G E S T I O N E C ONTABILITA E CONOMICO P ATRIMONIALE. Versione 1.0. Manuale Utente. Intema Srl

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1 G E S T I O N E C ONTABILITA E CONOMICO P ATRIMONIALE Versione 1.0 Manuale Utente Intema Srl

2 SOMMARIO PREMESSA... 4 INTERFACCIA UTENTE... 6 PROCEDURA DI RICONOSCIMENTO DELL OPERATORE... 9 ANAGRAFICHE ANAGRAFE PIANO DEI CONTI ANAGRAFE CLIENTI ANAGRAFE FORNITORI MOVIMENTI INSERIMENTO/MODIFICA MOVIMENTI CONTABILI ELENCO PRIME NOTE ITER FATTURE CANCELLAZIONE SCRITTURE PAGAMENTI LIQUIDAZIONE FATTURE RICEVUTE INSERIMENTO MANDATI VARIAZIONE MANDATI REVERSALI GENERAZIONE LISTE ACCOMPAGNATORIE RIENTRO MANUALE MANDATI/REVERSALI RIEPILOGHI GESTIONE PARTITE GESTIONE PORTAFOGLIO FATTURE SCADENZIARIO FATTURE VISUALIZZAZIONE MASTRINI LISTA FATTURE RIEPILOGO ORDINATO-CARICATO-FATTURATO RIEPILOGO ORDINI PER DELIBERA LISTA FATTURE RICEVUTE RIEPILOGO ORDINATO CARICATO PER DELIBERA RIEPILOGO FATTURE RICEVUTE PER FORNITORE STAMPE STAMPA MANDATI/REVERSALI ESTRATTO CONTO STAMPA GIORNALI GIORNALE MANDATI GIORNALE REVERSALI LIBRO GIORNALE REGISTRO IVA ACQUISTI REGISTRO IVA VENDITE DICHIARAZIONE PERIODICA IVA SITUAZIONE PAGAMENTI SITUAZIONE INCASSI Intema Srl Pag. 2

3 BROGLIACCIO PRIMA NOTA MASTRINI CODIFICHE ANAGRAFE ENTI TABELLE DI DECODIFICA CAUSALI CONTABILI BILANCIO BILANCIO ECONOMICO MODELLO CE MODELLO CE CON CONTI IN STAMPA STAMPA BILANCI RICLASSIFICATI Intema Srl Pag. 3

4 PREMESSA Le disposizioni legislative che a partire dal 1992 hanno trasformato gli enti pubblici in Aziende di tipo privatistico a gestione manageriale hanno costretto queste ultime a dotarsi di nuovi strumenti per la tenuta della contabilità e per il controllo della spesa. Pertanto, la maggior parte degli enti pubblici ha ormai abbandonato la contabilità finanziaria, il cui fine era il monitoraggio degli aspetti finanziari dell ente in termini di Entrate e di Uscite, per passare alla contabilità economico patrimoniale e analitica dove i costi/ricavi sono correlati e legati oltre che alla loro natura, ai destinatari degli stessi (centri di costi/responsabilità). Inoltre, il nuovo sistema contabile è caratterizzato dal confronto tra gli obiettivi prefissati (previsione), e gli obiettivi raggiunti (consuntivi) con verifiche periodiche dei risultati ottenuti rispetto a quanto previsto. Pertanto, il processo di gestione di un ente deve essere composto da tre fasi 1. la fase di programmazione nella quale vengono definiti gli obiettivi e si assegnano le risorse necessarie per il raggiungimento degli stessi 2. la fase di gestione nella quale vengono registrati gli eventi e rilevati i costi-ricavi 3. la fase di controllo nella quale i risultati ottenuti sono confrontati con quanto previsto Tutto ciò ha richiesto alle varie amministrazioni l introduzione di nuove procedure che consentano di supportare l intero processo e di gestire i nuovi flussi informativi. Cont nti è la nuova procedura di contabilità generale/analitica sviluppata da Intema che fin dalla fase iniziale di analisi del sistema e di identificazione dei requisiti ha avuto come obiettivo la realizzazione di un prodotto che fosse di supporto ai manager delle aziende nel difficile passaggio dalla contabilità finanziaria ed allo stesso tempo li dotasse di nuovi strumenti di programmazione, controllo e gestione. ARCHITETTURA APPLICATIVA Il Sistema Informativo dell'area Amministrativa è stato realizzato secondo una struttura modulare e flessibile tale da garantire percorsi di crescita e di attivazione diversificati e graduali in funzione delle reali esigenze e priorità definite dall'utente. La modularità della soluzione consente di diluire gli investimenti nel tempo e razionalizzare le scelte organizzative. Il prodotto si compone dei seguenti moduli: Intema Srl Pag. 4

5 per la gestione dei movimenti contabili, che comprende: o La predisposizione del Piano dei conti o La predisposizione del budget a livello di Conto di COGE (Bilancio Preventivo) o La registrazione dei movimenti contabili a livello di conto o La gestione delle scritture contabili (prime note, fatture da ordine ecc.) o La gestione dei mandati o Invio/Rientro automatico Mandati alla tesorerie via supporti magnetici o attraverso protocolli http o La gestione dei Registri IVA o La tenuta del Mastro Giornale o La predisposizione del bilancio d Esercizio Contabilità Analitica che consente il continuo monitoraggio nel corso dell esercizio contabile dei costi e dei ricavi. I moduli previsti sono: o Piano dei Centri di costo o Determinazione delle attività svolte dai centri di costo e classificazione delle stesse(prestazioni, Unità di misura delle prestazioni, parametri) o Definizione Piano dei Conti di Analitica, collegamento dei conti di analitica ai conti di Coge con possibilità di aggregazione di questi con i conti di CoGe, attribuzione dei conti di analitica ai Centri di Costo o Inserimento prime note di sola analitica o Gestione di progetti o commesse o Confronto dei dati di analitica con i dati di budget o Reporting Intema Srl Pag. 5

