PROCEDURA CONTABILITA' FINANZIARIA

Transcript

1 PROCEDURA CONTABILITA' FINANZIARIA Istruzioni per la chiusura dell'esercizio 2013 e la riapertura del nuovo anno Le presenti istruzioni sono valide per versione 10.XX.XX REQUISITI NECESSARI: 1) Nella procedura FINANZIARIA deve lavorare un solo operatore. 2) Eseguire una copia di sicurezza esclusiva dei programmi e dei dati della procedura Contabilità Finanziaria, e conservarla qualora le riaperture non andassero a buon fine. OPERAZIONI PRELIMINARI 1) Adeguamento accertamenti sfondati. E' opportuno effettuare l'adeguamento degli accertamenti sfondati eseguendo la funzione OPERAZIONI IN ENTRATA/ACCERTAMENTI/ADEGUAM.ACCERTAMENTI SFONDATI, lavorando in modalità di Bilancio Definitivo. Eseguendo questa operazione tutti gli accertamenti "sfondati" verranno adeguati all'importo degli ordinativi collegati. Per gli accertamenti a residui, dopo l'adeguamento, non vi sarà corrispondenza con il valore dei residui conservati all'1/1 derivante dagli accertamenti rimasti aperti al termine del 2011 (questo fatto è legato proprio al maggior incasso e alla sopravvenienza attiva che ne consegue). 2) Verifica scadenza presentazione Bilancio di Previsione Prima di iniziare la gestione delle aperture del 2014, è necessario conoscere la data di scadenza del Bilancio di Previsione 2014, in quanto in una delle fasi delle aperture, viene appunto chiesto, se l'approvazione dello stesso è prevista entro il 31 Dicembre 2013 oppure se verrà approvato successivamente (verosimilmente entro il 28 Febbraio/Marzo 2014). 3) Operazioni a Residui per le quali si intende variare il capitolo nel nuovo anno. Negli impegni, accertamenti e liquidazioni che andranno a residui é possibile variare il capitolo su cui, a partire dal 2014, andranno gestite tali operazioni. Nelle fasi di riapertura dell'esercizio è prevista una funzione che automaticamente attribuirà le somme residue provenienti da IMPEGNI, ACCERTAMENTI, LIQUIDAZIONI sul NUOVO CAPITOLO (solo se indicato). Per indicare il nuovo capitolo nelle diverse operazioni: - selezionare le funzioni OPERAZIONI IN ENTRATA/ACCERTAMENTI/GESTIONE ACCERTAMENTI; funz OPERAZIONI IN USCITA/IMPEGNI SUB-IMPEGNI/GESTIONE IMPEGNI e/o funz OPERAZIONI IN USCITA/LIQUIDAZIONI/GESTIONE LIQUIDAZIONI. Si ricorda che variando il capitolo su un impegno dovrà essere variato anche su tutte le eventuali liquidazioni e sub-impegni ad esso collegati. - [R]icercare l'operazione in questione; - digitare il bottone [U]lter. dati; - selezionare [N]uovo capitolo se sarà a residui. - Comparirà il messaggio: QUESTA OPERAZIONE CONSENTE CHE NEL PROSSIMO ESERCIZIO IL RESIDUO EVENTUALE VERRA' GENERATO IN UN DIFFERENTE CAPITOLO! VUOI CONTINUARE?

