SOFTWARE GESTIONALE. Manuale d uso

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1 SOFTWARE GESTIONALE Manuale d uso Le informazioni riportate su questo documento potrebbero risultare, al momento della lettura, obsolete o poco attinenti alla versione in uso. Consigliamo la consultazione dell area supporto on-line per verificare la disponibilità di documenti aggiornati. Documento aggiornato al 14/06/2011

2 Sommario degli argomenti Contabilità Generale... 4 Il Piano dei Conti... 4 La Creazione dei conti e dei gruppi 4 La Creazione dei conti di tipo cliente e fornitore 5 L ordinamento dei conti e dei gruppi 5 L aggancio dei conti tra strutture PdC diverse e il controllo esistenza conti 5 La visualizzazione della codifica completa dei conti 6 L apertura dei rami del PdC 6 La creazione di una vista del piano dei conti 6 Il Bilancio di verifica e il Bilancio civilistico... 7 L elaborazione del bilancio di verifica 7 L elaborazione della Situazione economico/patrimoniale 7 Le opzioni di visualizzazione dei saldi sui bilanci 8 La visualizzazione dei saldi contabili per esercizio, mese o periodo definito dall utente 8 La variazione manuale dei saldi contabili sul bilancio di verifica 8 Visualizzazione comparata esercizio/mese 9 La simulazione del calcolo ammortamenti 9 Possibili cause di una squadratura di bilancio 10 Il Bilancio Cee e la nota integrativa La vista CEE e la riclassificazione dei conti 11 La struttura del bilancio CEE 13 Bilancio in forma abbreviata 13 L elaborazione della nota integrativa 14 Esportazione dati per ViaLibera Bilancio Europeo (Il Sole 24 Ore) Le causali contabili Creazione di una causale contabile 16 Le registrazioni di prima nota Le funzionalità della prima nota 18 Registrazioni di acquisto o di vendita 19 Accordi commerciali 21 Acquisti intracomunitari e autofattura CEE 23 Reverse charge 24 Bolletta doganale 27 Acquisti Extracee 29 Fattura con totale documento in negativo (nota di credito da fornitore) 30 Registrazioni IVA in Prima nota con totale documento in negativo 30 Nota di Credito a cliente per variazione IVA 31 Registrazioni con IVA indetraibile 32 Registrazioni con IVA in sospensione 32 Registrazioni con IVA in sospensione e Ritenuta d acconto 33 Registrazione automatica di Incassi e Pagamenti 35 Registrazione di una nota di credito con iva sospesa e relativo pagamento 38 Registrazione automatica dell Appoggio in banca 39 Registrazione automatica degli Insoluti 39 Registrazione automatica dei Rinnovi 40 Selezione dei conti di contropartita su Operazioni con scadenze 41 Contabilizzazione automatica dei documenti di vendita 43 Contabilizzazione automatica dei documenti di acquisto 44 Contabilizzazione automatica delle fatture di acquisto CEE e in Reverse charge 45 Ricevuta parcella 47 Emessa parcella 48 Movimenti provvisori 49 Definire una causale predefinita 49 2 di 90

3 Ricerca, Visualizzazione e Stampa di una registrazione di prima nota 49 Le registrazioni dei corrispettivi Corrispettivi ad aliquota certa 50 Corrispettivi da ventilare 50 Ricerca dei corrispettivi 50 Registrazione automatica dei Ratei e Risconti Definizione date di competenza per riga di contropartita della pnc 51 Creazione registrazioni di prima nota come base di calcolo dei ratei 57 Funzionalità di riepilogo dei ratei e risconti rilevati e da rilevare con stampe di riepilogo 59 Definizione date di competenza per riga di dettaglio dei documenti 61 Creazione o eliminazione dei movimenti contabili per ratei e risconti 61 Scritture di apertura e chiusura automatica Chiusura dei conti economici e patrimoniali 62 Apertura dei conti patrimoniali 64 Estratto conto contabile L estratto conto 65 La personalizzazione della vista 67 La stampa dell estratto conto 67 La Gestione Partite Creare una partita 68 Incassare/pagare una partita 68 Ricostruzione delle partite 68 Collegamenti tra partite 68 La liquidazione I.V.A La liquidazione IVA 69 Il riepilogo IVA 71 Riporto del credito dell anno precedente. 