6 Interfaccia Utente L'applicazione Cont nti " è di natura prevalentemente interattiva per cui il colloquio tra utente e sistema avviene attraverso un personal computer in ambiente WINDOWS. L'interfaccia utente utilizzata per l'applicazione è del tipo grafico (GUI) e consente, grazie alla sua semplicità d'uso, una maggiore gradevolezza nell'utilizzo e dei tempi di apprendimento estremamente ridotti. La modalità adottata è quella dell interfaccia a documenti multipli (MDI). Con tale modalità (utilizzata dai principali prodotti della Microsoft) viene definita una finestra principale che svolge le funzioni di menù delle operazioni e di contenitore di tutte le altre finestre dell applicazione (finestre CHILD) le quali possono muoversi solo all interno della finestra principale. Limitando in tal modo la mobilità delle finestre, si eliminano tutte le difficoltà di interazione utente-applicazione. L'interazione dell'utente con la macchina è molto semplice e guidata. L'utente invia comandi al sistema mediante selezione di voci di menu o pulsanti con semplici click del mouse (Puntamento e pressione del tasto sinistro del mouse). L'uso in tutte le maschere di controlli specializzati consentono una interazione immediata e controllata con il sistema bloccando gli errori all'interfaccia. Eventuali errori operativi o logici da parte dell'operatore vengono segnalati dal sistema con l'invio di messaggi chiari e pertinenti, indicanti l'esatta operazione da effettuare. Gli oggetti che vengono utilizzati nelle maschere dell applicazione sono: Oggetto della maschera dove è consentito inserire dati testuali Oggetto della maschera utilizzato per selezionare dati da una lista ad esso associata Oggetto utilizzato per individuare una selezione esclusiva. Oggetto utilizzato per rappresentare più pannelli all interno della stessa maschera. Oggetto utilizzato per l esecuzione di una funzione (Bottone). Intema Srl Pag. 6

7 L applicazione presenta diverse modalità per l inserimento dell informazione. Le diverse modalità spesso sono riconoscibili dallo stesso campo di input. I campi di controllo consentono l inserimento di informazione per selezione del campo stesso. L inserimento avviene effettuando un click sul campo stesso. I campi opzione consentono l inserimento di informazione per selezione esclusiva, anche qui l inserimento avviene effettuando un clck sul campo. I campi di selezione consentono l inserimento per selezione da lista. L inserimento avviene premendo sulla freccia a destra del campo e selezionando con un click l elemento dalla lista proposta. I campi mappa permettono l inserimento diretto dell informazione, semplicemente editando il testo. La procedura di segue le regole della Contabilità Generale previste dalla normativa di legge per le Aziende private e prevede per le registrazioni la regola della partita doppia. Le caratteristiche principali della soluzione proposta sono: contabilità di tipo Multiaziendale con possibilità di aggregazione dei risultati a diversi livelli (sommare i risultati delle Aziende 1,3 e 5 oppure 2, 3 e 4); controllo automatico di congruità Conto/Causale; possibilità di aggregazione dei Conti in qualsiasi numero di livelli ; possibilità di gestire un bilancio fiscale accanto a quello civilistico senza ripetizione di registrazioni; possibilità di gestire Budget annuali a livello di conto; gestione di Codici di registrazione con imputazione predefinita ai Conti che facilita notevolmente l attività anche degli utenti che non conoscono le regole della partita doppia; possibilità di introduzione della Contabilità generale in una organizzazione sia accentrata che decentrata; La procedura permette di costruire uno o più schemi di bilancio (ad esempio secondo il criterio scalare) aggregando in modo libero i Conti di Contabilità Economico Patrimoniale e pertanto permette la riclassificazione dei bilanci secondo la IV direttiva CEE. Intema Srl Pag. 7

8 Ogni movimento é individuato da tre diverse date: data registrazione, data di competenza, data di valuta. I movimenti possono essere gestiti in modo provvisorio e poi essere passati a definitivi. La gestione dell'i.v.a. suddivisa su più aliquote, come pure la registrazione della detraibilità solo parziale sono gestite nell ambito della Gestione Fatture. Anche la gestione delle scadenze dei pagamenti viene gestita nella gestione fatture attraverso appositi codici di pagamento. E possibile addebitare un costo su più conti ed effettuare un dettaglio di questi attraverso la logica dei Partitari. Il sistema proposto non richiede particolari conoscenze nella gestione della partita doppia in quanto la maggior parte delle registrazioni contabili provengono dalla gestione di documenti (fatture o documenti di importo). Pertanto anche Personale proveniente da esperienze di contabilità finanziaria è in grado di utilizzare il nuovo strumento informativo senza particolari difficoltà. Intema Srl Pag. 8

9 Procedura di riconoscimento dell operatore La prima maschera che appare alla partenza della procedura è quella di richiesta di identificazione dell operatore. Ad ogni operatore abilitato, viene assegnato un codice di lunghezza variabile da 1 a 8 caratteri ed una password (codice segreto) di accesso, anch essa di lunghezza variabile da 1 a 8 caratteri. E buona norma assegnare sia i codici che le password sfruttando tutti gli otto caratteri a disposizione. Subito dopo l immissione del codice operatore, per passare all immissione della password occorre premere il tasto Invio o il tasto Tab; così facendo viene subito controllato che il codice operatore sia fra quelli conosciuti dal sistema. Nel caso in cui l operatore non utilizza la procedura da oltre 30 giorni viene visualizzato il seguente messaggio di errore che comporta il blocco dell utilizzo della procedura. Nell immissione della password viene fatta distinzione fra maiuscole o minuscole, per cui se si immette Pippo o PIPPO o PIppO ecc. il risultato non è il medesimo. Dopo l immissione della password, se questa è corretta, oltre al bottone <Esci> vengono visualizzati altri due bottoni e precisamente <Ok> e <Nuova Password>. Intema Srl Pag. 9

10 Scegliendo <OK> si passa alla maschera successiva che contiene l elenco delle procedure a cui è abilitato l operatore: mentre scegliendo <Nuova Password> si ha la possibilità di cambiarsi la password: Intema Srl Pag. 10

