Guida - Creazione Inventario

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1 Servizi Informatici Sommario Guida - Creazione Inventario PREMESSA... 1 CREAZIONE ANAGRAFICA INVENTARIO... 1 IMPOSTAZIONE CRITERI DI VALORIZZAZIONE... 2 SCHEDA DATI GENERALI... 3 SCHEDA PREZZI... 3 SCHEDA COSTI... 4 FARMACIA CHE NON GESTISCE I COSTI DI ACQUISTO... 4 FARMACIA CHE EFFETTUA L INSERIMENTO DEI COSTI AD OGNI CARICO MERCE.. 8 SCHEDA FASCE DI PREZZO/COSTO (STUDIO CASTELLI) SCHEDA USCITA INSERIMENTO PRODOTTI IN INVENTARIO RIPORTO DELLE GIACENZE DI MAGAZZINO INSERIMENTO PRODOTTI MANUALE DA LETTORE OTTICO FISSO E/O BANCA DATI INSERIMENTO PRODOTTI CON LETTORI OTTICI PORTATILI DOTATI DI MEMORIA INTERROGAZIONE INVENTARIO GESTIONE INVENTARIO STAMPA TOTALIZZAZIONE STAMPA SINTETICA STAMPA ANALITICA STAMPA PER GRUPPI MERCIOLOGICI/VALORI OMOGENEI (STUDIO CASTELLI) APPENDICE A ALLINEAMENTO DEL MAGAZZINO CON INVENTARIO APPENDICE B RIPORTO DELLE GIACENZE DI MAGAZZINO IN INVENTARIO APPENDICE C RICERCA ERRORI IN QUANTITÀ/PREZZI/COSTI INVENTARIATI APPENDICE D ANOMALIE IN RILEVAZIONE INVENTARIO DA MAGAZZINO ANOMALIE DELLA VALORIZZAZIONE APPENDICE F CODICI SCARTATI DURANTE LO SCARICO PENNA Punto Farma Srl 28 novembre 2012

2 Premessa Il presente documento ha lo scopo di guidare passo dopo passo l utente Wingesfar alla creazione e valorizzazione di un inventario delle merci presenti in farmacia; non deve preoccupare il numero elevato di pagine di cui è composto in quanto esso è integrato da numerose immagini esplicative che ne aumentano la dimensione in modo rilevante. L operazione si svolge in 4 passaggi: 1. Creazione anagrafica inventario (data di valorizzazione e nome identificativo); 2. Impostazione criteri di valorizzazione; 3. Inserimento prodotti in inventario; 4. Valorizzazioni e stampe. Per quanto riguarda il punto 2 (criteri di valorizzazione), verranno prese in esame le due casistiche principali: Farmacia che non effettua alcun inserimento di costi dei prodotti acquistati. Farmacia che effettua l inserimento dei costi ad ogni carico merce (mediante DDT elettronico, condizioni negli ordini diretti, inserimento manuale, ecc.). Ricordiamo a chi fosse interessato ad approfondire le proprie conoscenze sui criteri di valorizzazione, che è disponibile la relativa documentazione tecnica Criteri-Inventario.pdf. Creazione anagrafica inventario Dal menu principale selezionare il bottone Inventario Dalla schermata seguente è possibile creare nuovi inventari oppure interrogare e/o modificare quelli presenti in elenco. 1

3 Per crearne uno nuovo: Selezionare il bottone Nuovo ; Il cursore si posiziona sul campo Inventario valorizzato al: e propone la data odierna; Inserire la data in cui il nuovo inventario deve essere valorizzato. Inserire la descrizione dell inventario (Esempio: Inventario del 31/12/2011) Selezionare il bottone Conferma per salvare l anagrafica del nuovo inventario. N.B.: I campi che riguardano il calcolo della media LIFO (last in, first out = ultimo entrato, primo uscito) non sono obbligatori e necessari per un normale inventario e si possono ignorare. Solo chi interessato, può approfondire l argomento consultando la documentazione tecnica Criteri-Inventario.pdf. Impostazione criteri di valorizzazione Dopo aver Confermato le impostazioni base del nuovo inventario il programma si posiziona sulla tabella di configurazione dei criteri di valorizzazione, ovvero le modalità con cui Wingesfar valorizza i prodotti inventariati. 2