72 Stampa credito dell anno precedente 73 Riporto credito del mese / trimestre precedente 74 Variazioni d imposta comprensive degli interessi relativi a periodi precedenti 75 IVA non versata, comprensiva di interessi o versata in eccesso con DIP precedenti 75 Crediti speciali d imposta detratti 75 Calcolo degli interessi sulla liquidazione trimestrale 76 Acconto IVA al 20 Dicembre 76 Gestione Art. 34 D.P.R. 633/72 77 Gestione Pro-Rata 78 Liquidazione annuale 80 Possibile causa di squadratura della liquidazione annuale 80 Comunicazione annuale Dati IVA 81 Stampa della Comunicazione Annuale Dati IVA 81 Allegato clienti/fornitori 82 Creazione e invio telematico dell allegato 83 Stampa libri, registri, mastrini La stampa del giornale di contabilità 85 La stampa dei registri IVA 86 La stampa dei mastrini 87 Progressivi numerazione registri Le funzionalità di servizio Ricostruzione dei progressivi contabili 89 Ricostruzione dati IVA 89 Ricostruzione numeri di registrazione 89 Ricostruzione numeri protocollo IVA 89 Controllo numeri documento mancanti 90 Controllo congruenza date ai fini IVA 90 3 di 90

4 Contabilità Generale Il Piano dei Conti Ogni azienda deve predisporre un proprio Piano dei Conti, ossia l insieme dei conti che saranno utilizzati nello svolgimento dell attività d impresa. La sua formazione è fondamentale per la registrazione di qualsiasi operazione e per la redazione del Bilancio d esercizio. Il Piano dei Conti varia da azienda ad azienda ed è liberamente stabilito (tipo civilistico o CEE); viene creato per ogni esercizio contabile (chiuso, in chiusura, in corso) presente nell azienda. Se l azienda è di nuova costituzione questo deve essere creato avviando la relativa autocomposizione, mentre successivamente, in fase di creazione del nuovo esercizio contabile sarà possibile indicare l esercizio di riferimento sulla base del quale verrà duplicato in modo automatico il nuovo Piano dei conti. La Creazione dei conti e dei gruppi La creazione del primo piano dei conti dell azienda permette di scegliere la struttura dello stesso. E possibile, infatti, scegliere se seguire la struttura stabilita dal codice civile, quella definita dalla IV direttiva CEE o semplicemente una struttura vuota. In quest ultimo caso il piano dei conti sarà costituito solo dai rami principali ATTIVITA, PASSIVITA, COSTI, RICAVI e CONTI D ORDINE sotto i quali sarà necessario creare gruppi e conti. Qualsiasi struttura sia stata scelta è sempre possibile aggiungere nuovi gruppi o nuovi conti ad eccezione dei conti relativi ai clienti o ai fornitori per i quali deve essere seguita una diversa procedura. Per aggiungere un nuovo gruppo basta semplicemente selezionare il ramo sotto il quale deve essere creato il gruppo stesso e cliccare con il tasto destro del mouse. Sul menu di scelta rapida che si apre scegliere la voce Nuovo gruppo. A questo punto viene visualizzata una maschera con intestazione Proprietà - Ramo: <Nuovo ramo>. Sulla prima scheda basta indicare la codifica finale (che può essere formata da caratteri, numeri o numeri romani a seconda che il tipo di codifica corrente presenta il valore alfanumerico, numerico o romani) e la descrizione del ramo. Sotto un gruppo possono essere creati uno o più gruppi oppure uno o più conti. La stessa procedura deve essere seguita per la creazione di un nuovo conto, in tal caso la voce da selezionare è Nuovo conto. Sotto un conto non può essere creato nulla. Per eliminare o rinominare un conto basta selezionarlo, cliccare con il tasto destro del mouse, scegliere la voce Elimina o Rinomina dal menu di scelta rapida visualizzato e confermare. info Duplicazione della struttura del piano dei conti La duplicazione della struttura del Piano dei conti consiste nella duplicazione dei rami e delle associazioni dei conti ai rami. I conti non verranno difatti duplicati, restando in realtà sempre i medesimi di esercizio in esercizio, ma verranno solo associati automaticamente alla nuova struttura. Tale duplicazione consente di fatto di poter rinominare e riorganizzare i mastri, e quindi i conti al di sotto di questi, di anno in anno mantenendo inalterata la struttura dei PdC degli anni già consolidati. 4 di 90