2 Rispondendo [S]i, la procedura consentirà di indicare il nuovo capitolo/articolo, e di confermarli entrambi con il tasto [INVIO]. Successivamente digitare indifferentemente la [/] per interruzione o [C]ontinua per uscire. Si può eventualmente togliere il capitolo inserito per il 2014, usando [E]limina. E' opportuno rimanere all'interno dello stesso titolo, funzione, servizio, intervento per le uscite e titolo, categoria, risorsa per le entrate. 4) Completamento delle operazioni (IMPEGNI/ACCERT...) che devono generare un residuo nel nuovo anno. a) Rideterminazione degli importi. Completare l'inserimento delle operazioni che dovranno generare un residuo (impegni, accertamenti e liquidazioni); ovvero modificare eventuali impegni ed accertamenti che necessitano un aumento o diminuzione di importo (adeguamenti e variazioni su operazione). b) Eliminazione o trasformazione in definitive delle operazioni provvisorie (impegni provvisori, prenotazioni d'impegno e proposte di liquidazione). Per gli impegni provvisori utilizzare: - la funz OPERAZIONI IN USCITA/IMPEGNI SUB-IMPEGNI/PRENOT.DI IMPEGNI- IMPEGNI PROVV. per [R]icercare l'operazione provvisoria ed [E]liminarla; - la funz OPERAZIONI IN USCITA/IMPEGNI SUB-MPEGNI/ PRENOT. O PROVV. IN DEFINITIVI per il passaggio da provvisori a definitivi. Per le proposte di liquidazione: - selezionare la funzione OPERAZIONI IN USCITA/LIQUIDAZIONI/PROPOSTE DI LIQUIDAZIONE per [R]icercare la proposta ed [E]liminarla; - la funz.2.3.2operazioni IN USCITA/LIQUIDAZIONI/ PROPOST.DI LIQUID. IN DEFINIT. per trasformarle da provvisorie a definitive. Al termine dell'esercizio NON DEVE ESISTERE nessuna operazione provvisoria! c) Registrazione degli insoluti. Tramite le funzioni OPERAZIONI IN ENTRATA/ORDINATIVI/GESTIONE ORDINATIVI INSOLUTI e OPERAZIONI IN USCITA/MANDATI E PAGAMENTI/GESTIONE MANDATI INSOLUTI è possibile registrare a fine anno la parziale riscossione o il parziale pagamento da parte del Tesoriere di un mandato o di un ordinativo di incasso. Una volta [R]icercato l'ordinativo di incasso o il mandato NORMALE o A REDDITI ASSIMILATI, digitare [M]odifica ed indicare l'importo totale riscosso o pagato e, per ogni riga di ordinativo/mandato insoluto, indicare il codice 9 INSOLUTO accanto al campo codice Bollo. Le operazioni COMPLETAMENTE INSOLUTE devono essere eliminate tramite la funzione OPERAZIONI IN ENTRATA/ORDINATIVI E INCASSI/ORDINATIVI o la funzione OPERAZIONI IN USCITA/MANDATI E PAGAMENTI/NORMALI-REDDITI ASSIMILATI. d) Elenchi Operazioni Aperte. Stampare gli accertamenti, gli impegni e le liquidazioni che risultano non pagati o incassati completamente (APERTI) che quindi daranno origine ad un residuo nell'esercizio successivo, tramite le apposite funzioni: 1.4.1OPERAZIONI IN ENTRATA/ELENCHI ACCERTAMENTI/ACCERTAMENTI OPERAZIONI IN USCITA/ELENCHI IMPEGNI/IMPEGNI-SUB IMPEGNI 2.6.2OPERAZIONI IN USCITA/ ELENCHI LIQUIDAZIONI/LIQUIDAZIONI selezionare l'opzione "Aperti (da incassare)"o "Aperti(da pagare)". Facendo la stampa ordinata per capitolo è possibile conoscere il residuo che si verrà a creare per ogni voce di bilancio. 5) Controlli vari sugli Archivi E' necessario eseguire le seguenti operazioni nella successione indicata FACENDO LAVORARE UN SOLO OPERATORE sulla procedura Finanziaria. Selezionare la funzione 8.5 MANUTENZIONE/CONTROLLI SUI PROGRESSIVI e quindi le funzioni di risistemazione di seguito riportate:

3 3) PAGATO, INCASSATO, LIQUIDATO SULLE OPERAZIONI Questa funzione controlla che il progressivo riportato sugli impegni, accertamenti e liquidazioni sia coerente con gli altri dati riportati sugli archivi per quanto concerne la quota pagata-incassata-liquidata. Alla richiesta "Batti [RET] per continuare", digitare il tasto [INVIO]. Alla richiesta "Stampo eventuali differenze incontrate?" rispondere [S]i. Verranno stampate solamente le operazioni errate e, in tal caso, per effettuare la risistemazione automatica, verrà chiesta la Password; per tale funzione occorre digitareris2 il programma provvederà in automatico alla risistemazione delle incongruenze. 4) PROGRESSIVI VOCI DI BILANCIO ATTENZIONE: chi avesse, per l'anno 2013, caricato i dati del consuntivo tramite la funz MANUTENZIONE/MOVIMENTI SU BILANCI E OPERAZIONI/RISIST.MANUALE VOCI DI BILANCIO, non deve ASSOLUTAMENTE effettuare tale funzione(si rischia di perdere tutto quello che è stato caricato). Questa funzione controlla tutte le operazioni dell'anno e le confronta con i totali indicati nelle voci di bilancio, al fine di ottenere un doppio controllo sui dati inseriti. Verranno stampate solamente le voci di bilancio errate e, in tal caso, per effettuare la risistemazione automatica, verrà chiesta la Password; digitare RIS4 e il programma provvederà in automatico alla risistemazione delle incongruenze. Si avverte che l'operazione potrebbe risultare abbastanza lunga (la procedura evidenzia lo stato di avanzamento lavoro). SE IL NUMERO DELLE INCONGRUENZE E' SUPERIORE A 10 VIENE CONSIGLIATO DI CONTATTARE I TECNICI HALLEY PER APPROFONDIRE. 6) Controllo impostazioni delle addizionali regionali di tutte le regioni nell'anno Il controllo delle Addizionali Regionali si rende necessario perchè, riaprendo il 2014, verranno trasferite le impostazioni trovate nel Quindi: 1) impostare la data di lavoro al 31/12/2013; 2) selezionare la funz BENEFICIARI E RITENUTE/RITENUTE/ADDIZIONALI REGIONALI; 3) andare in [R]icerca; 4) indicare 1 e confermare con INVIO; 5) controllare le impostazioni (scaglioni, aliquote, ecc...) e correggerne eventuali errori; 6) tramite [R]icerca prossimo passare alla regione successiva, fino alla fine.