4 Scheda Dati generali Abilitare i check evidenziati in figura. Scheda Prezzi Impostare la stessa scaletta di priorità prezzi utilizzata in vendita banco (visualizzabile in Opzioni utente Opzioni varie scheda prezzi ) Se, ad esempio, per la vendita è presente la seguente scaletta: N.B.: Il campo vuoto, equivale a Prezzo di Banca Dati. Nella scheda Prezzi dell inventario impostare di conseguenza: 3

5 È comunque possibile scegliere a discrezione altre tipologie di prezzo. N.B.: Il software, ricerca il prezzo in vigore alla data di valorizzazione in base alle priorità. Ciò vale a dire che, se alla data dell inventario (esempio 31/12/2011) non esisteva nessuno dei prezzi impostati nelle priorità, la valorizzazione sarà uguale a 0 (zero). N.B.: Il prezzo dei prodotti è necessario non solo per la valorizzazione al prezzo ma anche per calcolare il Costo presunto dei prodotti quando nessun costo è presente nel gestionale. (Costo presunto = Prezzo al pubblico Netto IVA - % sconto in tabella Degrassi); In questi casi se il prezzo non è valorizzato anche il costo sarà uguale a 0 (zero). Scheda Costi Come anticipato, le impostazioni per questa scheda variano in base a come la farmacia gestisce i costi di acquisto, ovvero, se questi sono inseriti ad ogni carico bolla grossista/fornitore oppure no. Ogni farmacia segua l esempio per la propria gestione dei costi. Farmacia che NON gestisce i costi di acquisto N.B.: Non inserendo i costi ad ogni carico merce, la valorizzazione dell inventario può non corrispondere alla realtà. La farmacia che non inserisce i costi ha solamente tre modi per valorizzare al costo i prodotti inventariati. Mediante i costi del Listino Grossista (se presente); Mediante i costi (presunti) calcolati applicando la % di sconto in tabella Degrassi sul prezzo al pubblico al netto di IVA. Mediante i costi presunti calcolati sulle condizioni base di un grossista (se impostate nel gestionale). 4 Le tre modalità non offrono un accurata valorizzazione per i seguenti motivi:

6 1. Il listino del grossista: normalmente non contiene i costi delle specialità e non considera gli acquisti con offerte. 2. La % di sconto in tabella Degrassi: applica la percentuale su un vasto gruppo di prodotti (i codici Degrassi sono solo poco più di 40) e, per conseguenza il costo presunto calcolato spesso non è attendibile. Non è un limite del programma, anzi, il software cerca di sopperire alla mancanza di un dato non inserito dall utente (il costo). 3. Condizioni base di un grossista: valgono le stesse considerazioni del punto 2. (NB: da utilizzare esclusivamente se sicuri di aver già configurato nel gestionale le condizioni ad un grossista/fornitore) Per la valorizzazione al costo conviene dare una priorità più alta al costo passato dal grossista e poi al costo presunto calcolato sulla tabella Degrassi (per il caso Condizioni base di un grossista si veda più avanti). Esempio: Nella configurazione consigliata, se presente un costo del grossista viene utilizzato e solamente laddove mancante viene calcolato quello presunto applicando la scontistica in tabella Degrassi sul prezzo al pubblico netto IVA. Procedere nel seguente modo: 5

7 Prima priorità o Alla voce Da dove deve essere reperito il costo? Selezionare Listino o Alla voce Listino Selezionare GRO-primo grossista a listino o Click sul bottone Aggiungi NB: Il primo grossista a listino è quello posizionato più in alto nella tabella Opzioni utente Offerte speciali e listini che invia il listino alla farmacia e normalmente indica il grossista preferenziale per gli acquisti. Primo Grossista a listino Seconda priorità o Alla voce Da dove deve essere reperito il costo? Selezionare % sconto in tabella Degrassi o Click sul bottone Aggiungi 6

