PRINCIPALI CARATTERISTICHE PROCEDURA In Progress GESTIONE COMMESSE AGENZIE PUBBLICITARIE

Transcript

1 PRINCIPALI CARATTERISTICHE PROCEDURA In Progress GESTIONE COMMESSE AGENZIE PUBBLICITARIE La procedura e' stata sviluppata con un DataBase relazionale multipiattaforma (il programma puo indistintamente essere utilizzato sotto ambiente Windows 98, NT, 2000, XP o Apple Mac OS 9/x) sotto un'architettura di tipo Client/Server e permette una gestione multiaziendale. Gli utenti che utilizzano InProgress sono associati a Servizi (Amministrazione, Gestione, Preventivi, Media, Progress, ecc.) per ognuno dei quali possono essere definiti i diritti di accesso (visualizzazione, inserimento, modifica, cancellazione e stampa) su ogni singolo archivio del database. E possibile usufruire di uno strumento di posta elettronica interna a InProgress per gestire le Comunicazioni fra gli utenti relative all apertura di nuove commesse, al loro stato avanzamento o semplicemente a comunicazioni di servizio. Gli archivi della procedura sono stati raggruppati sotto 4 argomenti: Tabelle, Anagrafiche, Job e Fatturazione: Gestione tabelle di base Tali archivi mantengono le informazioni di base necessarie alla gestione di campi che sono standardizzati, che variano nel tempo molto raramente. Ogni registrazione di una singola tabella è definita con un codice (nella maggior parte dei casi creato automaticamente dalla procedura) che identifica in modo univoco la singola registrazione e una descrizione; le tabelle di base sono destinate a una gestione prioritaria necessaria sia per evitare che differenti operatori assegnino descrizioni diverse per lo stesso oggetto, sia per non dovere inserire più volte da tastiera gli stessi valori (ad esempio il sig. Rossi sarà inserito una sola volta per tutta la storia del database). Le tabelle in questione sono : T1) Settori Ad ogni scheda anagrafica di un Fornitore possono essere associate più parole chiave che identificano le categorie socio-professionali come Fotografi, Creativi, Illustratori, ecc. Se nella compilazione di un Preventivo si vogliono richiamare tutti i Fotografi del database, si utilizza come chiave di ricerca il Settore associato all anagrafica Fornitori PresInProgrVillGlob doc

2 T2) Testate La tabella contiene i nomi delle Testate collegate ognuna al rispettivo Concessionario (che anno per anno può variare) da associare ai Piani Media (Es. Sole 24 Ore conc. Ventiquattrore System S.p.A., La Nazione conc. S.P.E. S.p.A., ecc.) e con la possibilita di indicare l indirizzo di Corrispondenza. T3) Iniziative Sono parole chiavi codificate per raggruppare più Richieste di lavoro dello stesso cliente facenti parte di uno stesso pacchetto. T4) Gruppi lavoro T5) Tipi lavoro Rappresentano parole chiave strutturate a 2 livelli che vengono associate alle Richieste lavoro al momento della loro codifica; l archivio Gruppi contiene ad esempio i seguenti valori: Confezione, Diretta, Istituzionale, ecc. Per ogni gruppo lavoro possono essere creati n Tipi lavoro; ad es. per il Gruppo Confezione possono essere codificate le voci: Blister, Carta da imballo, Imballo esterno, Nastro personalizzato, Nuova confezione di prodotto, Shopper, ecc. Per ogni Tipo lavoro sulla tabella viene definito il Promemoria, ossia lo scheletro che dovrà seguire il testo della Commessa una volta assegnata la chiave Gruppo/Tipo lavoro; se ad esempio alla codifica di una nuova richiesta di lavoro si assegna la chiave Confezione - Nuova confezione di prodotto, il testo dovrà seguire il seguente promemoria: f.to colori scatto fotografico. Cio risulta molto utile per evidenziare in maniera automatica al Servizio Preventivi le informazioni necessarie per la compilazione del preventivo stesso. T6) Gruppi Fasi T7) Fasi lavoro Rappresentano parole chiave strutturate a 2 livelli che vengono assegnate ad ogni voce di Preventivo al momento della loro