4 CHIUSURA ESERCIZIO FINANZIARIO APERTURA 2014 Le funzioni di seguito indicate, vanno utilizzate nell'ordine in cui vengono esposte. Si ricorda che, al fine di gestire correttamente il nuovo esercizio, deve essere stato creato il Bilancio di Previsione, se i termini per la relativa approvazione scadono entro il 31 Dicembre, mentre ciò non è obbligatorio qualora la scadenza sia successiva al 31 Dicembre. Si consiglia di operare nell'esercizio Provvisorio fino a quando non sono più necessarie correzioni nell'anno precedente: in questo modo l'anno corrente si adegua automaticamente alle modifiche apportate nell'anno precedente. E obbligatorio eseguire tutte le fasi di chiusura e riapertura previste, essendo predisposto a tal fine un adeguato controllo con la segnalazione dello stato di avanzamento delle varie fasi. a) Creazione archivi nuovo esercizio Selezionare la funzione MANUTENZIONE/ CHIUSURA E RIAPERTURA ESERCIZIO/CREAZIONE ARCHIVI NUOVO ANNO. Alla richiesta "PROCEDO ALLA GENERAZIONE? Si No" rispondere [S]i per generare gli archivi. Verrà chiesta conferma, rispondere [S]i. Verranno creati gli archivi del nuovo esercizio e trasferite le descrizioni delle partite vincolate ed i dati generali. Al termine comparirà il messaggio "Generazione nuovo esercizio è andata a buon fine". Nel caso tale messaggio non compaia si dovranno contattare i tecnici Halley. b) Creazione Bilancio Provvisorio (nuovo esercizio finanziario) PREMESSA Il bilancio Provvisorio al 1^ Gennaio 2014 é dato: - dagli stanziamenti del Bilancio di Previsione, se approvato entro il 31 Dicembre; - dalla situazione assestata 2013 se il Bilancio di Previsione viene approvato dopo il 31 Dicembre. Durante la gestione del Provvisorio verrà controllata la disponibilità in dodicesimi, sia per quanto riguarda la quota impegnata che per quella pagata. Il programma segnala, infatti, l'eventuale la mancanza di disponibilità permettendo, tuttavia, di procedere ugualmente. Per gestire il bilancio di Previsione per il 2014 bisogna impostare una qualsiasi data con anno 2013 (Es.: 31/12/13). Durante la gestione del Provvisorio, modificando gli impegni, gli accertamenti e le liquidazioni nell'anno precedente (2013), verranno modificate anche nell'anno corrente (2014) e verrà aggiornata la quota impegnata o accertata a residui. Quando l'esercizio Provvisorio verrà chiuso, una volta approvato il Bilancio di Previsione o più precisamente quando non si dovranno più fare modifiche nell'esercizio precedente, gli stanziamenti del Provvisorio gestiti fino a quel momento diverranno Definitivi e sullo Stanziamento iniziale di Competenza verrà trasferito il valore della Previsione Iniziale approvata. La Chiusura del Provvisorio si effettua tramite la funz.3.12 BILANCI E GEST.CORRENTE/CHIUSURA ESERCIZIO PROVVISORIO Questa funzione deve essere eseguita con data lavoro 2014.

