La gestione documentale e il ruolo del printing: opportunità e vantaggi

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1 La gestione documentale e il ruolo del printing: opportunità e vantaggi La gestione documentale e il ruolo del printing: opportunità e vantaggi Realizzato da NetConsulting per HP Imaging & Printing Group

2 La gestione documentale e il ruolo del printing: opportunità e vantaggi Realizzato da NetConsulting per HP Imaging & Printing Group 18 Dicembre NetConsulting - 1 -

3 INDICE 1 Introduzione Obiettivi e metodologia dello studio Executive Summary Il ruolo dell IT nell attuale contesto di mercato Lo scenario economico attuale e la domanda di IT Le priorità delle aziende e dei loro Sistemi Informativi Gli sprechi e le inefficienze legate all utilizzo del cartaceo L attenzione all ambiente e le strategie di Green IT Le iniziative green nella Pubblica Amministrazione Le criticità e i costi nella gestione tradizionale dei flussi documentali Le criticità e i costi della gestione dell ambiente di stampa Le criticità e i costi della gestione tradizionale dei flussi documentali I driver della gestione documentale Le soluzioni innovative di printing e di gestione dei documenti: la vision e l approccio di HP Imaging & Printing Group La strategia di HP per l innovazione dei processi di printing La proposta di HP IPG I casi di successo di HP IPG L impatto di soluzioni innovative di printing e gestione documentale sul business I risparmi ottenibili attraverso l innovazione dei processi di stampa I risultati in termini di maggior rispetto dell ambiente I vantaggi in termini di sicurezza e compliance I vantaggi in termini di adempimento alle normative che abilitano flussi documentali digitali I vantaggi di una gestione dei flussi documentali in digitale Un approccio corretto al printing e alla gestione dei documenti Un approccio corretto alla gestione documentale: approccio per processi L impatto della digitalizzazione dei processi documentali sul sistema Paese Il risparmio da ottimizzazione dei processi di printing sul sistema Paese Il risparmio da digitalizzazione dei flussi documentali per il sistema Paese L impatto della digitalizzazione dei documenti sull ambiente NetConsulting - 2 -

4 INDICE DELLE FIGURE Fig. 1 Gli obiettivi dello studio Fig. 2 L andamento del PIL nei principali Paesi ( ) Fig. 3 Le priorità delle aziende per far fronte alla crisi Fig. 4 Le misure adottate dalle aziende in Italia Fig. 5 Le dieci priorità dei CIO per il Fig. 6 L uso del cartaceo nelle aziende europee Fig. 7 Gli obiettivi dello sviluppo sostenibile dei Sistemi Informativi Fig. 8 Presenza di Piani per la riduzione del consumo energetico Fig. 9 Le dieci regole per il risparmio della carta negli uffici pubblici Fig. 10 Le criticità nella gestione dei processi di stampa Fig. 11 I costi della gestione dei processi di stampa nei diversi settori Fig. 12 Le esigenze di gestione dei documenti nei diversi processi Fig. 13 I costi delle inefficienze nella gestione dei documenti Fig. 14 I costi della gestione tradizionale dei documenti nella Pubblica Amministrazione Fig. 15 I driver della gestione documentale Fig. 16 La vision di HP per l innovazione dei processi di printing Fig. 17 L offerta di HP e i vantaggi per le aziende Fig. 18 I risparmi derivanti dall ottimizzazione dei processi di stampa Fig. 19 L impatto ambientale la riduzione dei volumi di stampa e dei costi energetici Fig. 20 Principali normative con impatto su sicurezza dati e informazioni Fig. 21 Principali normative per la gestione elettronica dei documenti Fig. 22 I vantaggi della fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva nei processi amministrativi Fig. 23 I requisiti del patrimonio informativo Fig. 24 I nuovi strumenti di collaborazione Fig. 25 Il processo di gestione documentale Fig. 26 I processi più critici per gestione dei flussi documentali nei diversi settori Fig. 27 Un approccio integrato alla gestione dei documenti Fig. 28 La realizzazione di un progetto di gestione documentale Fig. 29 La riduzione dei volumi di stampa per singolo dipendente nei diversi settori Fig. 30 Il risparmio per il sistema Paese da gestione innovativa del printing Fig. 31 I risparmi da gestione documentale digitale per il Sistema Paese Fig. 32 L impatto ambientale della digitalizzazione dei flussi documentali NetConsulting - 3 -