11 Quindi nel momento in cui non si è più sicuri della segretezza della propria password, o all atto del primo collegamento quando la password viene comunicata dal gestore della procedura, attraverso questa funzione ci si può assegnare una nuova password. Per poter cambiare la password occorre digitare la nuova due volte, sia nel campo Nuova Password che nel campo Conferma Password e, se è stata immessa la stessa sequenza, premendo il tasto <OK> si ritorna sulla maschera di ingresso alla procedura. Si richiede la doppia immissione della nuova password per motivi di sicurezza, in quanto entrambi i campi non visualizzano i caratteri immessi e quindi non essendo possibile controllare visivamente la nuova password immessa, con una doppia immissione si riduce la possibilità di errore. Nel caso in cui viene inserita una nuova password utilizzata già in precedenza appare il seguente messaggio d errore: che vanifica il cambio della password. Se la password non viene cambiata entro 6 mesi compare il messaggio: che obbliga l utente a cambiare la password. Intema Srl Pag. 11

12 ANAGRAFICHE Intema Srl Pag. 12

13 Anagrafe Piano dei Conti Dalla maschera di anagrafe del piano dei conti è possibile inserire, modificare e visualizzare i livelli che compongono il piano dei conti dell esercizio scelto. Per ogni livello selezionato si può scegliere di inserire una voce del piano dei conti sullo stesso livello o su livelli inferiori. Selezionando ad esempio un gruppo, è possibile modificare il gruppo, inserire un nuovo gruppo o inserire un mastro. Dalla maschera di dettaglio, contenente tutte le informazioni relative al gruppo ( o mastro, conto,articolo,..) selezionato, si accede alla maschera per l associazione del gruppo alla lettera del modello CE Intema Srl Pag. 13

14 questa associazione consente di stampare il bilancio secondo lo schema del modello CE. La maschera di dettaglio per modificare o inserire l ultimo livello della struttura del piano dei conti contiene alcune informazioni in più: Intema Srl Pag. 14

15 Questa fase permette di associare al conto, tramite i relativi pulsanti, l anagrafe aggiuntiva, la banca di appoggio, il collegamento alla lettera del modello CE, i codici meccanografici e il collegamento ai retei e riscontri. Intema Srl Pag. 15

16 Anagrafe Clienti L anagrafe clienti consente l inserimento e la modifica dei clienti: Dopo aver inserito e salvato i dati anagrafici del cliente, si associa al cliente uno o più conti generando un codice cliente univoco. Dal pulsante Anagrafe si può, eventualmente, inserire l anagrafica aggiuntiva del cliente. Premendo il pulsante Banca si accede alla sezione seguente: Per ogni cliente viene generato un codice univoco di pagamento. Intema Srl Pag. 16

17 Dal pulsante Codici si accede, in fine, alla maschera di associazione dei codici meccanografici: Intema Srl Pag. 17

18 Anagrafe Fornitori L anagrafe fornitori consente l inserimento e la modifica dei fornitori: Dopo aver inserito e salvato i dati anagrafici del fornitore, premendo il tasto Contabile si associa uno o più conti generando un codice fornitore univoco: Dal pulsante Anagrafe si può, eventualmente, inserire l anagrafica aggiuntiva del fornitore: Intema Srl Pag. 18

19 Premendo il pulsante Banca, analogamente alla sezione clienti, si accede alla maschera per la gestione delle informazioni relative alla banca del fornitore. Dal pulsante Codici si accede alla maschera di associazione dei codici meccanografici. La gestione dei fornitori ha in più, rispetto ai clienti, il tasto Percipienti. Nel caso di fornitori percipienti devono essere inseriti i dati nella seguente maschera: Intema Srl Pag. 19

20 Movimenti La voce di Menu Movimenti contiene al suo interno una serie di sottovoci che consento la gestione delle scritture contabili agli operatori autorizzati Le sottovoci di menu facenti parte di questo gruppo sono: 1. Inserimento/Modifica Movimenti Contabili 2. Elenco Prime Note 3. Iter Fatture 4. Cancellazione Scritture Intema Srl Pag. 20

21 Inserimento/Modifica Movimenti Contabili La maschera che consente l inserimento dei movimenti contabili è la seguente Questa funzione consente di caricare movimenti in prima nota. Esistono diversi tipi di movimenti che possono essere caricati: 1) Fattura 2) Nota Accredito 3) Generico Il tipo di operazione che viene scelta dipende dal codice causale che viene utilizzato per inserire l operazione in prima nota, in quanto ogni codice causale ha sempre associato un codice tipo operazione che fa riferimento all elenco precedente. Per ogni codice causale è possibile poi personalizzare alcuni parametri che vanno ad influenzare quindi l operazione che si sta inserendo con quella causale, Ad esempio la registrazione di una fattura ricevuta da un fornitore prevede l inserimento obbligatorio dei seguenti campi: Intema Srl Pag. 21

22 Data del Documento Numero Documento Anno Partita Numero Partita Fornitore Importo Documento Forma di Pagamento Tipo di Pagamento Il sistema dopo aver controllato che il Numero di documento relativo al fornitore non sia stato già registrato e che i campi obbligatori siano stati inseriti abilita l operatore all inserimento dei dati IVA. Premendo il Tasto Iva come evidenziato nella seguente videata: Intema Srl Pag. 22

23 la maschera si aggiornerà nel modo seguente: Intema Srl Pag. 23

24 Come si può notare il programma gia calcola gli importi relativi all iva sulla base dell aliquota IVA impostata sulla causale. Il campo quadratura a 0 indica la corretta quadratura degli importi IVA. E comunque consentito di variare il codice di IVA,gli importi aggiungere più righe con aliquote diverse ecc. Se gli importi IVA non sono quadrati il Programma avvisa l utente di tale situazione con un messaggio di errore. Il passo successivo è quello di attribuire la registrazione a conti definiti nel piano dei conti in partita doppia premendo il pulsante Contabili. Viene proposta la seguente videata : Intema Srl Pag. 24

25 Il primo rigo contabile contiene informazione relative al fornitore (conto di appartenenza nel piano dei conti economico patrimoniale) e non può modificato. Possono essere aggiunti uno o piu righi contabili in modo da attribuire l importo ai conti definiti dal piano dei conti dell utente. Il conto contabile al quale può essere attribuita la scrittura può essere selezionato per descrizione o per codice all interno della cella Conto della griglia dei movimenti contabili. Quando la scrittura è bilanciata (Avere Dare = 0) è possibile registrare la scrittura. Premendo il tasto funzione F8 o cliccando con il mouse sul tasto Registra la scrittura viene memorizzata sul database e viene attributo un progressivo numerico attraverso il quale sarà sempre possibile richiamare tale registrazione. Nel caso l Ente abbia attivato la Contabilità Analitica prima della registrazione sul database del movimento contabili comparirà la seguente videata Intema Srl Pag. 25