codifica; l archivio Gruppi contiene ad esempio i seguenti valori: Creativa, Esecutiva, Produzione e stampa, ecc. Per ogni gruppo Fase possono essere creati n Fasi lavoro; ad es. per il Gruppo Creativa possono essere codificate le voci: Adattamento dell impagino, Impagino definitivo, Progetto, Redazione dei testi, Studio, ecc. E così possibile effettuare un interrogazione del database che all interno di un determinato intervallo di tempo permetta di individuare tutti i Preventivi (interni, terzi fornitore, fatturati, non fatturati, ecc.) che si riferiscono ad una determinata Fase lavoro. Per una eventuale integrazione dei dati di InProgress con il programma gestionale adottato in azienda, è possibile assegnare ad ogni chiave che identifica un lavoro il corrispondente codice di Contabilità del Vs prodotto che sarà esportato dopo la fase di fatturazione (Sottoconti di ricavo, suffisso centro di costo). T8) Tipi Piani Media Rappresentano parole chiave strutturate a 2 livelli che vengono assegnate ad ogni voce di Piano Media al momento della loro codifica; tutti i Tipi Piani Media sono raggruppati secondo un valore che può essere prescelto dalla seguente lista: Affissione, Cinema, Radio, Televisione, Stampa, Media a pacchetto, Nuovi Media con uscite, Nuovi Media a pacchetto. Per ogni Gruppo si codificano più chiavi: per l Affissione si codifica ad es. l Affissione filotranviaria, l Affissione statica, ecc.. T9) Listino - 2

3 Per alcuni clienti può esistere un listino di riferimento con propria codifica che deve essere adottato dall azienda interna (AZIENDA) nello svolgimento dei Preventivi: ogni voce di listino riporta il codice, il cliente di riferimento, la tariffa unitaria e il testo di base del rigo preventivo. T10) Tipi Pagamento Su questo archivio vengono codificate le condizioni di pagamento da assegnare a ogni scheda anagrafica cliente/fornitore da proporre poi nella gestione delle commesse; è consigliabile adottare la stessa codifica/terminologia del Vs programma di Contabilità. T11) Codici di Esenzione Iva Oltre alle tabelle fin qui descritte la procedura gestisce una tabella di sistema denominata Preferenze in cui vengono mantenute informazioni comuni a tutto il database e modificabili solo previa comunicazione all amministratore del database; l archivio contiene l aliquota Iva attualmente in vigore, la % sconto comunemente adottata per i Concessionari, i Tipi di Comunicazione gestibili e il cambio Euro/Lire: InProgress è infatti già allineato alle normative europee in sede di valute per cui è possibile inserire importi in Lire it. e avere in automatico le conversioni in Euro (opzione comunemente adottata dalle ditte italiane fino al 2001), oppure inserire direttamente gli importi in Euro e ottenere la conversione in Lire it. (quando queste ultime non potranno essere più utilizzate). Sempre sulle Preferenze e possibile indicare le Distinte Base che rappresentano dei modelli di Commesse:ogni tipologia di distinta base commesse è composta da un nome identificativo e da una griglia variabile di descrizioni che rappresentano i passi che la commessa deve eseguire per essere considerata completata. Gestione Anagrafiche A1) (allegato n 1) Viene gestito un unico archivio per i Clienti, Fornitori/Concessionari, evitando di dover codificare due volte gli stessi dati nei casi in cui un Fornitore/Concessionario diventi anche cliente della ditta interna (AZIENDA), o viceversa. Poiché InProgress permette una gestione multiaziendale, vengono codificate anche le anagrafiche interne (ad es. Eskimo S.r.l. e Eskimo Europe Ltd) e quale di queste deve essere proposta dalla procedura nelle varie fasi di gestione di una commessa: può inoltre essere incollato il logo di riferimento della ditta a seconda che si voglia ottenere i vari allegati previsti (stampa preventivi, stampa Fatture, ecc.) su fogli A4 già intestati oppure bianchi (se