5 La Creazione dei conti di tipo cliente e fornitore Creato il ramo Crediti v/clienti o Debiti v/fornitori con Tipo Conto rispettivamente Cliente o Fornitore, come già spiegato nel paragrafo La creazione dei conti e dei gruppi, per creare i conti relativi ai clienti o ai fornitori è necessario aprire l applicazione Anagrafiche dal menu di DMT sotto Contabilità\Archivi. Selezionato il cliente o il fornitore di cui si desidera creare il conto, è necessario posizionarsi sulla scheda Contabili e cliccare su Riferimento piano dei conti. All apertura della Ricerca piano dei conti selezionare il ramo e confermare. Questa procedura permette l aggancio dell anagrafica al Piano dei conti con l associazione di una codifica che contiene al suo interno il codice dell anagrafica. L ordinamento dei conti e dei gruppi Dalle Proprietà di un ramo è possibile definire il tipo di codifica per il livello inferiore, che permette di assegnare il tipo di ordinamento per i gruppi o i conti che stanno al di sotto di quello corrente. La codifica può essere Alfanumerica o Numerica e da questa impostazione dipende anche la possibilità di utilizzare caratteri o numeri nella indicazione della codifica del ramo o del conto. Dal menu Strumenti, inoltre, è possibile richiamare la funzionalità Cambia il Tipo di codifica in tutti i rami che permette di modificare il tipo di codifica da numerica ad alfanumerica e viceversa in tutti i rami del Piano dei conti contemporaneamente. Nel caso in cui, però, esiste almeno un conto con codifica alfanumerica non è possibile modificare il tipo codifica di tutti i rami in numerica. L aggancio dei conti tra strutture PdC diverse e il controllo esistenza conti E utile verificare per ogni Piano dei Conti o vista al PDC aperta, se mancano conti presenti sui piani dei conti degli esercizi precedenti o successivi. Al Salvataggio di una qualunque modifica al PDC, se almeno un conto non è presente, e sempre che sia stata barrata la casella di controllo Mostra in futuro questa finestra, parte in automatico una maschera contenente l elenco dei conti non agganciati. La stessa finestra può essere richiamata dalla voce di menu Strumenti, Controllo esistenza conti. La finestra è formata da una griglia contenente quattro colonne. Dalla griglia, è possibile effettuare gli spostamenti del conto sul piano dei conti in cui non è presente attraverso il trascinamento. La stessa operazione può essere eseguita anche da un piano dei conti all altro. Non è possibile, invece, effettuare il trascinamento del ramo o anche di un singolo conto da una vista ad un piano dei conti essendo la prima una perfetta copia del secondo, infatti se viene cancellato un conto dal piano dei conti esso non figurerà più nemmeno nella vista relativa. Tutto ciò al fine di facilitare la personalizzazione delle viste e/o del piano dei conti. info Creazione nuovo conto con codifica già esistente Quando si crea un nuovo conto sul PdC questo viene associato anche ai piani dei conti degli altri esercizi in linea. L aggancio avviene al salvataggio delle modifiche e solo se negli altri piani dei conti esiste un ramo con la stessa codifica del ramo in cui è stato appena creato il conto. Creato il nuovo conto, se viene identificato un conto con la stessa codifica (es.: A ) sui rami dei PDC attivi, viene visualizzato il seguente messaggio di avvertimento: Alcuni dei nuovi conti creati hanno una codifica già utilizzata nel piano dei conti di altri esercizi. Si desidera continuare e inserire i conti anche se hanno una codifica già utilizzata?. Se si risponde SI il conto verrà associato ai PDC, si consiglia pertanto di verificarne la codifica e di variarla nel caso lo si ritenga necessario. 5 di 90