26 L utente dovrà selezionare il centro di costo al quale imputare l importo della fattura che si sta registrando. Se la causale usata per la registrazione è di tipo fattura da ordine compare la seguante videata: Intema Srl Pag. 26

27 Tale videata consente di ricercare uno o più ordini a partire dai seguenti criteri di ricerca: Numero Ordine Fornitore Documento Fornitore Data Ordine Cliccando sul tasto Cerca nella parte destra dello schermo viene visualizzato l elenco degli ordini che soddisfano le condizioni di ricerca impostate Per ogni ordine selezionato viene controllato che ci sia un carico associato. Se ciò non si verifica viene inviato un avviso all operatore E possibile selezionare l ordine/i da collegare alla fattura fino a quando la somma degli ordini selezionati non superino l importo della fattura se quest ultimo è stato già immesso dall operatore, altrimenti l importo della fattura viene generato automaticamente e non viene consentito all operatore di variarlo. Intema Srl Pag. 27

28 Se la casuale utilizzata per la registrazione è di tipo compensi a terzi si attiva un altro elemento della barra dei comandi Cliccando sul tasto indicato dalla freccia compare la seguente schermata Intema Srl Pag. 28

29 Nella Parte alta dello schermo vengono riproposti i dati anagrafici del percpiente e il tipo di percipiente A seconda del tipo di percipiente vengono effettuati dei calcoli che tengono conto ad esempio dell aliquota da versare dal fatto che il percipiente ha diritto a delle detrazioni o versa contributi se versa le addizionali comunali o regionali ecc. Premendo il tasto calcola viene calcolato il netto a pagare e proposte per la registrazione le scritture dei contributi da versare da parte dell ente(es. IRAP) se presenti nella registrazione. Un altra tipologia di scrittura in partita doppia è quella detta di tipo generico nella quale non vengono presentati i campi relativi al fornitore, all IVA ma è sufficiente imputare gli importi ai conti di contabilità nelle sezioni Dare o Avere come nell esempio seguente : Intema Srl Pag. 29

30 Fatture Emesse: La videata per una scrittura contabile che utilizza una causale di tipo Fattura Emessa sarà la seguente: Intema Srl Pag. 30

31 L organizzazione della videata è simile a quella delle registrazione delle fatture ricevute. La differenza sostanziale sta nel fatto che al posto del fornitore compare il campo cliente, il numero di documento viene generato automaticamente, i registri iva sono registri vendite. Per la compilazione delle sezioni IVA e Contabili vale quanto detto per la registrazione delle fatture ricevute. Una volta generato il movimento contabile ad esso sarà attribuito un progressivo contabile e un numero di protocollo IVA e sarà possibile stamparlo cliccando sul tasto <Stampa>. Intema Srl Pag. 31

32 Ricerca Movimento Contabile La ricerca di un movimento contabile già registrato avviene cliccando sul tasto cerca della seguente videata Intema Srl Pag. 32

33 Compare la seguente videata Intema Srl Pag. 33

34 I criteri per la selezione delle scritture sono: Numero Movimento Tipo Registro IVA Numero Registro IVA Numero Protocollo IVA Data Registrazione Data Documento Importo Causale Cliente/Fornitore Conto Ufficio Una volta definito un criterio di ricerca ciccando sul tasto <Cerca> vengono proposte l elenco delle registrazioni che soddisfano il criterio di ricerca impostato dal quale si può direttamente selezionare la registrazione cercata o se la ricerca da come risultato un unica registrazione viene proposta direttamente la registrazione. Intema Srl Pag. 34

35 ELENCO PRIME NOTE Questa funzionalità permette di ricercare, visualizzare e stampare un elenco di registrazioni a partire da criteri di selezione definiti dall utente Intema Srl Pag. 35

36 ITER FATTURE Con questa Funzionalità è possibile definire/aggiornare la posizione fisica delle fatture all interno di un Ente.Solitamente all interno di un ente ci sono uffici diversi che hanno in carico la fattura in momenti diversi. Ad esempio l ufficio provveditorato/economato riceve la fattura, da questi viene passata all ufficio che ha ordinato la merce per un controllo che la merce a cui fa riferimento la fattura sia effettivamente quella descritta in fattura e quindi viene validata e ripassata all ufficio provveditorato il quale la passa all ufficio che deve liquidare la fattura (solitamente la ragioneria). Scopo della funzionalità è proprio quello di seguire i documenti di tipo fattura in modo da poterne sempre rintracciare l ufficio che le ha in consegna in un determinato periodo di tempo. La videata che viene presentata nel momento in cui si vuole generare un lista contenente un elenco di fatture da trasferire è la seguente Intema Srl Pag. 36

37 E possibile selezionare le fatture da inserire in una lista attivando i seguenti criteri di ricerca Numero Registrazione Data Registrazione Ufficio Conto Fornitore Operatore di inserimento fatture Cliccando sul tasto cerca viene proposto l elenco delle fatture che soddisfano i criteri di ricerca come nell esempio seguente Intema Srl Pag. 37

38 A questo punto per comporre la lista è sufficiente spuntare le fatture di interesse, impostare la data di spostamento, scegliere l ufficio di destinazione, indicare il motivo dello spostamento e premere il tasto registra. Verrà generato un progressivo di lista che sarà sempre richiamabile che conterrà l elenco delle fatture associate. Ciccando sul tasto stampa verrà stampata la lista di trasferimento nel seguente formato Intema Srl Pag. 38

39 E possibile ricercare liste di trasferimento già registrate solo per poterne visualizzarne il contenuto o stamparle ma non per modificarle Intema Srl Pag. 39