5 1 Introduzione La crisi economica e quella finanziaria stanno avendo un impatto considerevole su qualunque tipologia di business e gestione aziendale. Rappresentano un forte driver per individuare ed eliminare inefficienze in passato spesso trascurate, seppur espressione di sprechi che si traducevano in costi ingiustificati, calo della produttività dei singoli, freni alla normale ed efficiente gestione dei processi. In una situazione economica e congiunturale in cui i comportamenti delle aziende sono orientati alla realizzazione di investimenti effettivamente necessari e al contenimento dei budget, l innovazione ICT può rappresentare uno strumento di recupero di efficienza e di contenimento dei costi, oltre che di evoluzione del business, obiettivi strettamente correlati: una maggiore efficienza dei processi libera risorse che possono essere impiegate nell evoluzione del business. Le aziende, quanto più di elevate dimensioni, non rinunciano ad innovare e ad investire in IT, lo fanno cercando l innovazione meno costosa, più accessibile, più utile per il business, i cui benefici siano facilmente misurabili e sfruttabili. Tra le aree che hanno generato inefficienze, in passato, vi sono sicuramente i processi di stampa. Questi ultimi, se inseriti in una più ampia dimensione di gestione dei flussi documentali in azienda, possono rappresentare un area di recupero di efficienza e uno strumento per migliorare la gestione dei processi documentali critici, un area su cui l azienda può agire per mettere in pratica un approccio orientato ad un maggior rispetto dell ambiente. Nonostante i vantaggi dell eliminazione dei documenti cartacei, nelle organizzazioni pubbliche come nelle realtà private, siano rilevanti, un contesto economico che rinunci totalmente al cartaceo è difficilmente ipotizzabile. Di conseguenza, investire sull ottimizzazione e l innovazione dei processi di stampa non significa rinunciare alla dematerializzazione, ma creare condizioni che rendano più agevole il passaggio a documenti in formato elettronico. Investimenti rivolti all innovazione degli ambienti di stampa, quindi, sono complementari, più che in antitesi, a investimenti di dematerializzazione dei flussi documentali NetConsulting - 4 -

6 Talvolta, l ottimizzazione dei processi di printing può rappresentare un azione di partenza, meno invasiva e a costi più contenuti, per intraprendere una strategia più generale di razionalizzazione e ottimizzazione della gestione documentale e dei processi. Perchè un percorso di ottimizzazione dei processi di printing e di gestione dei flussi documentali sia realizzabile e soddisfi aspettative di efficientamento e supporto all evoluzione del business (crescita, differenziazione rispetto alla competition), è necessario che vi sia consapevolezza dei costi di una gestione inefficiente dei flussi documentali, oltre che conoscenza delle misure approccio, comportamento, tecnologia - che si possono intraprendere per: recuperare efficienza e migliorare l operatività aziendale già nel breve periodo migliorare la capacità competitiva in una visione di più lungo termine. 1.1 Obiettivi e metodologia dello studio Obiettivo di questo lavoro, realizzato da NetConsulting per HP IPG, vuole essere quello di: diffondere consapevolezza sui reali costi dei processi di stampa e di gestione dei documenti, del loro impatto sulle singole realtà aziendali e sul sistema Paese dare visibilità dei percorsi e delle soluzioni che consentono di migliorare, a partire dai processi di stampa, la gestione dei documenti e l efficienza dei processi aziendali dare visibilità dei vantaggi, per la singola azienda, di soluzioni innovative di gestione dei documenti in termini di costi, sicurezza dei flussi di informazioni, miglioramento della produttività dei singoli, compliance, creazione delle condizioni per un più agevole rispetto dell ambiente proiettare sul sistema Paese l impatto quantificato sulle singole realtà aziendali, sia a livello di costi che di sostenibilità ambientale. In definitiva, quello che si vorrà dimostrare è che la conoscenza, il monitoraggio e l innovazione della stampa - punti cruciali della strategia proposta da HP IPG - intesa come una delle prime fasi del ciclo di vita del documento, può confluire in un più ampio discorso di digitalizzazione dei flussi documentali, incrementandone i ritorni economici e non solo (Fig. 1) 2009 NetConsulting - 5 -

