZIONI DI CHIUSURA SONO STATE COMPLETATE. GIOR La stampa del giornale per l anno nuovo, comprenderà le operazioni di rettifica con causali e i movimenti di chiusura e apertura bilancio. MPASTO Stampa partitari da storico: è possibile effettuarla in qualsiasi momento, comprensiva delle rettifiche inserite con data anno nuovo e del saldo di chiusura. Per ottenere ciò, è sufficiente stampare i partitari dal YY fino alla data di registrazione del bilancio di chiusura. 9

10 Sintesi Sequenze Operative chiusura e apertura con data anno nuovo La presente scheda è lo strumento di controllo delle fasi operative per la chiusura del bilancio. Ditta: Data Bilancio Operazione V. pag. eseguito da 1. Copie archivi MIVA Controlli preliminari (chiusura, sbilanci ecc ) Stampa registri IVA definitivi per ditte in Ventilazione GESARC Tabella 27, scelta 1 campo STAARC Stampa controllo piano dei conti GIOR Stampa giornale fino al XX MPART Aggiornamento conti fino al XX (MSTO) Passaggio allo storico movimenti fino al XX FACOLTATIVO!!! MAZZAR Azzeramento progressivi giornale RISCONTI Calcolo Risconti di prova RISCONTI Calcolo Risconti definitivo CESP2 Calcolo ammortamenti di prova CESP2 Calcolo ammortamenti definitivo CESP7/ GMANRIP Calcolo manutenzione e riparazione MSIT Bilancio di verifica in tempo reale BILA0 Stampa prospetto di bilancio in tempo reale PARCHIU Aggiornamento movimenti rettifiche BILA0 Stampa prospetto di bilancio consolidato BILA1 Stampa allegato clienti/fornitori BILA2 Chiusura-apertura conti di prova 8/ BILA2 Chiusura-apertura conti definitivo 8/ MPASTO Stampa partitari (eseguibile in qualsiasi momento) 8/9.. 10