40 CANCELLAZIONE SCRITTURE La funzionalità di cancellazione scritture consente di cancellare una registrazione preesistente La videata che viene presentata all utente è la seguente L unico criterio di ricerca possibile delle registrazioni contabili è il numero di registrazione Inserendo quindi il numero di registrazione e ciccando sul tasto cerca viene presentata la registrazione che si intende cancellare La cancellazione è possibile solo se: Il protocollo IVA è successivo a quello ultimo stampato La registrazione non è stata stampata sul libro giornale La data di registrazione è successiva alla data di apertura del bilancio Intema Srl Pag. 40

41 In tal caso si attiva il tasto Cancella cliccando sul quale e dopo una richiesta di conferma operazione viene cancellata la scrittura. Intema Srl Pag. 41

42 Pagamenti La voce di Menu Pagamenti contiene al suo interno una serie di sottovoci che consento la gestione all Ente la Gestione dei Pagamenti e degli incassi Le sottovoci di menu facenti parte di questo gruppo sono: 1. Liquidazione Fatture Ricevute 2. Liquidazione Fatture Emesse 3. Inserimento Mandati 4. Inserimento Reversali 5. Variazione Mandati/Reversali 6. Visualizzazione Mandati/Reversali 7. Generazione Liste Accompagnatorie 8. Rientro Manuale Mandati/Reversali 9. Flussi di Cassa Di seguito verrà descritto solo il flusso per ciclo passivo dell ente in quanto le modalità operative del ciclo attivo(incassi) sono le stesse del ciclo passivo. Intema Srl Pag. 42

43 Liquidazione Fatture Ricevute Attraverso questa funzionalità e possibile raggruppare un elenco di fatture secondo dei parametri definiti dall utente in modo da generare delle liste che possono essere pagate successivamente. Solo le fatture inserite in una lista di liquidazione possono essere pagate con un mandato di pagamento. La videata che viene proposta quando si clicca sulla voce di menu Liquidazione Fatture Ricevute è la seguente: E possibile inserire nella lista di liquidazione che si sta generando un registrazione inserendone il numero nella cella della griglia contente le registrazioni e premendo il tasto invio, oppure ricercare le registrazioni utilizzando filtri di ricerca più sofisticati cliccando sul bottone <Cerca> nel qual caso viene presentata la videata seguente Intema Srl Pag. 43

44 In questo caso è possibile selezionare le registrazione attivando i seguenti filtri di ricerca Numero Registrazione Numero Documento Data Inizio Scadenza Data Fine Scadenza Data Inizio Registrazione Data Fine Registrazione Importo Anno/Numero Documento Fornitore Controconto Tipo Registro IVA Numero Registro IVA Protocollo Iva Intema Srl Pag. 44

45 Ciccando sul tasto cerca viene proposto l elenco delle registrazioni che soddisfano i criteri di ricerca impostati e non ancora liquidate o parzialmente liquidate. A questo punto è possibile selezionare le registrazioni contabili che si vogliono portare in liquidazione e ciccando sul tasto OK queste vengono portate in lista di liquidazione Intema Srl Pag. 45

46 In questa fase è possibile modificare l importo, in modo da poter mettere in pagamento solo parte della fattura, e il tipo di pagamento. Tali variazioni saranno riportate sul mandato di pagamento Liquidazione Fatture Emesse La funzionalità di gestione delle liquidazione della fatture emesse ha le stesse modalità di utilizzo della funzionalità delle Fatture Ricevute. Intema Srl Pag. 46

47 Inserimento Mandati Tale funzionalità consente di inserire i mandati di pagamento da parte degli utenti abilitati A seconda della causale prescelta è possibile fondamentalmente l inserimento di tre tipologie di Mandati 1. Mandato da Fattura 2. Mandato Generico 3. Mandato Libero Il mandato da fattura richiede il collegamento con una scrittura di tipo fattura, il mandato generico richiede il collegamento con una scrittura non di tipo fattura mentre il mandato libero genera un mandato senza collegamento ad alcuna scrittura contabile.questa funzionalità può essere utilizzata per quei pagamenti che vengono effettuati prima dell arrivo della fattura (es. abbonamento riviste).il collegamento tra fattura e mandato può essere fatta in un secondo momento attraverso la funzionalità di collegemnto scritture descritta inseguito. La videata che compare quando si seleziona la funzionalità di inserimento Mandati è la seguente: Intema Srl Pag. 47

48 Cliccando sul campo causale l operatore otterrà l elenco delle causali utilizzabili per la generazione di un mandato di pagamento.selezionando la causale comparirà la seguente videata : Intema Srl Pag. 48

49 L utente dovrà inserire la delibera di riferimento, una descrizione, il tesoriere. Cliccando sul bottone <Dettaglio> comparirà la seguente videata : Intema Srl Pag. 49

50 Se l utente conosce il numero di registrazione di prima nota dalla quale far derivare il mandato può richiamarla inserendola sulla griglia segnalata in rosso oppure può attivare la funzionalità di ricerca cliccando sul tasto cerca. In quest ultimo caso la videata che comparirà sarà la seguente Intema Srl Pag. 50

51 In questo modo si potranno ricercare le fatture per Numero di registrazione Numero documento Lista di Liquidazione Importo Fornitore Controconto Partita Inizio scadenza Fine Scadenza Inizio Registrazione Fine Registrazione Tipo Registro IVA Numero Registro Iva Ufficio Causale Intema Srl Pag. 51

52 L attivazione della ricerca avviene cliccando il tasto Cerca. Le registrazioni contabili liquidate e non pagate che soddisfano i criteri di ricerca impostati saranno evidenziate nella parte bassa della videata e potranno essere selezionate per essere trasferite nel mandato di pagamento come nell esempio seguente: Le registrazioni selezionate saranno caricate sul mandato nel modo seguente: Intema Srl Pag. 52

53 L importo del mandato sarà la somma degli importi delle registrazioni liquidate. E possibile generare mandati a partire da registrazioni su fornitori diversi; in tal caso saranno generati più mandati. E possibile eliminare una registrazione selezionando la riga della griglia e premendo il tasto <Canc> Intema Srl Pag. 53

54 E possibile visualizzare il/i mandato/i che saranno generati con i relativi importi cliccando sul tasto Mandato. Apparirà la seguente videata: Intema Srl Pag. 54