5 Una volta chiuso l'esercizio Provvisorio, per evitare che modificando impegni/accertamenti/liquidazioni o variazioni nel 2013 venga automaticamente adeguato anche il Bilancio di Previsione (ormai approvato), andare nella funzione MANUTENZIONE/CHIUSURA E RIAPERTURA ESERCIZIO/SITUAZIONE CHIUSURE-RIAPERTURE, scelta "Previsione, provvisorio e dati mandati", digitare [M]odifica e posizionarsi sui campi: - IMPEGNI ANNO PRECEDENTE ADEGUA PREVISIONE: - ST.VAR. ANNO PRECEDENTE ADEGUA PREVISIONE. Indicare 0=[No], digitare [INVIO] fino alla fine, poi [C]ontinua. CREAZIONE DEL PROVVISORIO Per procedere con l'apertura del provvisorio 2012, selezionare la funzione 8.3.2MANUTENZIONE/CHIUSURA E RIAPERTURA ESERCIZIO/ CREAZIONE BILANCIO PROVVISORIO. Inizialmente verrà chiesta la scadenza del Bilancio: IL BILANCIO DI PREVISIONE 2014, E' APPROVATO ENTRO IL 31 DICEMBRE 2013? - Rispondere [N]o se l'approvazione del Bilancio di Previsione è prevista dopo il 31 Dicembre; - oppure [S]i se l'approvazione è prevista prima del 31 Dicembre (la scelta fatta richiede sempre una successiva conferma). Una volta indicata la risposta, viene riportata una nota in cui è evidenziato il comportamento della procedura in base alla scelta fatta. Una volta letta la nota, alla domanda "Se é stato letto il messaggio, posso continuare?", rispondere [S]i.. Operazioni da seguire per effettuare l'apertura del nuovo anno se il bilancio di previsione scade DOPO il 31/12. -Rispondere [N]o alla domanda: "Il Bilancio di Previsione scade entro il 31/12/2013?" Viene data la possibilità di scegliere se adeguare o meno il bilancio di previsione ed il provvisorio, nel caso si apportino delle modifiche nell'anno precedente (lavorando, nel 2013, in provvisorio). Il programma effettua tali adeguamenti in modo automatico, a meno che non si scelga il contrario selezionando [M]odifica ed indicando [0]=No sul tipo di adeguamento automatico da non eseguire. Le possibilità di adeguamento sono le seguenti: Modificando Impegni, Accertamenti, Liquidazioni Possibilità di adeguare Previsione a residui e di cassa sul bilancio Provvisorio (solo se si gestisce il bilancio secondo il DPR. 421/79). Modificando Storni e Variazioni Possibilità di adeguare la Previsione definitiva e la Previsione iniziale a competenza sul bilancio provvisorio se si gestiscono storni o variazioni nell'anno precedente (se l'ente ha il bilancio impostato secondo il DPR. 421/79 viene adeguata anche la previsione di cassa, se movimenti registrati a cassa). Modificando Impegni, Accertamenti, Liquidazioni Possibilità di adeguare Previsione a residui e di cassa sul bilancio di Previsione (solo se si gestisce il bilancio secondo DPR. 421/79). Modificando Storni e Variazioni Possibilità di adeguare Previsione definitiva e Previsione iniziale a competenza sul bilancio di previsione (e la

6 previsione di cassa se fatti a cassa per coloro che gestiscono il bilancio secondo il DPR. 421/79) se si gestiscono storni o variazioni nell'anno precedente. - Suggeriamo di lasciare [Si] e [Si]come impostato per default - Selezionare [C]ontinua -Rispondere [Si]alla domanda: "GENERAZIONE BILANCIO PROVVISORIO Stiamo per trasferire la Previsione Iniziale di COMPETENZA per creare il Bilancio Provvisorio per l'anno Procedo alla Generazione?" [S]i [N]o -Rispondere [Si]alla domanda:"sei proprio sicuro?" -Rispondere [S]ì alla domanda "Calcolo Previsioni anzichè trasferire Bilancio di Previsione?". -Rispondere [S]ì alla domanda "Sei proprio sicuro?". -Rispondere [N]o alla domanda "Riporto previsione iniziale fatta sul bilancio di previsione?". Trovandoci nella fattispecie in cui il Bilancio di Previsione scade dopo il 31/12, gli stanziamenti del Provvisorio 2014 vengono così calcolati: PREVISIONE RESIDUI (vecchio DPR 421/79): somma delle differenze tra