7 Fig. 1 Gli obiettivi dello studio Conoscenza Controllo Innovazione Acquisizione Stampa/ Produzione Distribuzione/ condivisione Ciclo di vita del documento Archiviazione Produttività Efficienza Compliance Accelerazione flussi di lavoro Ambiente Costi Security Fonte: NetConsulting Il lavoro è stato realizzato attraverso: assessment con referenti di HP IPG, per focalizzare l offerta e la value proposition di HP assessment su case history HP IPG documenti interni ad HP IPG dati e informazioni provenienti da varie fonti (NetConsulting, Istat, Gartner, All Associate Group, EnergyStar, ecc.) utilizzate essenzialmente per descrivere scenari attuali ed evolutivi, oltre che come base di partenza per analisi di impatto su singole realtà aziendali e sul Sistema Paese NetConsulting - 6 -

8 2 Executive Summary La situazione congiunturale ha portato le aziende di tutti i settori a rivedere le proprie strategie e i propri piani secondo logiche di ottimizzazione, maggiore efficienza, riduzione dei costi. Di conseguenza, per i Sistemi Informativi, diventano prioritari interventi volti a recuperare efficienza, ridurre i costi operativi e migliorare la produttività; oltre che il supporto alle linee di business nel riposizionare eventualmente l azienda sul mercato, nell adempiere a vincoli normativi, nel contribuire ad un maggior rispetto dell ambiente. La gestione dei documenti rappresenta sicuramente una leva strategica nel perseguire tutte le priorità citate: è spesso fonte di sprechi e inefficienze negli uffici italiani, si stampano ogni anno 240 miliardi di pagine (Fonte: Ceris-CNR, 2007), di cui il 20% stampate per errore. La riduzione di questi sprechi contribuisce ad una maggior tutela dell ambiente crescono in misura considerevole i volumi di informazioni destrutturate, a seguito di processi di comunicazione e collaborazione sempre più guidati da logiche 2.0 la protezione dei documenti e delle informazioni determina la capacità dell azienda di essere compliant alle diverse normative, a partire da quelle che disciplinano la tutela della privacy flussi documentali più fluidi, in tutti i processi aziendali, velocizzano il processo decisionale e la capacità dell azienda di adattarsi ad un contesto di mercato in continua evoluzione. I Sistemi Informativi delle diverse realtà aziendali, in tutto il mondo, sono consapevoli che, attraverso l ottimizzazione dei flussi di documenti possano contribuire al rispetto ambientale: riduzione delle stampe e dei consumi energetici sono obiettivi prioritari di strategie di sviluppo sostenibile. Strategie green oriented si stanno diffondendo in tutti i settori, non ultima la Pubblica Amministrazione, anche in attuazione di interventi comunitari rientranti nella Strategia Europea per lo Sviluppo Sostenibile. Perchè un percorso di ottimizzazione dei flussi documentali sia realizzabile e soddisfi aspettative di efficientamento e supporto all evoluzione del business, è necessario che vi sia consapevolezza delle criticità e dei costi di una gestione tradizionale dei flussi documentali NetConsulting - 7 -