6 La visualizzazione dei saldi Selezionato un conto è possibile visualizzarne i saldi cliccando due volte sul conto stesso. Per visualizzare i saldi su tutto il Piano dei conti senza elaborare il bilancio, basta richiamare dal menu Strumenti\Progressivi la voce Visualizza progressivi. La visualizzazione della codifica completa dei conti Per visualizzare la codifica completa dei conti di tutto il piano dei conti basta richiamare dal menu Strumenti la voce Opzioni. Sulla scheda Generale è presente la voce Mostra Codifica Completa. L apertura dei rami del PdC La visualizzazione della struttura del Piano dei conti può essere variata a seconda delle esigenze. E possibile, infatti, visualizzare solo i rami principali o tutta la struttura fino ai conti terminali. Per fare questa basta richiamare la voce Espandi l albero dal menu Strumenti\Progressivi. Selezionata questa voce si apre un ulteriore menu che permette di scegliere se espandere l'albero in maniera completa, solo i rami, tutto l albero senza clienti e fornitori oppure fino ad un livello prescelto; in quest ultimo caso appare una piccola finestra all interno della quale bisogna inserire il livello di espansione. La creazione di una vista del piano dei conti Le Viste sono dei Piani dei Conti di tipo non contabile, che servono per disporre in maniera personalizzata i conti del Piano dei Conti, anche senza seguire una logica ragioneristica. Al loro interno non è possibile creare conti ma solo rami. I conti creati nel Piano dei Conti possono essere spostati sulla Vista con il trascinamento; naturalmente non è possibile copiare un conto Economico in Patrimoniale e viceversa. Inoltre è importante ricordare che la Vista è un collegamento al piano dei conti, se ad esempio cancelliamo un conto nella vista la stessa cosa non avviene nel PDC. Per creare un vista richiamare la voce Nuovo dal menu File. Si apre un autocomposizione che permette di creare o una vista a partire da una già esistente, e in tal caso è necessario indicare qual è la vista di partenza, o una vista con struttura vuota in cui sono presenti solo i rami principali, ATTIVITA, PASSIVITA, COSTI, RICAVI E CONTI D ORDINE. Sulla vista è possibile elaborare bilanci, situazioni economico/patrimoniali per usi di consultazione interna all azienda. 6 di 90

7 Il Bilancio di verifica e il Bilancio civilistico L elaborazione del bilancio di verifica Il Bilancio di Verifica è uno strumento di controllo contabile. Con tale documento si ottiene, per tutti i conti movimentati nell esercizio, l ammontare del saldo alla data richiesta, nonché il totale della sezione Dare e di quella Avere che, in sede di prima verifica, dovranno coincidere perfettamente. Per elaborare il bilancio di verifica basta richiamare l omonima voce del menu Strumenti\Bilanci. Il Bilancio di Verifica può essere per soli totali o per totali ed eccedenze. Dalla voce Opzioni del menù Strumenti sulla scheda Bilanci\Bilancio di verifica barrando le diverse caselle di controllo è possibile modificare la struttura del Bilancio di Verifica, visualizzandolo così in maniera diversa in base alle scelte fatte. Otteniamo in questo modo tre diverse visualizzazioni. Barrando le Opzioni Descrizione del conto e Saldo Dare\Avere si ottiene il Bilancio di verifica per totali ed eccedenze. E formato da cinque colonne: oltre alla descrizione e ai totali viene indicata l eccedenza del Dare sull Avere o dell Avere sul Dare, calcolati come differenza tra i totali Dare e Avere e scritti nella sezione in cui il totale è maggiore. Barrando le Opzioni Descrizione del conto e Differenza tra saldo Dare\Avere si ottiene il Bilancio di verifica per totali e saldi. E formato da quattro colonne: oltre alla descrizione e ai totali viene indicata come saldo la differenza tra dare e avere, in positivo se è maggiore il totale in dare, negativa in caso contrario. Barrando le opzioni Descrizione del conto, Saldo Dare/Avere e Differenza tra saldo Dare/Avere si ottiene il Bilancio per totali, eccedenze e saldi. Rappresenta una visualizzazione completa dei due bilanci prima descritti. Infine se si barra l opzione Riporti saldi esercizio precedente viene riportata una colonna con i saldi iniziali. L elaborazione della Situazione economico/patrimoniale Lo Stato Patrimoniale si presenta come un prospetto a due sezioni; nella prima si indicano le attività, nella seconda le passività e le poste ideali del capitale netto. Per elaborare la situazione economico\patrimoniale richiamare l omonima voce sotto il menu Strumenti\Bilanci. E possibile dare una diversa disposizione alla visualizzazione dei conti: questo dipende dall opzione usata nella scheda Bilanci\Situazione econ. patr. sotto Strumenti\Opzioni. E