impegnato-pagato e accertatoincassato della competenza e dei residui dell'anno precedente. PREVISIONE DEFINITIVA:assestato dell'anno precedente. PREVISIONE INIZIALE:assestato dell'anno precedente. PREVISIONE DI CASSA (vecchio DPR 421/79): somma dello stanziamento residui con lo stanziamento a competenza. Nel caso siano stati gestiti degli ulteriori codici in sede di Bilancio il programma segnalerà il messaggio: -Rispondere [Si]alla domanda:"sono stati gestiti gli ulteriori codici del Bilancio (Area, Settore, Ripartizione, Sezione, ecc.) nell'anno Vuoi trasferire tutti questi codici nel nuovo Bilancio (Anno 2014)?" Al termine della creazione del bilancio provvisorio dovrà comparire il messaggio: "Generazione del Bilancio terminata correttamente" OK [Ret] per continuare. In caso contrario si dovranno contattare i tecnici Halley. Se l'operazione viene conclusa correttamente, passare direttamente al successivo punto (c). Operazioni da eseguire per effettuare l'apertura del nuovo anno quando il bilancio di previsione è stato approvato ENTRO il 31/12. -Rispondere [S]i alla domanda: "Il bilancio di Previsione scade entro il 31/12/2013?" -Rispondere [S]i alla domanda: "GENERAZIONE BILANCIO PROVVISORIO Stiamo per trasferire la Previsione Iniziale di COMPETENZA per creare il Bilancio Provvisorio per l'anno Procedo alla Generazione?" [S]i [N]o

7 -Rispondere [S]i alla domanda: "Sei proprio sicuro?" -Rispondere [N]o alla domanda "Calcolo Previsioni anzichè trasferire Bilancio di Previsione?". Verranno trasferite in blocco le previsioni fatte sul Bilancio di Previsione, come indicato dal Nuovo Testo Unico degli Enti Locali DLgs 267/00. Nel caso si gestisca il DLgs 267 verrà trasferita solo la Previsione iniziale (competenza) in quanto le previsioni residui e di cassa non vengono più gestite. Nel caso siano stati gestiti degli ulteriori codici in sede di Bilancio il programma segnalerà il messaggio: -Rispondere [S]i alla domanda:"sono stati gestiti gli ulteriori codici del Bilancio (Area, Settore, Ripartizione, Sezione, ecc.) nell'anno Vuoi trasferire tutti questi codici nel nuovo Bilancio (Anno 2014)?" Al termine della creazione del bilancio provvisorio dovrà comparire il messaggio: "Generazione del Bilancio terminata correttamente" OK [Ret] per continuare. In caso contrario si dovranno contattare i tecnici Halley. c) Trasferimento a residui nuovo esercizio Selezionare la funzione MANUTENZIONE/CHIUSURA E RIAPERTURA ESERCIZIO/TRASFER. A RESIDUI NUOVO ESERCIZIO. Nel nuovo esercizio 2014, verranno create delle operazioni a RESIDUI, con importo pari alla differenza tra quello dell'operazione (impegni-accertamenti) nel 2013 e l'eventuale quota pagata-incassata. Per gli ACCERTAMENTI, gli IMPEGNI e le LIQUIDAZIONI che danno luogo a residui per il 2014, per i quali sono stati indicati i NUOVI CAPITOLI (si veda il punto 3 delle Operazioni Preliminari), verranno generate in automatico delle operazioni a residui, che verranno attribuite ai NUOVI CAPITOLI. Verrà assegnato un nuovo numero progressivo, mentre rimarranno invariati il numero della delibera e le descrizioni. Tuttavia le operazioni generate nel nuovo anno, potranno essere ricercate sia con il numero attribuito nel nuovo esercizio che con il vecchio numero/anno inserimento. Se si gestisce il Bilancio in base al DPR 421e se il Bilancio di Previsione viene approvato ENTRO il 31 Dicembre, la quota impegnata-accertata, potrebbe risultare differente dalla PREVISIONE RESIDUI. Tale quota potrà essere risistemata in fase di RIACCERTAMENTO automatico. Verrà segnalato lo spazio disponibile negli archivi, che deve essere almeno pari al numero delle operazioni da generare. Nel caso in cui lo spazio fosse insufficiente, si dovrà selezionare la funzione MANUTENZIONE/GESTIONE ARCHIVI/AMPLIAMENTO ARCHIVI scelta "Ampliamento" OPERAZIONI GENERALI. Operare in questo caso in data 31/12/13. Rispondere [S]ì alla domanda "Procedo al trasferimento?" Rispondere [S]ì alla domanda "Sei proprio sicuro?". Al termine verrà segnalato TRASFERIMENTO OPERAZIONI A RESIDUI TERMINATO CORRETTAMENTE! [RET] per continuare". In caso contrario sarà necessario contattare i tecnici Halley. Questa funzione può essere eseguita una sola volta. d) Generazione impegni da mutui Questa funzione permette di generare automaticamente gli impegni per il pagamento delle quote capitale ed

