Le novità di BIKE versione 2016

Transcript

1 Tutti gli utenti di BIKE con regolare contratto di assistenza da ora in poi riceveranno gli aggiornamenti in modalità automatica. Seguendo le istruzioni potranno scaricare la nuova versione del programma che aggiorna le procedure standard insieme ad un documento che contiene le novità e le principali funzionalità. Dopo ogni versione rilasciata META organizza momenti di formazione online dove uno o più componenti dell azienda potranno collegarsi comodamente dal loro ufficio e vedere un tecnico che spiega e mostra i vari passaggi. Gli aggiornamenti e la formazione sono compresi nei contratti di assistenza pertanto completamente gratuiti. META resta a completa disposizione per fornite assistenza personalizzata alle aziende che avessero richieste specifiche. Le novità di BIKE versione 2016 La versione di BIKE 2016, aggiornata nelle procedure standard, oltre a funzionalità specifiche nuove maschere e migliorie, tutte frutto delle richieste sempre più specifiche che i mercati richiedono, è stata implementata di nuovi moduli (acquistabili separatamente): - Gestione documentale con software HYPERDOC - Gestione ordini da TABLET - Ampliamento pacchetto CONTABILITA ANALITICA con l inserimento di un piano dei conti utile a redigere il cosiddetto bilancio gestionale - BIKEBANK che permette di risparmiare una grande quantità di tempo e di risorse nell attività periodica di allineamento dei saldi bancari - BIKE E-commerce permette d integrare il gestionale ad un sito e-commerce. Il modulo sincronizza gli articoli presenti nel magazzino allineando tutti i prodotti che si è deciso di vendere in e-commerce, tutte le informazioni dei prodotti (nome, descrizione, categoria, prezzo, quantità, immagini, ) vengono aggiornate nel sito al variare di qualsiasi informazione sull anagrafica. Gli ordini di acquisto sulla piattaforma di e-commerce e l anagrafica completa del cliente vengono trasferiti in automatico dal sito al gestionale, pertanto i quantitativi disponibili a magazzino e sul sito sono sempre sincronizzati in tempo reale. Pag. 1

2 Gli aggiornamenti di BIKE 2016 riguardano le seguenti aree o funzioni ARCHIVI Pag. 03 CLIENTI - FORNITORI..Pag. 04 ARTICOLI. Pag. 06 EFFETTI. Pag. 07 CONTABILITA.... Pag. 09 PLAFOND... Pag. 11 IVA..... Pag. 12 FATTURE.... Pag. 13 PARAMETRI E TABELLE... Pag. 15 Pag. 2

3 BANCHE - BANCHE DELL AZIENDA ARCHIVI 1. Inseriti nuovi campi: a. Utilizzato dalla distinta di presentazione per la creazione del file xml (RID) b. c. Se valorizzato viene utilizzato per la contabilizzazione dei corrispettivi pagati (nuova funzionalità delle fatture) d. Se valorizzato viene utilizzato dalla primanota contabile come banca di presentazione per le scadenze attive e passive. CODICI IVA 1. Inseriti nuovi campi: a. Legati alla comunicazione polivalente b. Collegati alla generazione automatica dell Autofattura per le operazioni oggetto di inversione contabile. N.B. Per le operazioni Intra con l abbinamento alla tipologia bene o servizio viene aperta la maschera corrispondente per la comunicazione di Acquisti Cessioni Intracomunitari di beni o servizi alle Dogane c. Collegati alla compilazione della comunicazione dati iva annuale. Pag. 3

4 Aggiunte nuove utilità nella Toolbar: CLIENTI-FORNITORI 1. permette di collegarsi alle funzioni più comuni per il controllo dell anagrafica, tramite il seguente menù a tendina: 2. attiva la possibilità di gestire diverse modalità di pagamento legate alle fasce di importo. (Solo Clienti). Blocco che impedisce il salvataggio di una nuova anagrafica quando sono assenti Codice Fiscale, Partita IVA o Nazionalità, se l anagrafica ha attiva l opzione Se va in Allegati (Si/No) ;, aggiunta regola per la fatturazione dalle ddt;, aggiunta nuova impostazione per decidere su quali anagrafiche attivare il calcolo delle ritenute d acconto in fattura; Aggiunto nuovo campo per indicare la lingua da utilizzare nella stampa dei documenti; Integrazioni nella sezione Pagamenti: 1., variata la gestione delle banche di appoggio, sostituito l input della banca di default con la griglia Pag. 4