8 N.B.: Lo sconto applicato ai codici Degrassi può essere visualizzato ed eventualmente modificato a discrezione premendo il bottone Modifica tabella Degrassi prima di premere il bottone Aggiungi. Nella figura seguente viene evidenziata la colonna dello sconto nella tabella Degrassi Si tenga presente che: Sconto più alto = valore inventario più basso. Sconto più basso = valore inventario più alto. Se eseguite modifiche, salvatele mediante la selezione dell icona NB: la modifica sconti in tabella Degrassi ha effetto sulle valorizzazioni di tutti gli inventari (vecchi e nuovi) con la voce % sconto in tabella Degrassi presente nelle opzioni. Nella parte bassa della schermata, la situazione dovrebbe essere simile alla seguente: Se si presentassero le due voci invertite (Listino alla riga 2) agire sulle frecce nere poste sul lato destro per riordinare la priorità corretta. NB: Se esistesse una configurazione di default (vedi Salva Default nelle opzioni di salvataggio più avanti) le priorità saranno impostate automaticamente; se necessario, è possibile modificarle facendo doppio click sul segno di spunta di colore rosso a destra di ogni riga (il bottone Aggiungi diventa Aggiorna ), modificare le opzioni e selezionare Aggiorna per salvare. NB: La configurazione delle condizioni di acquisto del grossista/fornitore non è oggetto della presente guida, di conseguenza, inserire questa opzione di valorizzazione con la priorità desiderata solamente se sicuri della presenza del parametro nel gestionale procedendo come da figura seguente: 7

9 Farmacia che EFFETTUA L INSERIMENTO dei costi ad ogni carico merce Devono essere gestiti correttamente sia i costi del grossista che quelli degli acquisti diretti (se gestiti) in quanto il software cercherà i costi nelle bolle caricate non differenziandole. Rispetto alla non gestione dei costi, la differenza è solamente nell impostazione dei parametri della scheda Costi ; tutte le altre impostazioni sono assolutamente identiche. Nell esempio seguente si riporta una configurazione efficace nella maggior parte dei casi ma, come anticipato, è possibile gestire la valorizzazione al costo in modi diversi mettendo in pratica quanto analizzato nella documentazione tecnica Criteri-Inventario.pdf. La configurazione consigliata è la seguente: 8

10 Procedere nel seguente modo: Alla voce Da dove deve essere reperito il costo? Selezionare Bolle caricate ; Alla voce Modalità di calcolo selezionare Media Alla voce Considera solo i carichi definire in quale periodo e su quanti carichi il programma deve effettuare la media dei costi. Se, per esempio, l inventario creato e quello delle rimanenze al 31/12/2011 e si vuole dare la priorità ai costi inseriti solamente negli ultimi 5 acquisti, si dovrà dire al programma di calcolare il costo medio degli ultimi 5 carichi nel periodo dal 01/01/2010 al 31/12/2011 (è utile inserire un periodo non superiore a due anni, in ogni caso la media sarà calcolata solo sugli ultimi 5 carichi). L esempio appena citato NON è una regola fissa, la farmacia può decidere diversamente sul numero di carichi e sul periodo da prendere in esame. NB: Il programma imposta automaticamente come data termine di ricerca la stessa data di valorizzazione dell inventario. Se tutti i prodotti da inventariare avessero un costo inserito da carico merce sarebbe sufficiente quest unica impostazione; è comunque consigliabile aggiungere anche le due opzioni utilizzate dalle farmacie che non gestiscono i costi (Pag. 4). Nella parte bassa della schermata, la situazione dovrebbe essere simile alla seguente: 9 Se si presentasse una priorità non corretta, agire sulle frecce nere poste sul lato destro per riordinarla. Web: support@punto-farma.it

11 Nel caso esista già una configurazione di default (vedi Salva Default nelle opzioni di salvataggio) le priorità saranno tutte impostate automaticamente; se necessario, è possibile modificarle facendo doppio click sul segno di spunta di colore rosso a destra di ogni riga (il bottone Aggiungi diventa Aggiorna ), modificare le opzioni e selezionare Aggiorna per salvare le variazioni. Scheda Fasce di prezzo/costo (Studio Castelli) Questa opzione è attualmente richiesta SOLAMENTE per le farmacie che si appoggiano allo STUDIO DOTT. RAG. GIOVANNA CASTELLI di Varese. Le altre farmacie saltino al passaggio successivo (uscita/salvataggio). Impostare la tabella fasce di prezzo/costo come da disposizioni date dallo STUDIO DOTT. RAG. GIOVANNA CASTELLI. Ricordarsi di specificare anche se le fasce devono agire sul costo o sul prezzo. Scheda Uscita Selezionare il bottone Salva oppure Salva Default. NB: Nelle opzioni di salvataggio è presente la voce Salva Default ; selezionandola, oltre a salvare la configurazione dell inventario corrente (cosa che fa anche il bottone Salva ), imposta per tutti gli inventari creati successivamente a questo gli stessi criteri in modo automatico. 10