8 interessi per il nuovo anno. Per vedere in anticipo gli importi degli impegni che verranno generati e le eventuali disponibilità (calcolate sugli stanziamenti della previsione, se la stampa é eseguita prima delle aperture, o sugli stanziamenti della competenza, se la stampa é eseguita dopo le aperture del nuovo anno) è sufficiente stamparne l'elenco con la funzione ALTRE PROCEDURE/MUTUI/ELENCO IMPEGNI DA MUTUI. Gli impegni da creare saranno accorpati per capitolo e all'interno di ogni capitolo per mutuante. La funzione MANUTENZIONE/CHIUSURA E RIAPERTURA ESERCIZIO/GENER. IMPEGNI DA MUTUI serve per generare automaticamente gli impegni con gli importi desunti dal Piano di Ammortamento dei mutui. Il numero di ciascun impegno generato verrà riportato sulle rate del mutuo corrispondente. Alla richiesta: PROCEDO ALLA GENERAZIONE DEGLI IMPEGNI DAI MUTUI? Si No digitare [S]i o [N]o, a seconda che i suddetti impegni si vogliono o meno generare. Se é stato risposto [S]i, si avrà una successiva richiesta: SU CAUSALE IMPEGNO INDICO IMPORTO: Iniz. carico Ente Rata del mutuo? digitare: [/] se non si intendono generare gli impegni; [I] se si vuole che sulla descrizione della causale venga indicato l'importo iniziale a carico dell'ente; [R] se si vuole indicare l'importo della rata. Verrà segnalato lo spazio disponibile negli archivi, che deve essere almeno pari al numero delle operazioni da generare. Nel caso in cui lo spazio fosse insufficiente, si dovrà selezionare la funzione MANUTENZIONE/GESTIONE ARCHIVI/ AMPLIAMENTO ARCHIVI scelta "Ampliamento" OPERAZIONI GENERALI. Verrà richiesto numero, tipo e data di delibera ed i dati dell'eventuale approvazione, da indicare sugli impegni in generazione. Queste informazioni sono facoltative. - Selezionare "[P]rocedo alla creazione" per avviare la generazione degli impegni - o "[M]odifica" per variare i dati relativi all'atto. - Selezionando la [/] si interrompe l'elaborazione e si esce dalla funzione. Comparirà il messaggio : La creazione degli impegni in automatico da Mutui è terminata!". Per i capitoli in cui non vi é disponibilità, la procedura non emetterà gli impegni. Non è obbligatorio generare questi impegni, in quanto si può decidere di pagare le quote dei mutui direttamente sugli stanziamenti di competenza tramite mandati a spesa fissa. Se il cliente decide di non procedere alla generazione e seleziona la funzione successiva, gli apparirà il messaggio: "NON SI E' ESEGUITO IL LAVORO PRECEDENTE. CONTINUO UGUALMENTE?" in questo caso rispondere [S]i e procedere con l'elaborazione. Se la generazione degli impegni da mutui non viene effettuata in questa sede, é possibile eseguirla anche dopo aver aperto il Provvisorio del nuovo anno. Impostare la data di lavoro al 2014, selezionare la funzione ALTRE PROCEDURE/MUTUI/GENER.IMPEGNI IN CORSO D'ANNO: questa funzione permette di generare gli impegni da mutui in corso d'anno ed ha funzionamento analogo alla funzione presente nelle chiusure. Una volta aperto il nuovo anno, il cliente può anche caricare gli impegni direttamente dalla funzione OPERAZIONI IN USCITA/IMPEGNI SUB-IMEPGNI/GESTIONE IMPEGNI e indicarli nel piano di ammortamenti dei mutui tramite la funzione ALTRE PROCEDURE/MUTUI/GESTIONE ARCHIVIO MUTUI.