9 Agire sulle criticità dei flussi documentali vuol dire, infatti, ridurre una serie di costi nascosti che spesso impattano negativamente sui livelli di efficienza aziendale. Basti considerare che: i costi di printing, in media, incidono sul fatturato aziendale per il 6,1% e rappresentano il 10% del costo totale della gestione documentale ogni documento viene duplicato dalle 9 alle 11 volte generando un costo di circa 18 Euro un documento su 20 viene perduto e il 3% dei documenti viene archiviato non correttamente, generando un costo di recupero del singolo documento pari a 120 Euro vengono sprecati ogni anno diversi milioni di Euro per pagine stampate e cestinate. Le soluzioni oggi presenti sul mercato abilitano percorsi innovativi nella gestione dei documenti lungo tutto il loro ciclo di vita acquisizione, distribuzione/condivisione, archiviazione -. Nell ambito della gestione degli ambienti di stampa, fornitori IT come HP si stanno sempre più focalizzando sull offerta di un servizio completo. Alla base della strategia di HP IPG vi è la considerazione dell ambiente di stampa come un contesto multidimensionale e organico che il fornitore tende a gestire in toto offrendo: servizi di ottimizzazione e razionalizzazione, soluzioni, dispositivi di stampa tecnologicamente avanzati, materiali di consumo e assistenza tecnica. Si tratta di offerte strutturate nell ottica di supportare le aziende nel perseguimento di quattro obiettivi di fondo: ottimizzazione, riduzione dei costi, miglioramento dei flussi di lavoro, riduzione dell impatto ambientale delle proprie attività, attraverso un minor consumo energetico e una maggiore attenzione al riciclo di materiale di stampa consumabile. L impatto di percorsi innovativi nella gestione dei documenti è notevole, sia a livello di singola azienda, sia sul sistema Paese, su più fronti. La singola azienda, a seguito di interventi di innovazione dei processi di stampa, ha l opportunità di usufruire di vantaggi stimabili in: un risparmio di costi e recupero di risorse IT interne una riduzione dei volumi di stampa del 30% una riduzione dei costi energetici del 46% un risparmio complessivo sui costi di gestione delle attività di stampa del 40% un maggior livello di security del patrimonio informativo aziendale un supporto nel recepire normative che impongono o comunque stimolano interventi di dematerializzazione dei flussi documentali NetConsulting - 8 -

10 Vantaggi ancora più consistenti possono derivare da interventi di dematerializzazione di interi processi: la fatturazione elettronica può generare risparmi del 50-60% (circa 4 Euro su singola fattura attiva, 9 euro su fattura passiva) il ricorso alla Posta Elettronica Certificata in sostituzione della raccomandata cartacea, piuttosto che l adozione del cedolino elettronico, in sostituzione di quello cartaceo, possono generare un risparmio del 90% circa. Quale può essere, quindi, un possibile percorso che dia maggiori opportunità in termini di raggiungimento dei vantaggi descritti? Seppur sia difficile definire un percorso di innovazione che si adatti a qualunque realtà aziendale, in generale come nella gestione dei documenti, è possibile comunque definire degli aspetti/accorgimenti da non trascurare. E necessario che vi sia consapevolezza, da parte dell azienda, che un progetto di gestione documentale debba partire dall analisi dei processi, da quelli più critici per tipologia o volumi di documenti gestiti, che vengano garantiti i requisiti fondamentali di flussi di dati e informazioni integrità, disponibilità, riservatezza, che si effettuino interventi di re-engineering dei processi onde evitare di adattare flussi informativi a processi di per sé poco efficienti, che vengano rispettate policy di security e create le condizioni per l introduzione di strumenti di dematerializzazione quali firma digitale, PEC, conservazione sostitutiva. Alla luce di queste considerazioni, è evidente come un miglioramento della gestione documentale guidata da obiettivi di ottimizzazione dei processi, riduzione dei costi, compliance, maggior rispetto dell ambiente, non si basi solo sulle infrastrutture, seppur presentino determinate caratteristiche affidabili, performanti, green oriented, cost saving -, ma impatta in maniera determinante sui processi e le persone che questi gestiscono. Sulle persone, in particolare, potranno essere richiesti interventi di change management finalizzati ad allineare il loro approccio e il loro comportamento agli obiettivi che l azienda vorrà perseguire. Approcciare progetti di gestione documentale in quest ottica vuol dire contribuire al raggiungimento di vantaggi che a livello di sistema Paese si traducono in: un risparmio di circa 2 miliardi di Euro relativi a progetti di innovazione degli ambienti di stampa una riduzione del 46% dei consumi energetici imputabili ad attività di stampa 2009 NetConsulting - 9 -