l operatore deve stampare due Preventivi uno con intestazione Eskimo S.r.l. e uno con Eskimo Europe Ltd, se si è optato per l indicazione dei loghi dovrà semplicemente inserire sul cassetto della stampante InkJet/Laser a colori fogli A4 bianchi; nell altra ipotesi si dovrà eseguire 2 volte l operazione di stampa ricordandosi di utilizzare il corretto foglio di carta intestata). Per ogni anagrafica possono essere codificati 3 indirizzi diversi, uno per la sede, uno per la corrispondenza/invio impianti e uno per il Magazzino, una lista di Marchi trattati e vengono assegnati i valori comunemente adottati per l anagrafica in questione (Tipi pagamento, Remunerazioni, % Diritti d agenzia/ristorno, Banche d appoggio). Per Remunerazione si intende la metodologia di gestione dell imputazione costi, ricavi e fatturazione di ogni voce di Preventivo: poiché rappresentano il punto vitale di tutta la fase di Fatturazione non è stato possibile gestire tali voci su una tabella di base in modo flessibile e parametrizzato; è stata quindi definita una tabella di sistema fissa e non modificabile da parte dell utente. Le Remunerazioni vengono differenziate a seconda del tipo preventivo a cui si riferiscono (Preventivo/Piano Media) e del fornitore coinvolto (fornitore AZIENDA, fornitore/concessionario terzo); in tal modo vengono definiti tre gruppi di remunerazioni: Remunerazioni interne (righi preventivi con fornitore AZIENDA), Remunerazioni su terzi Fornito ri - 3

4 (righi preventivi con terzo fornitore non concessionario) e Remunerazioni su Concessionari (righi piani media con fornitore Concessionario). A2) Gestione Personale Per ogni anagrafica è possibile indicare n nominativi: ad esempio per il Fornitore Eskimo S.r.l. si possono codificare i dati di Paolo Innocenti, di Franco Pecchioli, ecc.. In tal modo si ottiene la gestione di una Rubrica completa. A3) Gestori Vengono codificati in questo archivio tutti gli Account delle ditte interne e per ognuno di essi vengono indicati i clienti seguiti: tale associazione può essere consultata anche all interno della scheda del cliente. Gestione Job Con questo termine si intende tutto ciò che riguarda una commessa, dalla semplice apertura della Richiesta lavoro alla Fatturazione. J1) Richieste Lavoro (allegato n 2) L apertura di una nuova commessa comporta di descrivere in maniera succinta una richiesta da parte di un cliente (molte volte si tratta semplicemente di un cliente potenziale); oltre al testo della richiesta si indicano la data apertura della richiesta, il titolo (rappresenta l oggetto della richiesta), il Prodotto, la data progetto creativo (o prima consegna), la data consegna, l eventuale Iniziativa a cui va associata la commessa e se questa è di tipo Special o Media (nel 2 caso indica che ci può essere allegato un Piano Media); ad ogni richiesta possono inoltre essere associate n chiavi dalla tabella Tipi Lavoro : è possibile così interrogare il database potendo ottenere tutte le commesse che hanno trattato la Confezione Shopper. Opzionalmente e possibile associare una nuova richiesta a 1 modello di Distinta base e indicare voce per voce della griglia di distinta il valore specifico. Alla conferma di ogni singola richiesta di lavoro la procedura genera in automatico le Comunicazioni di base, ossia i messaggi ai Servizi interessati dell avvenuta apertura di una commessa. E disponibile inoltre un modulo aggiuntivo della procedura che permette la gestione delle Commesse Advertising, relative a inserzioni pubblicitarie di clienti indicati da Intermediari su Portali Web. J2) Preventivi (allegato n 3) Con il Preventivo si definiscono analiticamente sia a livello descrittivo che numerico tutte le singole voci in cui si sviluppa la commessa. Ogni Preventivo è gestito su una struttura a due livelli: il primo, denominato Testata, contiene valori comuni a tutto il Preventivo, ossia il n richiesta di lavoro di riferimento, la - 4