12 Inserimento prodotti in Inventario Dopo il salvataggio delle opzioni di valorizzazione (capitolo precedente) il programma si posiziona automaticamente nel Menù Inventario. Selezionare il bottone Gestione Inventario Da Gestione Inventario i prodotti possono essere inseriti in tre modi differenti: + Riportando le giacenze di magazzino (alla data dell inventario o precedente); + Manualmente tramite ricerca in Banca Dati e/o con lettore ottico fisso; + Mediante scarico di lettori ottici portatili dotati di memoria. Riporto delle giacenze di magazzino Selezionare l icona Rilevazione inventario da magazzino Confermare l elaborazione 11

13 Selezionare: Per quali tipologie di prodotti eseguire la rilevazione delle giacenze (normalmente Tutte); Quale giacenza utilizzare (attuale o al 31/12 dell anno precedente). Approfondimenti all appendice B; Lasciare attivo il Check nella sezione Opzioni ; Alla sezione Codice Magazzino Selezionare 01*PRINCIPALE (solo nel caso è gestito il multi magazzino è possibile selezionarne altri). Confermare ed attendere che l elaborazione del riporto termini. 12

14 Al termine dell elaborazione, potrebbe apparire una schermata di anomalie sulle giacenze (Es. giacenze negative o no commercio); è possibile stamparla cliccando sul bottone Stampa oppure ignorarla e chiuderla. NB: Si tenga presente che, se è stata utilizzata la Giacenza attuale, questa è la situazione del magazzino, si consiglia quindi di stampare queste informazioni e, appena possibile controllare ed eventualmente correggere gli errori del magazzino. Approfondimenti all Appendice D. Chiuso l eventuale elenco di anomalie, si presenta la schermata dell inventario con i prodotti rilevati dal magazzino: 13 NB: si ricorda che la colonna Qtà si riferisce alle quantità inventariate mentre la colonna Giac si riferisce alla giacenza di magazzino al momento della visualizzazione, è normale quindi che alcune voci possano differire). Web: support@punto-farma.it

15 Inserimento prodotti Manuale da lettore ottico fisso e/o banca Dati Dalla schermata Gestione Inventario abilitare le opzioni Cerca in Banca Dati e Uso penna fissa (somma 1) come da figura seguente. + Cerca in Banca Dati permette di ricercare il prodotto in Banca Dati (per codice o descrizione) e aggiungerlo all inventario. + IMPORTANTE: Uso penna fissa (somma 1) è obbligatoria se si utilizza un lettore ottico fisso. Quando questa voce è abilitata, ad ogni lettura dello stesso codice il programma somma 1 alla quantità già inventariata; se non abilitata ad ogni lettura dello stesso codice la Q.ta inventariata viene sovrascritta da 1 (uno). Inserimento prodotti con lettori ottici portatili dotati di memoria Data per certa una postazione di lavoro con base per lettori ottici portatili collegata e funzionante è sufficiente connettervi il/i lettori utilizzati per inventariare il magazzino e, dalla schermata Gestione Inventario, selezionare Scarico penna fornite con i lettori per il trasferimento dei dati. seguendo le indicazioni Per la gestione dei codici scartati in scarico penna vedere approfondimenti all Appendice F Terminato l inserimento dei prodotti, che può avvenire anche in più riprese, chiudere la schermata Gestione Inventario e tornare al Menù inventario. + Il principale scopo di un inventario eseguito rilevando fisicamente tutti i prodotti e relative quantità è quello di verificare ed eventualmente correggere le giacenze di magazzino; indicazioni per eseguire l allineamento del magazzino con l inventario all Appendice A. Interrogazione inventario Gestione Inventario Con la versione 2012 di Wingesfar è cambiata la logica di visualizzazione dei prodotti in Gestione inventario. Ora accedendo alla funzione, in presenza di prodotti inventariati, la schermata si presenta vuota con una scritta che indica il numero di prodotti inseriti; per visualizzarli è necessario premere il tasto F5 sulla tastiera o l apposito tasto Carica F5. presente nella schermata. Tra i vantaggi di questa soluzione c è la possibilità di ordinare le varie colonne a piacere. 14