11 un risparmio di più di 16 miliardi di Euro derivante dall introduzione di Posta Elettronica Certificata, fatturazione elettronica, cedolino elettronico negli enti pubblici, trasmissione telematica di certificati tra enti pubblici almeno 48 miliardi di pagine stampate in meno, corrispondenti a 4 milioni di alberi salvati e 830 mila tonnellate di emissioni di CO 2 in meno ogni anno NetConsulting

12 3 Il ruolo dell IT nell attuale contesto di mercato 3.1 Lo scenario economico attuale e la domanda di IT Il contesto economico nel quale le imprese si trovano ad operare è profondamente influenzato dai riflessi della crisi finanziaria che ha colpito in maniera più o meno forte tutti i Paesi e dalla crescente incertezza sulle prospettive future. Le previsioni macroeconomiche dei principali istituti mondiali per il biennio indicano una crescita negativa per il 2009 in tutti i maggiori Paesi, in particolare in Giappone, Germania e Italia. Nel nostro Paese, se da un lato le stime del PIL 2009 sono fortemente negative (-5,1%), quelle per il 2010 sono state invece riviste al rialzo (+1%), testimoniando l inizio di una leggera ripresa dell economia, seppur lenta e graduale (Fig. 2). Fig. 2 L andamento del PIL nei principali Paesi ( ) Mondo USA Giappone Zona Euro Germania UK Francia Italia 2,5% 1,7% 3.1% 1.5% 0,8% 1.7% 0.3% 0.3% 0.9% 0.9% 1% * 0,2% 0,4% -1.1% -1,4% -2.7% -0,3% -0,6% -2.4% -0,1% -2,6% -5.4% -4.2% -4,8% -5.3% -4.4% -4,2% -3,0% -5.1% -5,1% -6,0% -6,2% 2009E 2010E Revisioni 2009 ad ottobre Revisioni 2010 ad ottobre Fonte: World Economic Outlook FMI, Luglio 2009 e revisioni Ottobre 2009 *Centro Studi Confindustria, 19 Ottobre NetConsulting

13 La situazione di crisi e incertezza ha indotto le imprese ad adottare politiche di riduzione dei costi e di annullamento di piani di investimento già programmati. In questa situazione, i budget destinati alla spesa e agli investimenti in IT hanno subito forti contrazioni: secondo le ultime previsioni, il mercato IT in Italia subirà nel 2009 un rallentamento del 7,4% rispetto al 2008 (Fonte: Assinform/NetConsulting 2009). 3.2 Le priorità delle aziende e dei loro Sistemi Informativi Le aziende stanno mettendo in atto strategie che, da una parte, evidenziano la necessità di recuperare efficienza, dall altra, l intenzione di riposizionarsi sul mercato rivedendo il proprio modello di business e la propria offerta. Infatti, se la riduzione dei costi operativi si presenta come l esigenza più sentita dalle aziende, a livello internazionale, un ruolo comunque significativo viene attribuito ad altre leve di miglioramento dell efficienza aziendale come interventi di natura organizzativa (ristrutturazioni) volti sia a contenere i costi che a migliorare la produttività, allo sviluppo di nuovi prodotti o servizi, ad interventi che rendano l azienda più pronta e più veloce nel rispondere ad un contesto di mercato in continua evoluzione (Fig. 3). Fig. 3 Le priorità delle aziende per far fronte alla crisi Riduzione dei costi operativi 45% Maggiore flessibilità e rapidità nel rispondere ai cambiamenti del contesto economico Sviluppo di nuovi prodotti/servizi 30% 30% Ristrutturazione aziendale per ridurre i costi/aumentare la produttività Pianificazione strategica di lungo periodo 26% 26% Fonte: McKinsey Global Economic Conditions Survey results, Settembre NetConsulting