possible scegliere tra Condizione Contabile e Segno del Conto.. Se si decide di optare per la Condizione Contabile, il conto seguirà la condizione che gli si è attribuita alla creazione sulle Proprietà del conto. Se ad esempio il conto Banca Commerciale ha come condizione contabile sempre in attività e presenta un saldo in Avere, verrà visualizzato tra le attività con il segno negativo. Se, invece, si decide di optare per Segno del Conto seguirà il saldo del conto. Quindi se, ad esempio, il conto Banca Commerciale ha come condizione contabile sempre in attività ed ha un saldo Avere, verrà visualizzato tra le passività. 7 di 90

8 Le opzioni di visualizzazione dei saldi sui bilanci La visualizzazione dei bilanci, sia nel caso del bilancio di verifica che della situazione economico\patrimoniale, può essere diversa a seconda dell opzione attivata. Per richiamare le diverse visualizzazioni basta selezionare la voce Opzioni dal menu Strumenti: se si sceglie l opzione Considera operazioni di chiusura, e sono state già elaborate le operazioni di chiusura dei conti, il bilancio sarà tutto a zero; se si sceglie l opzione Considera conti con saldo a zero verrano visualizzati anche i conti con saldo a zero, quindi mai movimentati. Lo stesso vale se si barra Considera conti clienti/fornitori con saldo a zero, anche se in questo caso verranno visualizzati solo i clienti e i fornitori non movimentati; se si scelgono le due opzioni Considera movimenti extracontabili o Considera movimenti provvisori, verranno calcolati anche i movimenti creati con causali extracontabili o movimenti provvisori. Infine gli importi sia sul bilancio di verifica che sulla situazione economico/patrimoniale possono essere e- spressi sia all unità di euro che con i decimali. Per effettuare questa scelta basta selezionare dal menu Strumenti la voce opzioni, scegliere la scheda Generale e bararre l opzione desiderata su Formato importi in valuta di conto. La visualizzazione dei saldi contabili per esercizio, mese o periodo definito dall utente E possibile visualizzare i progressivi o elaborare un bilancio per esercizio, per mese o per periodo. Dal menu Strumenti\Progressivi selzionare la voce Esercizio.e barrare l opzione desiderata. L opzione Esercizio è abilitata solo nel caso di vista CEE, in quanto è possibile elaborare un bilancio per esercizio semplicemente aprendo il piano dei conti corrispondente. Per ogni esercizio, infatti, viene creato un piano dei conti duplicando la struttura del piano dei conti dell esercizio di riferimento (generalmente quello precedente). Per aprire il piano dei conti di un esercizio diverso da quello in corso basta richiamare dal menu Strumenti la voce File\Apri e selezionare sulla maschera di Ricerca piano dei conti il piano dei conti desiderato. Prima di visualizzare i progressivi per periodo è necessario, invece, creare un periodo contabile. Per fare questo richiamare dal menu Strumenti\Progressivi la voce Definisci periodo, indicare la descrizione del periodo, la data di inizio e fine e la filiale per cui si vuole elaborare un bilancio per periodo. Creato il periodo è necessario richiamarlo da Strumenti\Progressivi\Esercizio, barrando l opzione Periodo e selezionando il periodo appena creato. Se il periodo è già esistente basta semplicemente richiamarlo ed elaborare il bilancio. La variazione manuale dei saldi contabili sul bilancio di verifica Sul bilancio di verifica è possibile modificare gli importi dei singoli conti tramite un doppio clic sulla riga del conto selezionato. La modifica può essere apportata solo sui totali delle colonne Totale Dare e Totale Avere ; I saldi del Bilancio CEE della Situazione Economica Patrimoniale e delle Viste, nonché i progressivi del PDC verranno automaticamente aggiornati. Nel caso in cui le modifiche effettuate creino un eventuale non coincidenza tra il saldo Patrimoniale e il saldo Economico, verrà visualizzato un messaggio di avvertimento. Questa funzionalità permette di creare ad esempio un bilancio per un esercizio non in linea che si vuole mettere a confronto con il bilancio di un altro esercizio presente in archivio. 8 di 90