16 Stampa totalizzazione La totalizzazione può essere Sintetica oppure Analitica. + La Stampa sintetica (richiamata dal bottone Totali ) è composta da 1 o 2 pagine con valori suddivisi per macrocategorie scelte dell utente (Studi di Settore, Degrassi, Tipo prodotto, Ditta, ecc.). + La Stampa analitica (richiamata dall omonimo bottone) permette di ottenere l elenco di tutti i prodotti inventariati in ordine alfabetico o, in alternativa, suddivisi per macrocategorie (Studi di Settore, Degrassi, Tipo prodotto, Ditta, ecc.). Nota: la stampa analitica normalmente richiede parecchie pagine (anche centinaia); assicurarsi di avere fogli a sufficienza nella stampante (dall anteprima di stampa è possibile sapere il numero di pagine di cui è composto il documento). Stampa Sintetica Selezionato il bottone Totali, va scelto un tipo di totalizzazione tra quelli elencati: 15 NB: Se la totalizzazione scelta è Per Studi di Settore su modelli base prima dell elaborazione sarà chiesto con quale modulo studi di settore elaborare: utilizzare sempre il più recente oppure quello relativo alla data dell inventario. Web: support@punto-farma.it

17 Confermare l elaborazione col bottone Note: Conferma. + Opzioni disponibili nella stampa della valorizzazione: Dati da Stampare permette di: Omettere nella stampa la data in cui viene stampato il documento; Modificare la ragione Sociale; Stampare la Partita Iva della farmacia (se inserita nei dati anagrafici) Param. Usati permette di controllare tutte le totalizzazioni elaborate sullo stesso inventario con la possibilità di eliminarle (eliminando la totalizzazione non si cancella l inventario ma solamente l elaborazione del totale) + Altre Opzioni sono presenti solamente nella stampa analitica; Approfondimenti all Appendice C Durante l elaborazione di valorizzazione, il programma potrebbe riscontrare delle anomalie e queste vengono visualizzate prima dei valori. La schermata delle anomalie riepiloga il numero di prodotti che non possono essere valorizzati per la mancanza di informazioni (solitamente prezzo e/o costo); questi prodotti non sono conteggiati nella valorizzazione. L elenco dettagliato dei prodotti è stampabile e reintegrabile nella valorizzazione. Approfondimenti all Appendice D. 16

18 La visualizzazione dei totali è richiamata dal bottone Vede totali presente nella schermata delle anomalie mentre, se non ne sono state riscontrate, la schermata dei valori è visualizzata immediatamente dopo l elaborazione. La Stampa della totalizzazione sintetica, è richiamata dal bottone colonne di valori stampare e confermare:, selezionare quali Solo il Prezzo Solo il costo Sia il Prezzo che il Costo (consigliato) 17

19 Stampa Analitica Per quanto riguarda la scelta del tipo di totalizzazione, le opzioni Dati da stampare e il Tipo stampa, valgono le stesse considerazione fatte per la stampa sintetica; nella stampa analitica è possibile applicare alcuni filtri (parte bassa della schermata) utili, ad esempio, per ricercare errori nell inventario come prezzi, costi, o quantità molto elevati (approfondimenti all Appendice C). Confermando l elaborazione sarà attivata la procedura di stampa e, se presenti, visualizzate le eventuali anomalie. Stampa per gruppi merciologici/valori omogenei (Studio Castelli) Solo per le farmacie che si appoggiano allo STUDIO DOTT. RAG. GIOVANNA CASTELLI di Varese. Selezionare il bottone Totali ; 18

20 Selezionare la totalizzazione Per gruppi merceologici7valori omogenei Confermare l elaborazione col bottone Conferma. Al termine dell elaborazione potrebbe apparire la schermata delle anomalie relative ai prodotti che non hanno prezzo e/o costo (questi prodotti sono inventariati come quantità ma non sono valorizzati); l elenco è stampabile. 19

21 Il valore dell inventario è visualizzabile facendo click sul bottone Vede totali (nel caso non ci fossero anomalie, al termine dell elaborazione sono visualizzati i totali). La selezione del bottone Stampa conclude il lavoro. 20