55 In questa fase è possibile recuperare un numero di mandato se la cancellazione di un mandato ha creato un buco cliccando sul tasto Recupero Mandato, assegnare un intestatario diverso da quello della fattura (si preleva il dato eventualmente presente sull archivio delle anagrafi aggiuntive del fornitore). La registrazione del Mandato avviene ciccando sul tasto Registra.A registrazione conclusa correttamente al mandato/i generato/i viene attribuito un numero composto da anno di esercizio + progressivo. Dopo la Registrazione del mandato si attiva il tasto codici che serve ad attribuire un Codice Meccanografico al Mandato Intema Srl Pag. 55

56 L operatore dovrà selezionare il codice meccanografico ministeriale appropriato per il mandato selezionato Una volta attribuito il codice meccanografico sarà possibile Stampare il Mandato ciccando sul Tasto Stampa Intema Srl Pag. 56

57 E possibile fare una Stampa di Prova, una stampa in copia del Mandato se il mandato è stato già stampato o la stampa originale del mandato cliccando sul tasto Stampa Intema Srl Pag. 57

58 Intema Srl Pag. 58

59 Variazione Mandati Reversali La funzione di Variazione Mandati consente la modifica di un mandato già registrato ma non ancora inviato in banca per aggiungere o cancellare una registrazione contabile collegata al mandato La videata presentata all utente è la seguente: Si possono ricercare mandati per Numero Fornitore Delibera Importo Delibera Intema Srl Pag. 59

60 Cliccando sul tasto cerca viene visualizzato l elenco dei mandati che soddisfano la condizione di ricerca impostata. La selezione del mandato che si vuole modificare insieme al click del tasto ok riporta l operatore sul mandato da modificare sul quale sono consentite tutte le operazioni sopra descritte per l inserimento di un mandato Intema Srl Pag. 60

61 Generazione Liste Accompagnatorie Con questa funzionalità ha come scopo quello di generare un elenco di mandati da inviare in banca. La videata presentata all utente è la seguente: Il click sul tasto nuovo predispone il sistema alla generazione di una nuova lista accompagnatoria mentre il click sul tasto cerca predispone il sistema per la ricerca della liste già generate Il click sul pulsante ricerca fa si che il sistema ricerchi i mandati stampati e non presenti in nessuna lista come nell esempio seguente: Intema Srl Pag. 61

62 Il doppio click sulla riga dei mandati trovati dal sistema porta questa sulla griglia presente nella parte bassa della videata: Intema Srl Pag. 62

63 Il click sul tasto salva a si che venga generata una lista con un progressivo composto da anno e numero lista. Vengono attivati i tasti presenti sulla parte destra della videata che consentono di: Stampare la lista Stampare gli Avvisi di pagamento da inviare ai fornitori Stampare i conto corrente postali dei mandati aventi questa tipologia di pagamento presenti nella lista Produrre un dischetto contenete i dati in formato elettronico dei mandati presenti sulla lista Viene riportato un esempio di stampa delle liste sopra descritte Intema Srl Pag. 63

64 Lista Mandati da Inviare in Banca Avvisi di Pagamento Intema Srl Pag. 64

65 Intema Srl Pag. 65

66 Rientro Manuale Mandati/Reversali La funzione di rientro manuale dei Mandati ha come scopo quello di rientrare i mandati inviati in banca attraverso le liste accompagnatorie e liquidate dalla banca. La videata che compare è la seguente: E possibile ricercare mandati non rientrati o parzialmente rientrati, inviati con una certa lista, per numero mandato ecc.una volta attivata la ricerca il risultato di quest ultima sarà il seguente Intema Srl Pag. 66

67 Dall elenco sopra evidenziato è possibile selezionare quali mandati rientrare in toto o parzialmente. Intema Srl Pag. 67

68 RIEPILOGHI Intema Srl Pag. 68

69 Gestione Partite La maschera di gestione partite consente la ricerca e la stampa delle partite per fornitori e clienti. E possibile cercare una singola partita, tutte le partite o soltanto quelle aperte inserendo un intervallo di tempo : Nell elenco delle partite trovate viene scritto in rosso il numero della partita, la data ed il residuo. Se si desidera visualizzare una delle registrazioni in elenco è sufficiente premere il seguente pulsante: Per ogni partita trovata si può visualizzare, dal pulsante Saldi i totali dei saldi contabili: Intema Srl Pag. 69

70 mentre dal pulsante Riep. Saldi si ottiene il riepilogo di tutte le partite del fornitore all interno dell intervallo di tempo scelto : Intema Srl Pag. 70

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72 Gestione Portafoglio Fatture Per ogni fornitore o cliente è possibile visualizzare e stampare l elenco di tutte le fatture relative ad un esercizio o ad una singola partita: selezionando una riga e premendo il seguente pulsante si ottiene la maschera contenente il dettaglio della registrazione selezionata: Intema Srl Pag. 72

73 Intema Srl Pag. 73

74 Scadenziario fatture Dalla maschera di scadenziario fatture si possono ricercare e stampare le fatture di un singolo fornitore/cliente o di tutti i fornitori/clienti fissando un intervallo di data: questa maschera consente di salvare su file l elenco delle fatture trovate, tramite il pulsante: Intema Srl Pag. 74

75 Visualizzazione Mastrini La maschera di visualizzazione dei mastrini consente di estrarre l elenco delle registrazioni fatte su un conto generico, su un fornitore o su un cliente. E possibile estrarre i dati scegliendo un intervallo di tempo per data di competenza o per data di registrazione. La maschera fornisce anche il saldo al 31 dicembre dell esercizio precedente : Intema Srl Pag. 75

76 Lista Fatture La lista fatture consente di ricercare le fatture di un cliente o fornitore e di individuare l ufficio in cui si trova la fattura: premendo il seguente pulsante per ogni fattura si può visualizzare l iter che ha percorso Intema Srl Pag. 76

77 Intema Srl Pag. 77

78 Riepilogo Ordinato-Caricato-Fatturato La procedura consente di estrarre e stampare, a partire da un esercizio, l elenco degli ordini con o senza bolle associate e con o senza fatture caricate per ogni ordine viene visualizzato l importo, i dati relativi all eventuale bolla e i dati relativi all eventuale fattura. Intema Srl Pag. 78