5 delle banche disponibili, mantenuta la possibilità, tramite l assegnazione di una X nella riga corrispondente, di indicarne una di default; 2. Aggiunte eccezioni alla gestione delle mensilità escluse: a., se valorizzato permette di gestire lo slittamento della scadenza in un altro giorno all interno del mese escluso; b., se valorizzato permette di gestire lo slittamento della scadenza in un giorno del Mese successivo a quello escluso; c., se valorizzato permette di gestire lo slittamento delle rate successive al mese escluso evitandone la sovrapposizione, nello stesso documento; 3. Aggiunte regole per i documenti: a., se valorizzato determina la variazione della data di emissione effetti nel piede fattura. Nasce per consentire la posticipazione della creazione degli effetti per le fatture accompagnatorie emesse a ridosso del fine mese; b., se valorizzato offre la possibilità di calcolare le spese di trasporto in % sul valore della merce al netto o al lordo degli sconti. Aggiunto abilitato per il circuito SEPA. per creazione file xml dei RID, secondo il nuovo tracciato SDD, Nuova sezione s Pag. 5

6 ARTICOLI Inserite nuove sezioni: 1. Dati tecnici, la nuova sezione nasce per gestire, appunto, i dati tecnici del prodotto, vi troviamo: unità di misura, confezione, volume, scorta minima che nella vecchia versione risiedevano nella sezione Anagrafica, ma anche nuovi campi nati dall esigenza sempre più comune di gestire la vendita on line dei prodotti, direttamente collegati al nuovo pacchetto BIKE E-Commerce 2. Codici a Barre, la nuova sezione offre la possibilità di gestire + barcode per ogni articolo; 3. Allegati, la nuova sezione offre la possibilità di agganciare allo stesso articolo + immagini (foto, schede tecniche, ) 4. Professionisti, dalla nuova sezione è possibile impostare quali articoli sono soggetti al calcolo della ritenuta d acconto, dell enasarco e del cap con le rispettiva % Inserite nuove funzionalità nella Toolbar 1. Fornisce la possibilità di creare il primo codice libero, scegliendo il gruppo ed il sottogruppo di riferimento e utilizzando una struttura numerica definita: 2 car. del gruppo, 2 car.del sottogruppo, 4 car. per il progressivo. 2. Fornisce la possibilità di comporre il codice in tutta libertà, è supportata da una tabella di configurazione che permette di definire la lunghezza del codice e quali tabelle ne concorrono alla formazione. Pag. 6

7 EFFETTI EFFETTI Nuovo controllo, introdotto alla variazione della data di scadenza di un effetto di tipo RB, TR, CA, RI già presentato. In caso di risposta affermativa verranno azzerati i riferimenti alla vecchia distinta di presentazione e verrà assegnato, all effetto, lo stato E. DISTINTE Inserito controllo che blocca il salvataggio delle distinte se almeno uno degli effetti indicati all interno delle stesse ha uno stato diverso da quello che la distinta aggiornerebbe. DISTINTA PRESENTAZIONE EFFETTI 1. E stata inserita la tipologia, per agevolare la fase di preparazione della distinta. L utilizzo consigliato è: Prenotazione effetti in fase di creazione per la selezione/scelta degli effetti; Normale per rendere la distinta definitiva, quindi va salvata in questa tipologia prima della preparazione del file. 2., sostituita la distinta rid, con 2 nuove tipologie richieste dal nuovo tracciato SDD; 3. Adeguamento del tracciato RID, al circuito SEPA tramite la nuova scelta inserita nella toolbar 4. Pag. 7