14 Le esigenze e le azioni intraprese non mutano passando dal contesto internazionale a quello nazionale: le aziende stanno agendo sia sul fronte della razionalizzazione dei processi, sia sul miglioramento delle relazioni con i clienti, anche attraverso un miglioramento dei servizi post vendita, ovvero attraverso iniziative finalizzate a mantenere il più possibile stabile una base clienti caratterizzata da consumi spesso in calo (Fig. 4). Fig. 4 Le misure adottate dalle aziende in Italia Ottimizzazione/ Automazione processi 76,2% 85,7% Riduzione / monitoraggio costi 52,4% 59,1% Miglioramento relazioni con i clienti Governance Supporto vendita/ Post vendita Miglioramento redditività Rivisitazione/ ampliamento offerta 19,0% 28,6% 28,6% 23,8% 14,3% 19,0% 14,3% 11,4% 9,5% 7,0% Fonte: NetConsulting 2009 (indagine campionaria) Cambia lo scenario, cambiano le esigenze delle imprese, allineati a questi cambiamenti sono le priorità dei CIO. Le priorità dei CIO di aziende operanti in diversi Paesi evidenziano una serie di percorsi complementari (Fig. 5): una ricerca di maggiore efficienza a tutti i livelli, nell azienda in generale e nell area IT, sia attraverso un miglioramento della produttività che attraverso la riduzione dei costi un ruolo attivo dell IT, che a sua volta discende dall allineamento con le funzioni di business, nell abilitare processi di cambiamento dei processi di business orientati a migliorare la capacità di risposta al mercato, a garantire il rispetto della compliance un ruolo innovativo dell IT che trova il driver più forte nell innovazione degli stessi sistemi 2009 NetConsulting

15 la ricerca di un ruolo di leadership del CIO, minacciato talvolta da linee di business che, anche grazie alla diffusione di strumenti di social networking e dispositivi utente sempre più evoluti, tendono a bypassare i Sistemi Informativi nell evoluzione tecnologica della propria area di business. Fig. 5 Le dieci priorità dei CIO per il Produttività e riduzione dei costi Allineamento IT e Business Agilità del business e time to market Reengineering dei processi di business Riduzione dei costi IT Affidabilità ed efficienza Pianificazione strategica dell IT IT Innovation Sicurezza e privacy Ruolo di leadership del CIO Fonte: NetConsulting su Society for Information Management, 2009 Spesso il recupero di efficienza viene ricercato attraverso la riduzione di voci di costo più visibili: costo del lavoro, costi legati a processi di produzione non completamente ottimizzati, ecc. Si trascurano, o comunque non viene data priorità, a costi nascosti all interno dei processi aziendali. A maggior ragione in un contesto economico come quello attuale, politiche di annullamento o comunque riduzione dei costi nascosti possono rappresentare una leva importante per recuperare margini di efficienza e liberare risorse finanziare per nuovi investimenti. Una delle aree di maggiore criticità in termini di sprechi e inefficienze, spesso sottovalutata all interno delle aziende, è quella legata ai processi di printing e di gestione dei documenti. 3.3 Gli sprechi e le inefficienze legate all utilizzo del cartaceo Nonostante l aumentata sensibilità verso la riduzione degli sprechi di carta, l ottimizzazione della gestione dei documenti all interno dell azienda spesso non rappresenta una priorità. Probabilmente 2009 NetConsulting