5 data del preventivo, le % diritti d agenzia di base e gli stati d avanzamento (se il preventivo è stato inviato al cliente e/o gestore e se è stato approvato dal cliente e/o gestore); il secondo, denominato Righi Preventivi, rappresenta la lista dei singoli lavori da effettuare ognuno riportante la tipologia del rigo (interno se eseguito all interno della struttura AZIENDA, fornitore se sarà eseguito esternamente da un terzo soggetto), la Fase lavoro, la Remunerazione, l importo e il testo descrittivo del lavoro. Per ogni Preventivo possono essere mantenute ad uso Storico le varie versioni: è possibile usufruire di una funzione di Duplicazione Preventivo per gestire le varie versioni. Ad 1 Richiesta di lavoro può essere associato 1 solo Preventivo valido (ossia ultima versione). J3) Retronote Rappresentano ordini a Fornitori di materiale per uso interno o per esecuzione di lavori interni: costituiscono costi che ricadono interamente sull azienda interna (AZIENDA), possono essere emesse anche senza l indicazione della richiesta di lavoro e riportano i dati anagrafici di Destinazione dell ordine (può essere la Sede, Magazzino o Corrispondenza del cliente oppure la Sede dell intestatario della retronota). J4) Buoni Lavoro Rappresentano previsioni di ordini a Fornitori per l esecuzione di lavori terzo fornitore fatturati direttamente al cliente. Essi dovranno obbligatoriamente essere seguiti dagli Ordine di lavoro. Servono per verificare la validità di un Preventivo, per definirlo più in dettaglio e per far iniziare i lavori al Fornitore prima della formale approvazione del preventivo. Il Buono di lavoro può essere generato manualmente o avvalendosi di una procedura che a fronte di un Preventivo già definito crea in automatico la bozza del buono lavoro composto dai righi preventivi terzo fornitore prescelti dall operatore. J5) Ordini Lavoro Rappresentano documenti che la ditta interna spedisce a terzi Fornitori per specificare i lavori che essi dovranno effettuare per conto di un cliente; possono essere emessi direttamente o a seguito di bolle di lavoro già esistenti; in quest ultimo caso l utente può indicare tali bolle collegandole all ordine. L ordine di lavoro viene effettuato sulla base dei righi preventivi e non è quindi modificabile dall utente. Per ogni singolo rigo preventivo (terzo fornitore) può essere emesso 1 solo Ordine di lavoro. Su ogni ordine viene indicato l indirizzo completo per la Destinazione merce e per la Destinazione fattura. J6) Contratti Fee Rappresentano contratti stipulati fra il cliente e la ditta interna (AZIENDA) con cui si stabilisce un importo a copertura di n commesse: per ogni contratto, oltre ai termini, si indica un periodo di validità e in fase di creazione del nuovo contratto possono essere create in automatiche le n Rate di scadenza. J7) Piani Media Rappresentano pianificazioni di spazi pubblicitari acquistati dal cliente su media, siano essi TV, radio, stampa o d affissione. Si può generare 1 solo Piano Media per ogni Richiesta di lavoro che sia di tipo Media ; non è obbligatoria l esistenza di un Preventivo (se c è viene denominato Preventivo allestimenti ). La creazione di un Piano Media ricalca la codifica di un Preventivo: indicati i dati di Testata (Rich. lavoro di riferimento, data emissione) si codificano i Righi Piani Media ognuno - 5