8 Nuova grafica per la selezione degli effetti N.B. Le check sono impostate automaticamente in base alla tipologia distinta scelta nella prima maschera. 5. Nuovo controllo che verifica il castelletto assegnato alla banca di presentazione e ne visualizza la disponibilità 6. Tolto il salva con nome e inibito l utilizzo del copia righe per evitare la duplicazione delle distinte. STATISTICA EFFETTI Aggiunto filtro per data pagamento SCADENZIARIO EFFETTI CLIENTI Aggiunto nuovo layout di stampa denominato ScandeziarioClientiSemplice reperibile dallo zoom del Report di stampa, se non fosse visibile basta digitarlo manualmente come riportato sotto: SCADENZIARIO EFFETTI FORNITORI Aggiunto nuovo layout di stampa denominato ScandeziarioFornitoriSemplice reperibile dallo zoom del Report di stampa, se non fosse visibile basta digitarlo manualmente. Pag. 8

9 PIANO DEI CONTI CONTABILITA 1. Aggiunte nuove funzionalità: a. Possibilità di disabilitare dallo zoom la visualizzazione dei conti contabili non più utilizzati b. Possibilità di definire su quali conti deve essere obbligatorio l inserimento del periodo di competenza contabile: c. Attivando la contabilità analitica per i conti, si attiva una nuova sezione Centri di Costo per poter assegnare al conto i centri di costo automatici, nell abbinamento si può definire la tipologia: FISSA o VARIABILE. 2. Presente nella toolbar della funzione, prevede 2 procedure: a. Controllo, controlla se ci sono conti con natura conto vuota ed eventualmente produce una stampa con la lista; b. Assegna, guarda i mastri con natura conto vuota e la determina, in base al tipo e al saldo contabile, poi scorre tutti i sottoconti del mastro e li aggiorna con quella. CAUSALI CONTABILI 1. Allungato il nome della causale fino a 90 caratteri; 2. Aggiunte nuove funzionalità: c. Possibilità di attivare la gestione Intra o Reverse Charge; d. Possibilità di evadere i ddt di carico, direttamente dalla primanota contabile senza dover passare per la fatturazione dalle ddt. Pag. 9

10 PRIMANOTACONTABILE Nella funzione sono state apporte diverse modifiche grafiche e migliorati alcuni automatismi 1. Allungato il campo della descrizione aggiuntiva, sia in alto a dx della causale che nelle righe di dettaglio contabile; 2. Tolto nr. Documento in input, ma gestito automaticamente nelle righe di primanota e negli effetti; 3. Aggiunta possibilità di scansionare il documento al momento della registrazione, tramite il nuovo pulsante. L applicazione provvede, collegandosi ai drivers dei dispositivi già in essere nelle varie postazioni, a gestire la scansione e l archiviazione automatica dei documenti, in una cartella allegati condivisa, separandoli per anno e tipo documento. 4. Risolti problemi con l invio dei documenti via usando l indirizzo di posta certificata; 5. Nello Specchietto iva è stata integrata la gestione dei nuovi campi abbinati al codice iva (elenchi iva, se Black list, Se Intra..), manutenibili tramite il pulsante 6. Automatizzata la creazione dell autofattura per operazioni Intra e Rev.Charge, al verificarsi di 3 condizioni: a. Causale contabile con attiva la gestione Intra o Reverse Charge; b. Codice iva con attiva la gestione Intra o Reverse Charge; c. Anagrafica fornitore con inserito nei Dati contabili e statistici il cliente corrispondente per autofatture. 7. Al salvataggio della primanota contabile o del documento, l apertura della form INTRA (MERCI o servizi), per la creazione del file scambi.cee, avviene controllando: a. il campo Bene o Servizio nel codice iva, nell ipotesi che il flag fosse vuoto verrà richiesto all operatore; b. il campo Se Intra nella tabella fatture Inserito Controllo, nel dettaglio contabile, dell inserimento del periodo di competenza, se attivata opzione nel piano dei conti; Sostituito pulsate per accesso al dettaglio dei Centri di costo con, la scelta nasce perché agganciata al nuovo pacchetto di Contabilità Analitica; 10. Inserito controllo sul superamento del plafond disponibile per l anno in cui viene eseguita la registrazione; 11. Corretto controllo dell input di nuove registrazioni iva (fatture, note) di un periodo iva già liquidato; Pag. 10