9 e) Trasferimento riporti partite vincolate Selezionare la funzione8.3.5manutenzione/chiusura E RIAPERTURA ESERCIZIO/RIPORTI PARTITE VINCOLATE. Questa operazione, che può essere ripetuta in qualsiasi momento, memorizza gli incassi e pagamenti effettuati nell'anno 2013 sulla cassa vincolata e li indica come riporti nell'anno successivo. Rispondere [S]ì alla domanda "Procedo al trasferimento?"; rispondere [S]ì alla domanda "Sei proprio sicuro?". Comparirà il messaggio "Trasferimento delle partite vincolate terminato correttamente". f) Trasferimento fatture associate a nuovo esercizio Selezionare la funzione8.3.6manutenzione/chiusura E RIAPERTURA ESERCIZIO/TRASF.FATTURE ASSOCIATE A NUOVO. Con questa funzione, le fatture non pagate-incassate che erano associate ad un'operazione del vecchio esercizio e che hanno generato un residuo, verranno associate all'operazione a residui corrispondente, creata nel nuovo esercizio (si veda il punto c) sopra descritto). Il programma effettua la seguente richiesta: "FATTURE PER SOLO CAPITOLO LE METTO A RESIDUI? Si No" - Rispondendo [S]i, le fatture associate solamente al capitolo, verranno associate allo stesso capitolo nell'anno successivo a residui, - Rispondendo [N]o, la procedura lascierà a competenza tutte le fatture associate al solo capitolo. Successivamente rispondere [S]ì alla domanda "Procedo al trasferimento?"; rispondere [S]ì alla domanda "Sei proprio sicuro?". Comparirà il messaggio "Trasferimento delle fatture terminato correttamente". g) Creazione operazioni pluriennali Selezionare la funzione8.3.7manutenzione/chiusura E RIAPERTURA ESERCIZIO/CREAZIONE OPERAZIONI PLURIENNALI. Questa funzione genera automaticamente gli impegni e gli accertamenti pluriennali. Verrà segnalato lo spazio disponibile negli archivi, che deve essere almeno pari al numero delle operazioni da generare. Nel caso in cui lo spazio fosse insufficiente, si dovrà selezionare la funzione MANUTENZIONE/GESTIONE ARCHIVI/AMPLIAMENTO ARCHIVI scelta "Ampliamento" OPERAZIONI GENERALI. Alla richiesta: "Procedo alla creazione /=interruzione" selezionare "[P]rocedo alla creazione" per iniziare la generazione o selezionare [/] per interruzione. Se si intende procedere alla generazione, rispondere [S]ì alla domanda "Sei proprio sicuro?". Comparirà il messaggio "Generazione pluriennali andata a buon fine". Verranno creati in automatico, gli impegni e gli accertamenti desunti dalle funzioni OPERAZIONI IN USCITA/IMPEGNI SUB-IMPEGNI/IMPEGNI PLURIENNALI, OPERAZIONI IN

10 ETRATA/ACCERTAMENTI/ACCERTAMENTI PLURIENNALI. Gli importi sono quelli risultanti nella riga dell'anno che si sta aprendo (2012); gli impegni generati andranno a confluire nell'archivio delle funzioni OPERAZIONI INUSCITA/IMPEGNI SUB-IMPEGNI/GESTIONE IMPEGNI, OPERZIONI IN ENTRATA/ACCERTAMENTI/GESTIONE ACCERTAMENTI. In essi verranno indicati i dati del capitolo, delibera e causale. Se alcune operazioni non possono essere create, il programma lo segnalerà con apposito messaggio, dando la possibilità di averne l'elenco in una stampa nella quale verrà specificata la causa della mancata generazione (Indisponibilità su capitolo, Operazione già generata, Importo=0, Capitolo mancante). Una volta sistemati i problemi che hanno impedito la generazione, tali operazioni potranno essere inserite manualmente direttamente nel nuovo anno, dalle funzioni /2.2.3 degli Accertamenti/Impegni, o generate automaticamente dalle funzioni /2.2.5 degli Accertamenti/Impegni Pluriennali, cliccando sul bottone [G]enera. Nel caso questa fase venga saltata, effettuando la successiva, uscirà un messaggio in cui viene segnalato che NON SI E' ESEGUITA LA FUNZIONE PRECEDENTE. Se é stata saltata volutamente poiché non sono state gestite Operazioni Pluriennali, procedere ugualmente. Per vedere gli impegni o accertamenti che verranno generati è sufficiente stampare il relativo elenco con la funzione OPERAZIONI IN ENTRATA/ACCERTAMENTI/ACCERTAMENTI PLURIENNALI e con la funzione OPERAZIONI IN USCITA/ IMPEGNI SUB-IMPEGNI/IMPEGNI PLURIENNALI, selezionando [S]tampe e indicare l'anno che interessa in questo caso il 2014, in prossimità del campo "Anno da Stampare". h) Apertura esercizio provvisorio La funzione MANUTENZIONE/CHIUSURA E RIAPERTURA ESERCIZIO/APERTURA ESERCIZIO PROVVISORIO, consente di aprire l'esercizio Provvisorio. Rispondere [S]ì alla domanda "Procedo all'apertura del nuovo esercizio?". Rispondere [S]ì alla domanda "Sei proprio sicuro?". Al termine della funzione dovrà comparire il messaggio: "APERTURA NUOVO ESERCIZIO TERMINATA CORRETTAMENTE!" In caso contrario si dovranno contattare i tecnici Halley. Verificare l'effettiva apertura dell'esercizio provvisorio controllando che il messaggio visualizzato in alto nel menù principale sia: "Esercizio Competenza: 2014 PROVVISORIO". i) Stampa corrispondenza numero del residuo La funzione MANUTENZIONE/CHIUSURA E RIAPERTURA ESERCIZIO/STAMPA CORRISPONDENZA RESIDUI consente di controllare il nuovo numero assegnato alle operazioni (impegni/accertamenti/liquidazioni) nel 2014, create a residui e provenienti dall'anno precedente. Es. l'impegno numero 1876 del 2013 ha generato l'impegno a residui 754 del 2014 lasciando invariati tutti i dati precedenti compreso il numero della delibera. Per effettuare la stampa, impostare come data lavoro una qualsiasi dell'anno in cui sono state effettuate le Chiusure/Riaperture (in questo caso il 2013). Seguendo nell'esempio sopra indicato, l'operazione in questione può essere ricercata sia come impegno n del 2013 che come impegno n. 754 del 2014.