9 Visualizzazione comparata esercizio/mese E possibile visualizzare contemporaneamente il bilancio di due diversi esercizi contabili. La comparazione di entrambi i documenti può essere utile per una corretta gestione e verifica contabile. Per fare ciò basta semplicemente aprire il bilancio dell esercizio contabile che si vuole comparare con quello corrente, attraverso il pulsante Apri della barra degli strumenti o del menù File. Selezionato l esercizio il programma visualizzerà il bilancio dell esercizio contabile selezionato. A questo punto, basta scegliere la voce Affianca orizzontalmente o Affianca verticalmente dal menù Finestra. La simulazione del calcolo ammortamenti Al fine di avere una situazione contabile precisa è prevista la possibilità di effettuare il calcolo degli ammortamenti relativamente all esercizio selezionato, anche se gli ammortamenti non sono stati ancora calcolati e contabilizzati. Per effettuare la simulazione del calcolo degli ammortamenti è necessario selezionare il periodo, mese, o esercizio al quale ci si vuole riferire, elaborare il bilancio o la situazione economica patrimoniale, selezionare la voce Simulazione calcolo ammortamenti presente sotto il menu Strumenti, selezionare le opzioni interessate, e premere il tasto OK; automaticamente vengono effettuati tutti i calcoli, il bilancio viene rielaborato e vengono inserite le voci relative all ammortamento. Alla selezione della voce Simulazione calcolo ammortamenti viene visualizzata una maschera all interno della quale è possibile stabilire se effettuare il ragguaglio delle quote di ammortamento per tutti i beni immateriali o solo per alcune tipologie di essi, per tutte le spese relative a più esercizi o solo per alcune tipologie, per tutti i beni materiali o per nessuno di essi e indicare la data fino alla quale si vuole che venga effettuato il ragguaglio delle quote di ammortamento. 9 di 90

10 Possibili cause di una squadratura di bilancio Elaborando il bilancio di verifica o la situazione economico\patrimoniale per un esercizio, il saldo economico e il saldo patrimoniale devono essere coincidenti. Se così non fosse, di seguito vengono esposte le possibili cause e le indicazioni sui rimedi applicabili per ottenere la quadratura di bilancio. Conti d ordine con saldo diverso da zero La squadratura di bilancio potrebbe essere originata dalla presenza di un importo diverso da zero sul saldo dei conti d ordine. Per loro natura il saldo complessivo dei conti d ordine, visibile dal Bilancio di verifica, deve essere sempre uguale a zero. Nel caso in cui questo non lo fosse, sono sicuramente presenti una o più registrazioni contabili tra conti patrimoniali e conti d ordine. Per identificare e correggere queste movimentazioni occorre solo individuare il conto d ordine che ha un saldo diverso da zero e quindi consultarne l estratto conto. Lo scopo finale è quello di modificare la registrazione contabile in maniera tale di ottenere alla fine un saldo uguale a zero del conto d ordine. Conti non presenti sulla struttura del Piano dei conti Il Bilancio di verifica e la Situazione economico/patrimoniale calcolano il risultato d esercizio in base ai saldi dei conti visibili sulla struttura del Piano dei conti in uso. E quindi possibile che se un conto ha un saldo diverso da zero e non è stato agganciato alla struttura del PdC per cui si sta elaborando il Bilancio, quest ultimo non ne terrà conto nel calcolo del risultato d esercizio. Dalla gestione del Piano dei conti e bilanci è disponibile l utilità di servizio Controllo esistenza conti, accessibile dal menu Strumenti, che elenca proprio tutti i conti presenti sui PdC di altri esercizi e non presenti su quello in uso al momento. E possibile agganciare i conti visualizzati dal Controllo esistenza conti al Piano dei conti, semplicemente trascinando il conto, con l uso del mouse, in corrispondenza del ramo terminale della struttura del PdC. Agganciato il conto al PdC, il saldo verrà considerato nel calcolo del risultato d esercizio e farà sparire di fatto la squadratura tra il saldo e- conomico e quello patrimoniale. Conti duplicati sulla strutture del