16 per le difficoltà a quantificare gli impatti che derivano da una inefficiente gestione del workflow documentale, impatti che incidono, invece, sulla produttività e sulla redditività dell azienda, oltre che sulla sua capacità di rispettare l ambiente. L utilizzo del cartaceo negli uffici italiani è ancora elevato: 1,2 milioni di tonnellate di carta, corrispondente ad un consumo per addetto di 80 kg e ad un totale di 240 miliardi di fogli stampati ogni anno (Fonte: Ceris-CNR, 2007). Da considerare, inoltre, che il 20% delle pagine viene stampato per errore e immediatamente cestinato, la vita media del 30% dei fogli stampati si stima sia di appena 30 minuti (Fonte: Cnipa 2007, convegno sulla dematerializzazione dei documenti e la conservazione sostitutiva). L impatto ambientale di tale approccio è notevole: il consumo di 240 miliardi di pagine stampate corrisponde all emissione di 4 milioni di tonnellate di CO 2 e all abbattimento di più di 20 milioni di alberi (Fonte: Censis-CNR). A livello europeo, non sembrano emergere comportamenti particolarmente virtuosi, i volumi di pagine stampate negli uffici pubblici e privati è ancora elevato in tutti i Paesi e l Italia si caratterizza per i maggiori sprechi, seppur si rilevi qualche miglioramento: se la media europea è di 31 pagine al giorno per dipendente, in Italia si arriva a 32 pagine. Dal punto di vista settoriale, Servizi e Commercio si caratterizzano come settori a maggior consumo di carta in tutti i Paesi europei (Fig. 6) NetConsulting

17 Fig. 6 L uso del cartaceo nelle aziende europee Numero medio di pagine stampate per dipendente nei diversi Paesi Numero medio di pagine stampate per dipendente nei diversi settori Spagna Germania Commercio UK Italia EU Servizi Industria Francia Svezia Settore pubblico Fonte: NetConsulting su Ipsos Global, 2007 (indagine realizzata su dipendenti appartenenti ai settori Industria, Commercio, Servizi e Pubblica Amministrazione in 13 Paesi) Se si considera anche la crescita continua dei volumi di informazioni provenienti da fonti sempre più diversificate documenti interni ed esterni cartacei ed elettronici, sistemi aziendali, mobile device, Web/social network - che un impresa si trova a dover gestire, è evidente come misure e comportamenti finalizzati all ottimizzazione dei flussi di documenti e alla responsabilizzazione dei dipendenti siano assolutamente necessari. Relativamente al comportamento dei dipendenti, infatti, il 57% dei dirigenti aziendali europei ritiene che occorra una maggiore responsabilizzazione sulle attività documentali poiché si tende a sottovalutare aspetti quali efficienza, risparmio, eco-sostenibilità, si pone ancora scarsa attenzione ad esempio ad errori di stampa piuttosto che alla duplicazione (Fonte: Coleman Parkes Reasearch Ltd., ottobre 2009). 3.4 L attenzione all ambiente e le strategie di Green IT Sia per le pressioni dell opinione pubblica, sia per la presenza di normative ad hoc, le aziende sono più portate ad integrare nelle proprie strategie lo sviluppo sostenibile, valutandone anche i benefici in termini di innovazione, creazione di valore, immagine aziendale. E i primi obiettivi di strategie di 2009 NetConsulting