11 CONSIDERAZIONI FINALI Stando alle disposizioni di legge, - Se il Bilancio di Previsione viene approvato entro il 31/12, il nuovo esercizio 2014 deve essere aperto direttamente con lo Stato DEFINITIVO e si deve lavorare con il controllo dei dodicesimi; - Se il Bilancio di Previsione viene approvato dopo il 31/12, il nuovo esercizio viene aperto con lo Stato Provvisorio, e rimane tale fino a che il Bilancio di Previsione non viene approvato. Al termine della Gestione del Provvisorio (generalmente Febbraio/Marzo salvo eventuali proroghe), con la funzione BILANCI E GEST.CORRENTE/CHIUSURA ESERCIZIO PROVVISORIO, gli Stanziamenti della Previsione vengono riportati sugli Stanziamenti di Competenza 2014, passando dunque dal "PROVVISORIO" al "DEFINITIVO". In ogni caso, pur passando al Definitivo, sarà sempre possibile tornare in esercizio Provvisorio tramite la funzione MANUTENZIONE/DATI GENERALI PROCEDURA. Impostando come DATA LAVORO il 31/12/2013, sarà ancora possibile effettuare eventuali inserimenti o modifiche agli impegni - accertamenti - liquidazioni e in automatico, verranno riportate anche nel nuovo esercizio. OPERAZIONI DA FARE DOPO AVER ESEGUITO TUTTE LE FASI DELLE CHIUSURE/RIAPERTURE a) Inserimento del fondo Iniziale di Cassa Chi gestisce il bilancio secondo il DPR 421deve: - controllare, che nella funzione 8.7.4MANUTENZIONE/MOVIMENTI SUI BILANCI E OPERAZIONI/ CARICAMENTO BILANCIO, sia stato inserito il capitolo relativo al Fondo Iniziale di Cassa. [R]icercarlo per descrizione (deve risultare tra le ENTRATE e deve avere solo la DESCRIZIONE, il CAPITOLO e, se necessario, l'articolo). - Digitare [M]odifica ed indicare l'importo del fondo in prossimità del campo STANZIAMENTO INIZIALE DI CASSA. - Selezionare la funzione MANUTENZIONE/DATI GENERALI PROCEDURA - seconda pagina - settore DATI BILANCIO, e verificare che tale capitolo risulti associato. - Nella stessa funzione - pagina 2 - indicare l'importo del fondo distinto tra Cassa Libera e Cassa Vincolata. Per chi gestisce il bilancio in base aldlgs.267/00 deve: - Selezionare la funzione 8.1 MANUTENZIONE/DATI GENERALI PROCEDURA, accedere alla seconda pagina, nel settore DATI GENERALI DELL'ENTE e indicare gli importi in prossimità del campo FONDO CASSA IN.. Indicare il fondo iniziale di cassa sia nella colonna 'Senza Vincolò, che nella colonna 'Con Vincolò. In automatico la somma verrà indicata nella colonna 'Totale. Digitare la FRECCIA IN BASSO per uscire. b) Stampa dei residui Subito dopo la riapertura del 2014, con data 01/01/2014, eseguire la stampa dei residui, dalla funzione1.4.1operazioni IN ENTRATA/ELENCHI ACCERTAMENTI/ACCERTAMENTI e 2.5.2OPERAZIONI IN USCITA/ELENCHI IMPEGNI/ IMPEGNI SUB-IMPEGNI/; scelte [Tutti] poi[solo residui]. Confrontare la stampa con quella già eseguita nel 2013 prima di fare le CHIUSURE/RIAPERTURE (si veda il punto 4 - d) del paragrafo "OPERAZIONI PRELIMINARI") per verificare la corrispondenza degli importi indicati. Eseguendo le stampe sopra indicate in momenti successivi al 01/01/2014 si potrebbero riscontrare incongruenze, dovute all'eventuale inserimento o modifica di operazioni a residui in data successiva al 01/01/2014.