22 APPENDICE A Allineamento del magazzino con inventario La farmacia che ha creato un inventario utilizzando i lettori ottici portatili solitamente lo fa anche per sistemare gli errori sulle giacenze presenti in magazzino. L operazione di allineamento si esegue dal menù Magazzino selezionando il bottone Impostare la tabella come da figura e proseguire cliccando il bottone Conferma. 21

23 Alla conferma, sarà chiesto con quale inventario si desidera allineare il magazzino; selezionare l inventario dall elenco e confermare. Se l allineamento non è eseguito lo stesso giorno della valorizzazione il programma emette un messaggio in cui chiede conferma dell inventario selezionato. Cliccando Si (può essere richiesta un ulteriore conferma) è visualizzato l elenco delle differenze (si consiglia di stamparlo). Per proseguire nelle operazioni di allineamento, cliccare sull icona Elaborazione dei movimenti a magazzino. Al termine dell elaborazione le giacenze di magazzino saranno conformi alle quantità inventariate. Interrogando i movimenti di magazzino è possibile visualizzare le operazioni di allineamento ricercando le causali con codice 70 e

24 NB: La sezione Riconduzione differenze inventariali a data visibile nell immagine della pagina 21, può essere utilizzata solamente in un caso particolare. Tale opzione si utilizza quando non è possibile eseguire l inventario fisico esattamente alla fine del periodo fiscale ma lo si esegue in data successiva, volendo però a fini di competenza fiscale, ottenere le giacenze e le differenze inventariali datate alla fine del periodo fiscale. Un esempio pratico può chiarire il concetto: la farmacia non riesce a inventariare la merce al 31 dicembre, riesce a farlo solo al 10 di Gennaio, quindi con già presenti dei movimenti di magazzino dal 01 al 09 Gennaio. Il Commercialista però vuole avere l inventario e le differenze inventariali al 31/12. Si esegue quindi l inventario fisico il 10 Gennaio e da questo inventario scaturiscono delle differenze inventario e magazzino al 10 Gennaio. Queste differenze devono essere ricondotte al 31/12 (quantità inventariate il 10 gennaio - carichi + scarichi dal 1 al 9 gennaio). 23

25 APPENDICE B Riporto delle giacenze di magazzino in inventario Quando si crea un nuovo inventario con Rilevazione inventario da magazzino è possibile riportare: Le giacenze attuale (quelle del momento in cui si esegue l operazione) Le giacenze congelate al 31 dicembre dell anno precedente (l unica che Wingesfar memorizza, disponibile fino al 31/12 dell anno in corso). Se l inventario viene invece valorizzato nel passato (non al 31/12 dell anno precedente), Wingesfar potrebbe ricostruire le giacenze a quella data leggendo a ritroso tutti i movimenti di carico e scarico del magazzino (se gestito). Noi sconsigliamo vivamente di utilizzare questa opzione in quanto i movimenti di magazzino possono essere cancellati e/o alterati, di conseguenza, l inventario risultante potrebbe restituire valori non conformi. Se si vuole comunque provare questa strada (si raccomanda di analizzare attentamente il risultato ottenuto) procedere nel modo seguente: Nella schermata visibile a pag. 2 della presente guida inserire una data di valorizzazione che ricorre nel passato (non 31/12/aaaa). Nella schermata visibile a pag. 13 della presente guida se la data di valorizzazione ricorre nel passato viene aggiunta una terza possibilità come da figura seguente: Notare che la funzione sembra disabilitata anche se attiva e selezionabile proprio per sottolineare che l operazione non è consigliata. Se confermata, l elaborazione è più lenta del normale proprio per la necessità di leggere tutti i movimenti di magazzino. Proseguire come da guida. 24