18 sviluppo sostenibile messe in atto dalle direzioni Sistemi Informativi delle aziende di tutto il mondo riguardano proprio la riduzione dei volumi di stampa e la riduzione dei consumi energetici (Fig. 7). Fig. 7 Gli obiettivi dello sviluppo sostenibile dei Sistemi Informativi Riduzione della quantità di stampa 95% Riduzione del consumo di energia Sostituzione di PC e componenti dei SI, all'interno di specifici programmi di riciclaggio Scelta di fornitori rispettosi dell'ambiente 58% 52% 67% Costruzione di edifici "verdi" 35% Valutazione dello sviluppo sostenibile dei nuovi progetti 31% Fonte: CSC Barometro CIO, indagine internazionale, settembre 2009 Spesso il contenimento dei costi energetici è alla base di piani ben definiti: il 47% delle aziende intervistate nell ambito di un indagine internazionale ha dichiarato di avere un piano di riduzione del consumo energetico in corso di realizzazione, il 28% di esse sta rivedendo il piano implementato già da tempo (Fig. 8) NetConsulting

19 Fig. 8 Presenza di Piani per la riduzione del consumo energetico Piano in corso di sviluppo 47% Piano presente ma in corso di revisione 28% Nessun Piano ma se ne sta discutendo 14% Piano presente e non in corso di rivisitazione 6% Nessun Piano e non si pensa di introdurlo 4% Fonte: Green IT Report Global, indagine internazionale, maggio 2009 A fronte di una maggiore sensibilità agli aspetti ambientali, complice anche la crisi, le aziende tendono sempre più a far leva, e quindi a chiedere soluzioni a basso consumo energetico, per ottimizzare i loro ambienti IT e ridurre i costi operativi. 3.5 Le iniziative green nella Pubblica Amministrazione Spesso iniziative di maggior tutela dell ambiente derivano dal recepimento di interventi comunitari, è il caso ad esempio del Decreto PAN GPP, il Piano d'azione per la sostenibilità ambientale dei consumi della Pubblica Amministrazione, che ha portato ad un ultimo intervento legislativo lo scorso ottobre (12 ottobre 2009). Questo Decreto rappresenta un riferimento importante per la diffusione di una maggiore sensibilità al rispetto dell ambiente nell ambito della Pubblica Amministrazione, in attuazione di interventi normativi della Comunità Europea rientranti nella Strategia Europea per lo Sviluppo Sostenibile, chiede, infatti, alle amministrazioni di avviare campagne di sensibilizzazione e informazione per un uso corretto della carta e delle stampe. A seguito della pubblicazione del Decreto sono state definite regole che i dipendenti pubblici sono tenuti a rispettare (Fig. 9) 2009 NetConsulting

20 Fig. 9 Le dieci regole per il risparmio della carta negli uffici pubblici Limitare il numero di copie Incrementare la posta elettronica per diffondere e condividere documenti Evitare di stampare documenti che possono essere consultati in video Adottare la modalità di copia fronte/retro e preferire la stampa di più pagine per foglio Fotocopiare in formati ridotti Riusare le stampe di lavoro già usate su un lato Acquistare apparecchiature che garantiscano le stampa fronte/retro e l uso di carta riciclata Predisporre cestini per la raccolta differenziata accanto alle stampanti Assicurarsi e monitorare che la ditta di pulizie faccia raccolta differenziata Attivare campagne di sensibilizzazione sull uso corretto della risma Fonte: Il Sole 24 Ore su Ministero dell ambiente, 12 ottobre 2009 Altra iniziativa significativa è rappresentata dal GPP (Green Public Procurement) lanciato dalla Commissione europea.... approccio in base al quale le Amministrazioni Pubbliche integrano i criteri ambientali in tutte le fasi del processo di acquisto, incoraggiando la diffusione di tecnologie ambientali e lo sviluppo di prodotti validi sotto il profilo ambientale, attraverso la ricerca e la scelta dei risultati e delle soluzioni che hanno il minore impatto possibile sull ambiente lungo l intero ciclo di vita. Il Green Public Procurement rappresenta uno strumento di politica ambientale volto a favorire un mercato di prodotti e servizi a ridotto impatto ambientale attraverso la leva della domanda pubblica. Le autorità pubbliche che intraprendono azioni di GPP si impegnano sia a razionalizzare acquisti e consumi che ad incrementare la qualità ambientale delle proprie forniture ed affidamenti NetConsulting

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