6 riportanti il Tipo piano media (ripreso dalla relativa tabella di base), Testata/Concessionario, Remunerazione, % compensi d agenzia, % Sconto e Importi; per i righi che prevedono l indicazione dei N Avvisi e relativa tariffa unitaria (tutti quei righi il cui Tipo piano media è di tipo Stampa e Nuovi piani media ad uscite ) si gestiscono anche le singole Uscite con l indicazione della data uscita prevista e effettiva. Fatturazione E opera del servizio Preventivi decretare la fatturabilità dei Righi preventivi interni (lavori eseguiti da AZIENDA) segnalandoli come chiusi : in automatico la procedura genera registrazioni di Scadenzario da cui saranno emesse le Fatture Clienti. Per quanto riguarda invece la fatturabilità delle competenze della ditta interna sui Righi preventivi terzi fornitore si possono adottare due strade diverse: la prima porta alla gestione delle Fatture Fornitori che consente di registrare tutte le fatture fornitori emesse nei confronti del cliente e inviate alla ditta interna per controllo; questa gestione non ha un significato contabile, ma solo di verifica, controllo e chiusura dei lavori ordinati ai terzi fornitori/concessionari che consente la generazione dello Scadenzario da cui emettere Fatture per Diritti d Agenzia sul Fornitore (che diventa cliente). E possibile inoltre registrare le fatture fornitori relative alle Retronote. La seconda strada comporta invece di generare lo Scadenzario delle competenze al momento dell emissione degli Ordini lavoro in base al Tipo pagamento. La fatturazione Clienti si sviluppa in due fasi: la prima, denominata Prefatturazione, genera le bozze di fattura; dopo averle visionate, corrette e confermate si passa alla fase di Fatture definitive dove viene assegnato il n e la data della fattura: la numerazione comprende anche la registrazione di Fatture manuali estranee ai dati scaturiti da InProgress. I dati della fatturazione clienti possono essere automaticamente esportati verso il programma di contabilità: in presenza di una fattura relativa ad un nuovo cliente, questo viene codificato in prima istanza su InProgress (e cura degli operatori facenti parti del servizio Amministrazione indicare tutti i dati contabili necessari del nuovo cliente) e importato come nuovo cliente sul programma di contabilità. In presenza di voci a forfait (per particolari esigenze alcune voci di preventivo non possono essere scorporate in vari importi ognuno dei quali imputabili a Fasi lavoro diverse) o di diritti d Agenzia, sarà opera del servizio Amministrazione eseguire l imputazione dei costi prima dell esportazione verso la procedura di contabilità. *** Oltre alla definizione a grandi linee degli archivi gestiti all interno dei 4 argomenti, possono essere individuate altre caratteristiche tecniche del database: Interfaccia object-oriented ; Per gli archivi più complessi è possibile usufruire di una funzione facilitata di Ricerca dati; per ogni archivio è possibile utilizzare lo strumento di Query Editor con cui è possibile di volta in volta costruire criteri multipli di ricerca relazionale su qualsiasi campo del database. E possibile adottare uno strumento di Ordinamento relazionale fino a 10 livelli Per ogni archivio l operatore ha la possibilità di lavorare su due formati: uno a lista (browse) dove si ha una visione d insieme di più registrazioni; questo formato viene visualizzato dalla procedura ogni - 6

7 qualvolta viene scelto un archivio e quando viene eseguita un operazione di interrogazione dati o di cancellazione; con il secondo (detto a scheda) si possono gestire tutti dati relativi ad 1 registrazione: tale formato viene adottato da InProgress per le funzioni di Inserimento e Modifica dei dati. La procedura sfrutta appieno la funzionalità multitasking ovvero la possibilità di lavorare contemporaneamente con più maschere aperte relative anche allo stesso archivio (è possibile per es. avere in una maschera i dati relativi a tutti i clienti residenti a Roma e su un altra di tutti quelli residenti a Milano). Ogni maschera che contenga un campo di tipo Data è compatibile con l anno 2000; le maschere di gestione del DB sano state eseguite sullo standard 14 (800 x 600). Proprietà di Web Publishing: il database può essere pubblicato sulla rete e interrogato per mezzo di qualsiasi Browser (Netscape, Explorer, ecc.). Pronto per conversione automatica Lire/ uro e uro/lire. - 7