26 APPENDICE C Ricerca errori in quantità/prezzi/costi inventariati Se analizzando il valore dell inventario ci si accorge di valori decisamente alti, quasi sicuramente si tratta di errori nelle giacenze o di alcuni prezzi/costi non corretti presenti nel magazzino e riportati nell inventario. Gli errori più comuni sono una parte di codice (Minsan/EAN) al posto di una giacenza, prezzo o costo oppure la mancanza della virgola per i decimali dove un 10 diventa un 1000, ecc.. Per ricercare queste anomalie sono utili alcuni filtri attivabili nella stampa analitica dell inventario. Si consiglia di fare ricerche per gradi utilizzando solo un filtro per volta partendo da valori medi e alzandoli di volta in volta. Ad esempio, per controllare se nell inventario esistono prodotti con Qtà molto alte: Impostare il filtro Solo i prodotti con quantità maggiore di = 100 (cento) se i prodotti estratti sono tanti (e risulta difficoltosa la ricerca dell errore) ripetere la stampa con valore filtro = 200 (duecento) oppure = 500 (cinquecento) e così via fino a scremare i prodotti e individuare l errore. Lo stesso criterio va utilizzato per il filtro Solo prodotti con costo o prezzo maggiore di. Nota: utilizzare l anteprima di stampa per la ricerca degli errori. Nota: insieme alla stampa (o anteprima di stampa) è visualizzato l elenco delle anomalie; è normale in quanto per il software tutto ciò che non corrisponde ai filtri immessi è una anomalia (esempio: se nel filtro si è impostato di estrarre i soli prodotti con quantità superiore a 200, tutti i prodotti che hanno quantità inferiori sono considerate anomalie). 25

27 APPENDICE D Anomalie in rilevazione inventario da magazzino I prodotti anomali (giacenze negative, no commercio) a seguito del riporto del magazzino in inventario vengono scartati e non sono inventariati. L elenco che appare dopo la rilevazione del magazzino è solo per presa visione e va normalmente stampato. Con la stampa è possibile controllare se questi prodotti possono essere reintegrati nell inventario: Giacenze negative: potrebbe essere un errore nel magazzino, se è stata utilizzata la giacenza attuale, controllare l effettiva giacenza e se positiva inserire manualmente il prodotto nell inventario con la Q.tà corretta seguendo la procedura indicata a Pag. 15; correggere anche la giacenza di magazzino. No commercio: Wingesfar esegue i controlli di invendibilità in base alle informazioni attuali di banca dati quindi se per l inventario in esame si è utilizzata una giacenza che ricorre nel passato (es. 31/12 dell anno precedente) controllare in banca dati la data di invendibilità del prodotto. Se il prodotto era ancora vendibile alla data dell inventario (31/12/aaaa) inserire manualmente il prodotto come indicato a Pag. 15. Anomalie della valorizzazione I prodotti con anomalie da valorizzazione sono presenti nell inventario ma non sono valorizzati; possono essere facilmente reintegrati inserendo le informazioni mancanti. Per correggere le anomalie procedere come segue: Chiudere la schermata che avvisa di prodotti con anomalie da valorizzazione; Chiudere la schermata della visualizzazione totali; Dal menù inventario selezionare il bottone Gestione Anomalie ; Posizionarsi nei campi dei dati mancanti (Prezzo/Costo) ed inserirli. Mano a mano che i dati mancanti sono aggiunti, i prodotti corrispondenti sono eliminati dall archivio anomalie. 26 Dopo l inserimento dei dati mancanti rieseguire la totalizzazione che, a questo punto, comprenderà anche i prodotti precedentemente scartati. Web: support@punto-farma.it

28 APPENDICE F Codici scartati durante lo Scarico Penna. Durante la rilevazione dei prodotti tramite i lettori ottici portatili può capitare di leggere un codice sbagliato oppure un codice corretto e male interpretato dal lettore; molto spesso non ci si accorge subito di queste anomalie e l errore è evidenziato nell eseguire il trasferimento dati dal lettore a Wingesfar. Esempio: Se il software si limitasse a elencare i codici non riconosciuti, non si avrebbe nessuna possibilità di risalire al prodotto corrispondente per l inserimento manuale dello stesso in inventario. Per questo Wingesfar evidenzia i prodotti riconosciuti immediatamente prima e dopo quello scartato in modo da localizzarlo. Esempio riferito all immagine sopra: Il codice scartato è stato rilevato immediatamente dopo Allergan*crema 30g e immediatamente prima Arsolloid*concentrato fl-10g; è quindi semplice dedurre che nella cassettiera, il prodotto posto in mezzo ai due riconosciuti è il prodotto scartato. il codice scartato non ha un codice riconosciuto precedente di conseguenza è il primo che ho rilevato. 27

29 Si consiglia di stampare l elenco scartati tramite l apposito bottone procedere nella ricerca e reintegro dei prodotti. in modo da 28