11 12. Variato funzionamento del Paga/Riscuoti da Utilità Varie, attualmente è stato legato alla gestione degli effetti. Abbiamo mantenuto la vecchia funzionalità passando dalla pagina degli effetti con la nuova check ; AGGIORNAMENTI CONTABILI DIVERSI Riorganizzata la maschera con le utility più utilizzate, ampliata la Verifica Contabile Generale (n.6) con l inserimento di 2 nuovi controlli: 1. GIRO 7: CONTROLLO DATA COMPETENZA IVA, il nuovo controllo confronta la data di registrazione contabile e la data di competenza iva e restituisce la lista dei movimenti contabili che presentano un disallineamento; 2. GIRO 10: CONTROLLO PERIODO COMPETENZA MANCANTE, il controllo verifica se ci sono delle registrazioni contabili con conti che non hanno il periodo di competenza valorizzato e ne restituisce la lista; PRIMANOTACONTABILE AGGIUNTIVA Inserita possibilità di abbinare gli effetti. RATEI/RISCONTI Nella registrazione dei ratei/risconti nella contabilità aggiuntiva è stata prevista la scrittura dei centri di costo della contabilità analitica. GIORNALE BOLLATO Azzeramento progressivi dare avere al cambio dell'anno. PLAFOND Variata la logica di determinazione del plafond utilizzato: 1. in base alla data del documento e non più in base alla data di registrazione; 2. Le note di addebito e di accredito vengono collegate alle fatture e vanno ad influire sul plafond di quel periodo. Pag. 11

12 REGISTRI IVA IVA Riorganizzata la form di stampa separando le opzioni e i filtri per tipologia: controlli, filtri, opzioni di stampa, stampa bollata e stampa completa: 1. Nei filtri è state aggiunte nuove ricerche: a. la possibilità di richiedere in stampa solo un certo numero di protocolli; b. la possibilità di richiedere in stampa solo i movimenti legati a delle specifiche opzioni valorizzate nei codici iva, la selezione viene letta abbinata e non in alternativa; 2. Nelle opzioni di stampa sono state inserite nuove check e riguardano: a. b. c. d. 3. La Stampa Bollata è quella che presenta maggiori novità, è possibile lanciare la stampa dell intero anno, l applicazione provvede alla stampa mensile o trimestrale in funzione alla tipologia di liquidazione riportata nel Tipo denuncia iva inserito nella tabella azienda, in base a questo automatismo sono state aggiunte le seguenti opzioni: a. b. c. Questi dati vanno inseriti solamente se si stampa un mese alla volta, per la stampa annuale vengono letti dalla tabella Liquidazione IVA. RIEPILOGO IVA PERIODICO 1. Inserita la possibilità di lanciare la Stampa Bollata per l intero anno. Gli estremi di versamento che verrano stampati nei periodi a debito saranno letti dalla tabella Liquidazione IVA. 2. La check sull agg.to della tabella liquidazioni, si disabilita in automatico: a. se il periodo in stampa è già memorizzato nella tabella liquidazioni ; b. se il periodo in stampa ha una cadenza diversa da mensile o trimestrale; RIEPILOGO FINALE IVA Viste le esigenze di avere un dettaglio più chiaro di quello che viene comunicato o scartato dalla Comunicazione Polivalente, abbiamo inserito 2 nuove tipologie di stampa Pag. 12

13 FATTURE FATTURE 1. Nuovo pulsante che permette di scansionare il documento al momento della registrazione. L applicazione provvede all archiviazione del file nella cartella allegati, separandoli per anno e tipo documento; 2. Migliorata gestione del CORRISPETTIVO PAGATO (nel piede fattura): a. se si sceglie la cassa, nella registrazione contabile dell incasso, viene utilizzato il conto definito nella Tabella Conti Contabili in opzioni Bike; b. se si sceglie la banca, nella registrazione contabile dell incasso, viene utilizzato il conto contabile collegato alla banca di presentazione (codificata tra le banche dell azienda), richiesta in input nella sezione Dati accessori di Stampa. 3. Spostato l abbinamento dei cespiti dalla testata fatture alle righe 4. Aggiunta ricerca dell articolo nella griglia per Codice/Descrizione, la ricerca si attiva premendo il tasto funzione F Previsto input del periodo di competenza nelle righe ed Inserito controllo, all aggiorna riga, sulla valorizzazione dei campi, se attivata opzione Se periodo Competenza nel piano dei conti; Possibilità di forzare l evasione di una riga, richiamata da un ordine, per un quantitativo inferiore a quello ordinato (posizionata nello specchietto del richiamo documenti); 7. Aggiornata la stampa del timbro iva, se presente nelle aliquote iva utilizzate in fattura vengono riportati, in modalità elenco nelle Specifiche Iva (specchietto stampato sotto il riepilogo dei dati iva). STATISTICA FATTURE 1. Inserito nuovi filtri (tipologia-settore) e nuovi campi di ordinamento (pagamento-tipologia-settore); 2. Variato il funzionamento dell ordinamento per numero documento, quando viene richiesto, nel produrre la lista dei documenti utilizza l elemento numerazione e non il tipo documento. Pag. 13