Piano dei conti Può verificarsi il caso in cui un conto viene visualizzato nel Controllo Esistenza Conti ed è contestualmente presente nella struttura del Piano dei conti in uso (con medesima codifica e descrizione). Si tratta in realtà di conti duplicati, creati distintamente sulle strutture del Piano dei conti di diversi esercizi. In questa condizione il saldo di chiusura del conto non verrà riportato sul conto presente nella struttura del PdC dell esercizio in corso, in quanto si tratta di conti differenti anche se hanno la stessa codifica e descrizione. Per porre rimedio a questa situazione, è necessario associare tutte le movimentazioni esistenti per i due conti ad uno solo dei due. Operando in questa maniera uno dei due conti rimarrà senza alcun movimento associato, e potrà quindi essere eliminato. Per rendere più agevole tale operazione è consigliabile variare preventivamente la descrizione e/o la codifica di uno dei due conti, in modo tale da poterli distinguere più facilmente nella fase di variazione delle movimentazioni contabili. Ricostruzione progressivi contabili e aggiornamento codifiche Pur avendo rilevato e rimediato ad uno dei casi descritti, è possibile che persista comunque una squadratura tra il saldo economico e quello patrimoniale di bilancio. In questi casi è possibile utilizzare la funzione di servizio Ricostruzione progressivi contabili (Menu DMT\Contabilità\Funzioni di Servizio), finalizzata a rielaborare tutte le movimentazioni di Prima Nota e a determinare nuovamente il saldo di ogni singolo conto. Prima di eseguire tale funzionalità è consigliabile utilizzare preventivamente la funzionalità Aggiornamento codifiche (Menu DMT\Contabilità\Funzioni di Servizio), che si preoccupa di ricostruire le codifiche complete associate ai conti (es. A ). Registrazioni squadrate Se nessuno dei precedenti controlli non ha dato alcun esito, è possibile che l origine della squadratura dei saldi di bilancio sia da imputare ad una registrazione di prima nota squadrata, causata da un problema della struttura del PdC. Dalla funzionalità Registrazioni di Prima Nota, eseguita una ricerca delle movimentazioni senza aver impostato alcun filtro, è possibile utilizzare report di servizio SAPListaRegistrazioniSquadrate.rpt. Questo report espone, qualora esistano, le registrazioni che presentano una differenza tra il totale Dare e il totale Avere. Se queste registrazioni sono realmente presenti occorrerà richiamarle in variazione e modificarle in maniera tale da ottenere una quadratura contabile. Saldi di bilancio quadrati ma non coincidenti al risultato atteso E possibile che elaborando un bilancio di esercizio i saldi dei conti, e quindi il risultato d esercizio, non siano coincidenti rispetto alle aspettative e rispetto alle rilevazioni contabili effettuate. In questi casi è bene verificare, da Registrazioni di prima nota, che sia stato imputato correttamente l esercizio di competenza delle registrazioni. E difatti possibile che sia stata indicata correttamente una data relativa all esercizio passato come data di registrazione, ma che erroneamente sia stato imputato un esercizio di competenza errato (es.: Data reg. 28/12/2004 Competenza Esercizio 2005 invece che Esercizio 2004). Gli importi derivanti da queste registrazioni, non saranno ovviamente considerati nell elaborazione del bilancio dell esercizio appena trascorso in quanto di competenza dell esercizio in corso. Conto di riserva con un saldo diverso da zero E possibile che ci sia un conto di riserva con un saldo diverso da zero. In questo caso è bene verificare se è stato impostato il formato degli importi all unità di euro senza considerare i decimali. In tal caso impostare l opzione Considera decimali e confermare il ricalcolo dei progressivi. Per modificare questa impostazione, avviata l applicazione dei bilanci, richiamare la voce Opzioni dal menu Strumenti. Sulla scheda Generale nella sezione Formato importi in valuta di conto evidenziare l opzione Considera decimali per elaborare il bilancio con i decimali oppure evidenziare All unità di euro per elaborare il bilancio senza decimali. Confermare ed elaborare il bilancio di verifica o la situazione economica e patrimoniale per l esercizio di interesse.. 10 di 90

