Il ruolo del PMO all interno di una struttura IT complessa

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Raffaello Dolce
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1 Il ruolo del PMO all interno di una struttura IT complessa Torino, 14 ottobre 2004 Lucia Di Sieno (Project Office) Enrico Masciadra, PMP (Etnoteam)

2 Agenda L environment Il problema, le esigenze, la soluzione L implementazione e il team Il risultato ottenuto Lesson learned 2 2

3 L environment Caratteristiche Mercato Finance Struttura a gruppo Esigenze tradizionali/new economy Dimensioni Direzione sviluppo applicazioni 80 Direzioni organizzazione 47 Servizio elaborazione dati risorse Ufficio gestione reti e sistemi 21 Peculiarità Elevata Manutenzione (molti interventi di poca durata) Molti pacchetti Poche applicazioni custom Situazione al 31 luglio

elaborazione dati 23 171 risorse Ufficio gestione reti e sistemi 21 Peculiarità Elevata

4 Il parco applicativo APPLICATIVI Cobol DESCRIZIONE LINGUAGGI NR GGETTI NR STATEMENT NR OGGETTI _ NR PROGRAMMI COBOL ASSEMBLER TOTALE PROGRAMMI CUSTOM _ Oggetti PROCEDURE Media TIPOLOGIA TOTALE ALTA CRITICITA MEDIA BASSA NON RILEVATA Bassa ATTIVE ALTRE Alta Non ril. DATA BASE DB2 DESCRIZIONE NR ELEMENTI Tabelle DATABASE 157 TABELLE RELAZIONI ATTRIBUTI No attributi Database Relazioni 4 4

707 Oggetti PROCEDURE Media TIPOLOGIA TOTALE ALTA CRITICITA MEDIA BASSA NON RILEVATA Bassa ATTIVE 123 26 49 28 20 ALTRE 50 2 5

5 Distribuzione dell effort Descrizione Manutenzione Progetti Gestione Attività SED Attività Rete % 51% 25% 12% 6% 6% 100% Manutenzione Progetti Gestione Attività SED Attività Rete 5 5

6 Agenda L environment Il problema, le esigenze, la soluzione L implementazione e il team Il risultato ottenuto Lesson learned 6 6

7 Il problema Cosa stiamo facendo? Controllare le attività dell ICT Cosa ci stanno chiedendo? Gestire il demand Quanto e dove stiamo spendendo? Controllare lo spending Cosa dovremo fare l anno prossimo? Definire il Master plan delle attività Abbiamo sufficiente man power? Capire come sono allocate le risorse 7 7

8 Le esigenze Definire una metodologia aziendale di Project Management Avere la visione globale di quanto accade nella Direzione OSI Pianificare a medio/lungo termine le attività della direzione Avere una modalità di gestione del Budget Disporre di un sistema di controllo dei costi 8 8

Pianificare a medio/lungo termine le attività della direzione Avere

9 La soluzione Planning Gestione integrata delle delleattività Demand Management PROCESSES ROLES PROPER SKILLS METHODOLOGY TOOLS AVAILABILITY Schedule Control On Time delivery Schedule control Effectiveness on management Performance Measurement Può Può farlo farlo solamente il ilpmo 9 9

Schedule Control On Time delivery Schedule control Effectiveness on

10 Agenda L environment Il problema, le esigenze, la soluzione L implementazione e il team Il risultato ottenuto Lesson learned 10 10

11 L implementazione Organisation Analysis 1 Technological Impact analysis Project selection Tuning of the Methodology CONTEXT ANALYSIS PROJECT MANAGEMENT METHODOLOGY DESIGN METHODOLOGY VERIFICATION START-UP Methodology definition Tool selection & deployment Processes interfaces Model deployment Training 11 11