79 Riepilogo Ordini per Delibera Per ogni delibera si può visualizzare e stampare l elenco degli ordini effettuati e il totale ordinato: Intema Srl Pag. 79

80 Lista Fatture Ricevute La seguente maschera consente di ricercare e stampare le fatture da ricevere: I numeri di registrazioni in rosso indicano le fatture da ricevere non collegate alle fatture definitive. Intema Srl Pag. 80

81 Riepilogo Ordinato Caricato per Delibera Il seguente riepilogo contiene l elenco delle delibere con l importo totale degli ordini, delle bolle e delle fatture Intema Srl Pag. 81

82 Riepilogo Fatture Ricevute per Fornitore La maschera seguente contiene il riepilogo per ogni fornitore dell importo fatturato e dell importo pagato: Intema Srl Pag. 82

83 STAMPE Intema Srl Pag. 83

84 Stampa Mandati/Reversali La seguente maschera consente di ricercare i mandati /reversali di un fornitore/cliente fatti in un intervallo di data. E possibile ricercare i mandati non stampati, non inviati, inviati, rientrati o tutti, la stampa può essere rifatta in originale o in copia: Intema Srl Pag. 84

85 Estratto Conto L estratto conto dei Clienti/Fornitori è l elenco delle fatture con il relativo importo pagato e il saldo: Intema Srl Pag. 85

86 Stampa Giornali La maschera di Stampa giornali consente di fare le seguenti stampe: giornale mandati giornale reversali libro giornale registro IVA Acquisti dichiarazione periodica IVA situazione pagamenti situazione incassi brogliaccio prima nota mastrini Intema Srl Pag. 86

87 Giornale Mandati E possibile ricercare i mandati non stampati, non inviati, inviati, rientrati o tutti quelli fatti in un intervallo di data: la procedura prevede anche la stampa su stampante ad aghi. Intema Srl Pag. 87

88 Giornale Reversali Cliccando sul pulsante Reversali si possono ricercare le reversali non stampate, non inviate, inviate, rientrate o tutte quelle fatte in un intervallo di data: anche per le reversali la procedura prevede la stampa su stampante ad aghi. Intema Srl Pag. 88

89 Libro Giornale Cliccando sul pulsante LibroGiornale si può effettuare la stampa del libro giornale per intervallo di data: Anche il libro giornale può essere stampato su stampante ad aghi. Intema Srl Pag. 89

90 Registro IVA Acquisti Premendo il pulsante N Reg. IVA appare l elenco dei registri da stampare: inserendo il numero di pagine stampate è possibile stampare il registro IVA con la numerazione delle pagine a partire dal numero inserito: Intema Srl Pag. 90

91 Registro IVA Vendite Analogamente al Registro IVA Acquisti, è possibile stampare il Registro IVA Vendite con la numerazione delle pagine a partire dall ultimo registro stampato in forma definitiva: Intema Srl Pag. 91

92 Dichiarazione periodica IVA Dopo aver selezionato il mese desiderato, si può stampare la dichiarazione periodica IVA : Intema Srl Pag. 92

93 Situazione Pagamenti Dall apposito pulsante è possibile stampare tutti i mandati (o solo quelli non stampati, non inviati,.) fatti in intervallo d data: Intema Srl Pag. 93

94 Situazione Incassi Anche per le reversali è possibile fare la stampa di quelle fatte in intervallo d data: Intema Srl Pag. 94

95 Brogliaccio Prima Nota Dal Brogliaccio prima nota si possono stampare tutte le prime note ricercando per causale, data e numero di registrazione: Intema Srl Pag. 95

96 Mastrini Dalla maschera di stampa giornali si possono stampare i mastrini cercando per data e codice conto: Intema Srl Pag. 96

97 Intema Srl Pag. 97

98 CODIFICHE Il menu codifiche contiene al suo interno dei sottomenu che consentono di inserire/modificare i codici utilizzati all interno del sistema Intema Srl Pag. 98

99 Anagrafe enti Con tale funzionalità è possibile definire e mantenere informazioni relative agli enti che l utente intende gestire Ciccando sul tasto Tesorerie dell ente sarà possibile inserire,modificare cancellare le tesorerie Intema Srl Pag. 99

100 Ciccando il tasto Conti automatici dell ente sarà possibile inserire/aggiornare/cancellare i conti automatici dell ente relativamente alle registrazioni di mandati, reversali,fatture da ricevere. Intema Srl Pag. 100

101 Viene data la possibilità di associare registrazione di mandati/reversali con una data causale in modo tale che la registrazione del movimento del mandato/reversale venga effettuata utilizzando il conto cosi definito. Ciccando sul tasto Dipartimenti dell ente viene mostrata la seguente videata Intema Srl Pag. 101

102 e possibile inserire nuovi dipartimenti e per ogni dipartimento tutti gli uffici che ne fanno parte cliccando sul tasto uffici del dipartimento Intema Srl Pag. 102

103 Per inserire un Nuovo Ufficio bisogna ciccare sul Bottone Nuovo riempire i campi elencati dal sistema e ciccare sul bottone <Registra>. Intema Srl Pag. 103

104 Tabelle di decodifica Tale funzione consente di gestire tutte le tabelle di decodifica necessarie per il corretto funzionamento del sistema di contabilità Cliccando sul tasto tabelle di decodifica compare la seguente videata Cliccando su una delle voci presenti sulla parte sinistra della videata è possibile la gestione degli elementi del tipo di decodifica selezionato. I tipi di decodifica necessari al corretto funzionamento della procedura sono: Assoggettamenti IVA Cambi su Valute Codice Esecutività Delibera Organi Deliberanti Tipologia Scadenze Regioni Province Intema Srl Pag. 104

105 Cittadinanza Codici Attività Natura Giuridica Forme di Pagamento Firme su Documenti Codici Meccanografici Nell esempio seguente viene riportato la registrazione di un nuovo codice di assoggettamento IVA. Dopo aver riempito il campi proposti dal sistema è sufficiente ciccare sul tasto <SALVA> per memorizzare il nuovo tipo di assoggettamento IVA da impostare Intema Srl Pag. 105