14 FATTURAZIONE DALLE DDT 1. Novità 2. Migliorata funzione per la creazione di una ben precisa fattura con numeri bis ; NOVITA SUI DOCUMENTI Integrazione delle funzionalità dei professionisti nelle fatture standard, ovvero da oggi sarà possibile emettere delle fatture con ritenuta d acconto. Inserito Flusso Documentale, nelle righe dei documenti che ne ricostruisce la storia utilizzando la rappresentazione ad albero e ogni nodo dell albero è interrogabile con un semplice clicl Pag. 14

15 OPZIONI GESTIONALI PARAMETRI E TABELLE 1. Inserita possibilità di aggiungere nello zoom degli articoli nuove colonne per vedere il gruppo e sottogruppo del prodotto, attivabile dalla sezione Articoli ( sez.1-opzione 11) 2. Nuova opzione per gestire una cartella allegati particolare, legata alla nuova sezione degli articoli 3. Inserita opzione che permette di visualizzare, la lista dei documenti aperti, al salvataggio di anagrafiche nelle quali sono stati variati dei dati sensibili quali: Agente, Modalità di pagamento, Banca di Appoggio, Riferimento Lettere d intento 4. Inserita nuova opzione per disabilitare il blocco del richiamo multiplo di un ordine all interno di uno stesso documento (sezione n.7- opzione n.30) 5. Inserita possibilità di scegliere la base di calcolo per il conteggio in % delle spese di trasposto (sezione n.7-opzione 31) 6. Inserita nelle impostazioni dei ddt (sezione n.9-opzione 17) e delle fatture (sezione n.10-opzione 23) la possibilità di gestire nel richiamo dell ordine sia i riferimenti interni che esterni. Si Attiva mettendo T per entrambi. Variazione alla gestione del rif.ordine nei documenti di acquisto e vendita, quando le opzioni sono impostate a R (riferimento esterno), se nel campo riferimento dell ordine non vi è indicato nulla il riferimento all ordine, nelle fatture e nei ddt, verrà valorizzato con il numero ordine di BIKE. 7. Inserita possibilità di limitare l operatività del contabilizza fatture che blocca la scontabilizzazione dei documenti se l iva è già stata liquidata o sono stati presentati gli effetti in banca. Pag. 15

16 8. Inserita nuova opzione per controllo situazione sospesi dei clienti, se attiva nei documenti al verificarsi della condizione viene visualizzata la situazione dei sospesi del cliente; 9. Inserita opzione che permette di chiudere le scadenze quando la differenza tra l importo incassato e l importo dell effetto rientra nello sbecco definito, la registrazione viene così completata inserendo quella differenza nei conti indicati come sopravvenienze; 10. Nuova sezione 17. Controllo cespiti, che contiene diverse opzioni per gestire la movimentazione dei beni ammortizzabili in noleggio a clienti. TABELLE BIKE 1. Variata tabella Nazionalità con inserimento delle colonne: a. Codici per Elenchi IVA, letta ed utilizzata per la compilazione della Comunicazione Polivalente; b. Alfa2, letta ed utilizzata per la stampa dei prospetti intra e la creazione del file Scambi.cee; c. Alfa3, letta ed utilizzata per la creazione del file xml per la comunicazione della movimentazione dei prodotti freschi nel settore Ittico; d. Lingua, letta ed utilizzata per la stampa dei documenti in lingua. Pag. 16