MANAGEMENT METHODOLOGY DESIGN METHODOLOGY VERIFICATION START-UP Methodology

12 Logica di gestione dell IT costing Risorse in ingresso: COSTI DIRETTI DI PROGETTO; COSTI INDIRETTI DI PROGETTO; COSTI INDIRETTI DI STRUTTURA. Associazione costi diretti: STAFFING (HR) ASSOCIAZIONE RdA Associazione costi indiretti: AI PROGETTI (PROPORZIONALI AI CONSUMI) ALLE PROCEDURE (PROPORZIONALI AI CONSUMI) Per ogni elemento di controllo è possibile individuare i clienti interni destinatari del servizio prodotto dall elemento stesso. STRUTTURA IT AZIENDALE Il consumo di risorse viene mappato attraverso assegnazione a progetti. ASSOCIAZIONE PROCEDURE/CLIENTI ATTRAVERSO: UTILIZZO ASSOCIAZIONE RdI ASSOCIAZIONE PROGETTI/PROCEDURE ATTRAVERSO: ANAGRAFICA PROGETTI ASSOCIAZIONE RdI I costi dei progetti vengono attribuiti pro-quota ai componenti elementari Ogni cella rappresenta un elemento di controllo (ad esempio una applicazione, una UO dell IT, un centro di competenza, ) 12 12

controllo è possibile individuare i clienti interni destinatari del servizio prodotto dall elemento stesso.

13 Consuntivazione & Reporting Il Ciclo di Controllo consuntivo considera sia le risorse interne che quelle esterne sui singoli progetti, rispetto ai quali prevede il reporting operativo ed economico gestionale CICLO DI REPORTING Allocazione risorse-progetti Controllo operativo di progetto CICLO DI BUDGETING STRUTTURA IT AZIENDALE PMO Ricomposizione Progetti operativi Progetti di struttura Controllo economico di progetto ed analisi scostamenti Stato Patrimoniale FORNITORI ESTERNI Conto Economico Budget al mese Importi Cons. prog. DIVISIONE Saldo Budget al mese ricavicosti Importi Cons. prog. Saldo DIVISIONE Totale Totale Budget Sintesi Totale Totale ricavicosti Investimenti Sintesi ricavi costi Investimenti ricavi costi Saldo ricavicosti Saldo Totale Totale Sintesi Totale Totale ricavicosti Investimenti Sintesi ricavi Budget costial mese Investimenti ricavi Importi costi Cons. prog. DIVISIONE ASA Saldo Dumm 418 ricavicosti Sintesi Totale Totale ricavi- Sintesi Saldo Totale Totale y ricavi costi Investimenti ricavi costi ASA- BE costi Investimenti Dumm BE y Earned Value BE BE BE ASA- BE BE DummBE BE y BE BE BE - 1 BE BE - 2 BE BE BE BE BE BAC BE BE PPOP Time Cost BCWS BCWP ACWP slippage Cost over 13 13

Controllo economico di progetto ed analisi scostamenti Stato Patrimoniale FORNITORI ESTERNI Conto Economico Budget al mese Importi Cons. prog. DIVISIONE Saldo Budget al mese ricavicosti Importi Cons.

14 Il reporting Domanda IT Pianificazione e SAL Progetti Risorse Umane Report di Sintesi Report di sintesi Domanda 1. Domanda IT per Anno corrente e per arco temporale specifico (gg/uomo e numero richieste) 2. Domanda IT per richiedente 3. Domanda IT per BU 4. Domanda IT per livello di priorità 5. Domanda IT per status 6. Domanda IT per categoria di attività Report di sintesi pianificazione 1. Totale gg/uomo pianificati per progetti per status (progetti e manutenzione evolutiva) 2. Totale gg/uomo pianificati per BU per Progetti e Manutenzione evolutiva 3. Piano (Gantt) sintetico pianificazione progetti (attività, date inizio/fine, gg/uomo pianificati, milestones previste, note qualitative) Report di sintesi SAL 4. Piano (Gantt) di sintesi avanzamento progetti (gg/uomo pianificati, % completamento, ripianificazioni, milestones non evase) 5. gg/uomo consuntivi vs gg/uomo pianificati per BU, per mese, per progetto Report Capacity Plan 1. Utilizzo previsto risorse interne ed esterne per arco temporale stabilito (es: mese, trimestre ) vs Capacità disponibile 2. Utilizzo pool di risorse per fascia professionale Report Consuntivazione 3. % utilizzo risorse (interne ed esterne) per categoria di attività, per arco temporale stabilito (es: mese, trimestre) 4. % utilizzo risorse (interne ed esterne) per BU 5. % consuntivo per richiedente (per progetti e manutenzione evolutiva) 6. Consuntivo per tipologia di risorsa Report Operativi 14 14

Domanda IT per status 6. Domanda IT per categoria di attività Report di sintesi pianificazione 1. Totale gg/uomo pianificati per progetti per status (progetti e manutenzione evolutiva) 2.