106 Causali Contabili Tale funzione consente di gestire tutte le causali contabili necessarie per la corretta registrazione dei movimenti contabili all interno della procedura. E una funzionalità che influenza la modalità di inserimento delle registrazioni contabili pertanto se ne consiglia l abilitazione all utilizzo solo a personale esperto. Per ogni codice causale è possibile poi personalizzare alcuni parametri che vanno ad influenzare quindi l operazione che si sta inserendo con quella causale: 1. Tipo registro IVA : questo parametro si utilizza se si sta prendendo in considerazione un operazione che 2. gestisce IVA. Con esso si sceglie in quale registro I.V.A. andare ad inserire i dati: 1 Vendite, 2 Sospesi, 3 Corrispettivi, 4 Acquisti. 3. Tipo Registro Definitivo: si utilizza quando si gestisce IVA in sospensione per indicare il registro definitivo su cui caricare le informazioni. Intema Srl Pag. 106

107 4. Numero registro prioritario: numero del registro iva da utilizzare per le registrazioni dei movimenti iva. 5. Gestione dell' I.V.A.:: indica se occorre gestire o meno l IVA. Se settato a N, durante l immissione di un operazione non presenta la maschera per l inserimento delle informazioni relative all IVA. 6. Scritture movimenti IVA: indica se quell operazione deve essere inserito nel registro I.V.A. 7. Movimentazione di Competenza: indica se in fase di immissione dell operazione deve presentare il campo per l inserimento della data di competenza. Se il campo non è visualizzato come data di competenza si inserisce la data di registrazione. 8. Creazione Movimenti Contabili: indica se l operazione deve essere considerato tra le registrazioni di contabilità economico-patrimoniale. 9. Movimentazione in Dare o Avere: utilizzato per indicare in quale sezione (dare o avere) deve essere inserita l importo principale per i documenti contabili. Ad esempio, per le fatture ricevute il campo è posto ad A=avere perché va aperto il debito nei confronti del fornitore in avere, per le fatture emesse il campo è posto a D=dare perché va aperto il credito nei confronti del cliente. Se non c è una preminenza il campo non viene avvalorato. 10. Tipo Movimentazione Partite: viene utilizzato per gestire le partite. Può assumere i seguenti valori: A, C, N. Quando è posto ad A vengono inseriti anno e numero partita in ogni registrazione che contiene un conto di tipo cliente o fornitore, avendo verificato che la coppia anno numero non sia già presente per quel cliente o fornitore. Quando è posto a C vengono inseriti anno e numero partita in ogni registrazione che contiene un conto di tipo cliente o fornitore, avendo verificato che la coppia anno numero è già presente per quel cliente o fornitore. Se è posto ad N i due campi non vengono valorizzati. 11. Partita obbligatoria : se posto ad S, in fase di immissione dell operazione contabile viene richiesta obbligatoriamente l indicazione dell anno e del numero di partita. 12. Movimentazione Compensi a Terzi: se posto ad S e se il fornitore soggetto della registrazione è un percipiente, in fase di immissione dell operazione vengono attivate le funzioni per la gestione dei dati per la gestione delle ritenute ai percipienti e la realizzazione del Gestione Contabilità Analitica: se posto ad S, in fase di immissione dell operazione vengono attivate le funzioni per l inserimento dei dati negli archivi di contabilità analitica. 14. Richiesta Numero Documento Originale: se posto ad S viene richiesto il numero di documento. 15. Controconto costi: se avvalorato, nella realizzazione della scrittura viene riproposto questo come conto da utilizzare. 16. Controconto I.V.A.: se avvalorato, nella realizzazione della scrittura se è prevista la registrazione dell IVA, viene riproposto questo come controconto IVA da utilizzare. Intema Srl Pag. 107

108 Intema Srl Pag. 108

109 BILANCIO Intema Srl Pag. 109

110 Bilancio Economico La procedura consente di visualizzare il Bilancio Economico-Patrimoniale dell Azienda, avendo a disposizione una pluralità di filtri quali: - la sezione di Bilancio (Stato Patrimoniale e/o Conto Economico); - il Quadro (Costi, Ricavi, Saldi); - il livello di articolazione del Bilancio (Gruppo, Mastro, Conto); - l intervallo temporale. Inoltre, è possibile visualizzare i soli conti movimentati e/o il dettaglio dei Clienti/Fornitori. Intema Srl Pag. 110

111 E disponibile l anteprima di stampa dei risultati oltre che la possibilità di stampare. Intema Srl Pag. 111

112 Tra le stampe a disposizione: - Bilancio di Esercizio dell anno preso in considerazione; Intema Srl Pag. 112

113 Bilancio di Verifica: Intema Srl Pag. 113

114 Intema Srl Pag. 114

115 Modello CE Intema Srl Pag. 115

116 Modello CE con conti in Stampa Intema Srl Pag. 116

117 Riclassificazione di Bilancio Attraverso questa maschera l operatore può creare ex-novo delle aggregazioni di Bilancio oppure modificare o semplicemente visualizzare degli schemi di Bilancio precedentemente caricati. Nello specifico, dopo aver stabilito il numero di livelli su cui la riclassificazione di Bilancio deve articolarsi, a fronte di ciascuna classe (Stato Patrimoniale Attivo/Passivo, Conto Economico, Conti d Ordine), possibile associare a ciascuna riga un conto contabile (in positivo o in negativo). In definitiva, si procede ad una riorganizzazione dei dati contabili che si concentra sulle grandezze economiche significative per la valutazione delle condizioni della gestione. Intema Srl Pag. 117

118 Intema Srl Pag. 118

119 Stampa Bilanci Riclassificati Intema Srl Pag. 119

120 Una volta definita la riclassificazione di Bilancio, attraverso questa maschera si ha la possibilità di stampare il Bilancio così come le sue voci sono state aggregate. Intema Srl Pag. 120

121 Chiusura di Bilancio Una volta verificata la rilevazione contabile del risultato d esercizio ed aver lanciato una Verifica di Prima Nota che consente di evidenziare eventuali squadrature di Bilancio, accedendo a questa funzione, l operatore può procedere alle operazioni di Chiusura e successiva Apertura Contabile. Intema Srl Pag. 121