15 Il portale di PMO 15 15

16 Dall inizio alla fine Step 1 Avanzamenti informali Reportistica Manuale Step 2 Enterprise Portfolio Management 16 16

17 Il team di PMO 1 Responsabile Coordinamento attività del PO 1 Program Manager Gestione del coordinamento del gruppo e interfaccia verso il cliente 4 PM-PO Supporto alla gestione dei progetti organizzati per area di Business (mix in funzione della complessità delle aree di competenza) 17 17

cliente 4 PM-PO Supporto alla gestione dei progetti organizzati per area

18 Agenda L environment Il problema, le esigenze, la soluzione L implementazione e il team Il risultato ottenuto Lesson learned 18 18

19 I benefici e i costi BENEFICI Gestire i progetti e non subirli Possedere uno standard Aziendale Avere visibilità su cosa sta succedendo nella Direzione OSI Definire il Budget e poterlo gestire Effettuare le stime a finire (ETC) Gestire il Master plan e il Capacity plan COSTI I tool di EPM Le risorse di project management office Il training delle risorse 19 19

poterlo gestire Effettuare le stime a finire (ETC) Gestire il Master plan e il Capacity

20 Il miglioramento misurato KPI effectivenes of estimating Effective Work VALUE = Estimated Effort Consuntivo Assegnato 74% EUR-000 W2K-000 MCH-001 MGS-000 W2K-001 MOS-000 SIC-000 GAO-000 BDF-001 BDF-002 CDZ-001 DER-000 CPC-000 CPA-000 EME-000 MC2-000 FAU-000 MCH CAR ONB BOF CTB COG CDZ COA AFT TEN RCA CDS BOL CCB AUT CCB AUT One year after Consuntivato Assegnato 17% Before PMO

MGS-000 W2K-001 MOS-000 SIC-000 GAO-000 BDF-001 BDF-002 CDZ-001 DER-000 CPC-000 CPA-000 EME-000 MC2-000 FAU-000 MCH

21 Integrazione tra gli strumenti Attuale Demand Management Now Now Pianificato Training Briefing Pause Backline Talking Waiting Scorecard Standard di supporto EPM - per la pianificazione Contabilità aziendale 21 21

22 I risultati (1) 22 22

23 I risultati (2) 23 23

24 I risultati (3) DIREZIONE FINANZA Monetario Cambi Derivati OTC Obbligazioni Azioni Fondi Sicav Banca Assicurazione Tesoreria Cambista Account Front office Proprietà / Terzi GPM Gestore Sicav Collocatori Canali Gestione Raccolta Ordini Esecuzione GSCC MIR SITI SITI + I P A C R I E s t e r o Giano Cambi MID HDL GFI Toga EBS Dealing 2002 TM-TA Trade Mate FT01 Bloomberg Open Trading BTL0 Middle office Instinet Trading Triarch Reuters 3000 EF00 Controparti di mercato Money Mate Winbond MTS, MOT, MIF GL A000 CSF Micropal Master FN62 Top fund Finest MOS SY00 BDL1 WM00 TELEKURS RADIOCOR REUTERS ICBP Prezzi CB SIA opv Global Coordinator Transf. Agent Regolament o Custodia Contabilità RNI / Banca d Italia GE.RE CDS Estero MERVA SWIFT Monte Titoli Banca d Italia M e r c i Tutti i sistemi Anagrafe generale Cassa di compensazione RRG Banche corr. NU00 Mercato- Altre sim Centrosim Antiriciclaggio RA00 GST / VM01 ContrGest BD01 Host NT/Win UNIX Altro C.Corr SID Giano Finanza real time batch manuale Conti Valutari CEDDOM, BONY, EUCLID LEGENDA Contabilità Generale Puma2S isba mercati attività utenti Cap.Gain FK01 DFAS CVS SICAV Estero Cedel Euroclear BONY Sistemi Dir. Finanza Sistemi Trasversali Sistemi Esterni SGR 24 24

25 I risultati (4) 25 25

26 Agenda L environment Il problema, le esigenze, la soluzione L implementazione e il team Il risultato ottenuto Lesson learned 26 26

27 Lesson Learned Non è possibile l introduzione Big Bang Problema culturale L impressione di essere controllati Uffa la consuntivazione! La pulizia e congruenza dei dati L esigenza di tool di supporto (meno invasivo possibile) Training 27 27

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