11 Il Bilancio Cee e la nota integrativa La vista CEE e la riclassificazione dei conti Per elaborare il bilancio CEE avviare l applicazione relativa al Piano dei conti e Bilanci. Dal menu File selezionare la voce Apri evidenziare vista CEE e cliccare sul pulsante Seleziona. Visualizzata la Vista CEE, è necessario definire il periodo (esercizio, mese o periodo) per il quale si vogliono elaborare i progressivi per il bilancio. Per fare questo richiamare la voce Esercizio dal menu Strumenti\Progressivi. Prima di elaborare il bilancio è necessario controllare che siano presenti sulla vista tutti i conti movimentati nel periodo scelto. Per fare questo richiamare la funzionalità Controllo esistenza conti da Strumenti e agganciare alla vista tutti i conti mancanti con il trascinamento dei conti dalla maschera del Controllo esistenza conti alla vista. Questa operazione può essere eseguita anche visualizzando sia la vista CEE che il Piano dei conti relativo allo dello stesso periodo selezionato per la vista CEE. Nel caso di conti clienti e/o fornitori anziché spostarli conto per conto, è possibile trasferire l intero ramo dal piano dei conti alla vista CEE mediante il trascinamento. Per effettuare il Trascinamento è sufficiente evidenziare il ramo del Piano dei conti da spostare e tenendo il pulsante del mouse premuto spostarsi sulla vista CEE evidenziando il ramo sotto il quale i conti devono essere spostati. Ad esempio da Crediti v/clienti del piano dei conti a Crediti verso clienti\entro l esercizio della Vista cee. Per ciascun ramo della vista cee è necessario indicare la Tipologia posta Bilancio (MacroClasse, Classe, Voce, Sottovoce, Dettaglio generico, Dettaglio entro l esercizio, Dettaglio oltre l esercizio). Per fare è sufficiente cliccare con il tasto destro del mouse sul ramo, selezionare la voce Proprietà e visualizzare la scheda Bilancio CEE. Per ciascun conto, invece, è necessario definire, sempre dalle proprietà, alcune caratteristiche E, infatti, necessario, definire per i conti patrimoniali il ramo di Contropartita, ossia il ramo di in cui verrà inserito il conto ed il suo valore qualora questo presenti un saldo incongruente rispetto alla sezione a cui appartiene. 11 di 90

12 Quando tutti i conti sono stati agganciati alla vista CEE è necessario selezionare dal menu Strumenti\Bilanci la voce Bilancio CEE. Alla fine dell elaborazione salvare il bilancio richiamando dal menu File la voce Salva. Infine dal menu Strumenti selezionare la voce Opzioni e sulla scheda Bilancio CEE salvare il bilancio appena elaborato su una delle tre schede presenti, a seconda che l elaborazione sia stata effettuata per esercizio, mese o periodo. Nel caso si desideri mettere a confronto due o più esercizi o due o più mesi e/o periodi è sufficiente elaborare il Bilancio cee di ciascun esercizio, mese o periodo e salvarlo sulle Opzioni. In tal modo sul Bilancio verranno visualizzate due o più colonne a seconda degli esercizi, medi o periodi messi a confronto. 12 di 90

13 La struttura del bilancio CEE La finestra relativa al bilancio CEE è formata da quattro schede, Attivo, Passivo, Conto Economico e Conti d ordine. La scheda Conti d ordine viene visualizzata solo se da Strumenti\Opzioni\Bilancio CEE è stata barrata la casella di controllo Visualizza conti d ordine. Ogni scheda è divisa in colonne. Le colonne base sono Descrizione e Saldi parziali nelle quali sono inseriti i valori dei rami a cui appartengono i singoli conti. La colonna Esercizio visualizza il totale delle macro classi e delle voci che possono essere create per esercizio, per mese e per periodo in base alla scelta fatta nelle opzioni. Se il ramo è terminale è possibile modificarne il totale. Inoltre le voci e le sottovoci che hanno un saldo uguale a zero non vengono visualizzate se da Strumenti\Opzioni non è stata barrata la casella di controllo Visualizza voci non movimentate. Infine sono visualizzate tante colonne quanti sono gli esercizi mesi o periodi, messi a confronto. Attivata la voce Mostra conti dal menu Strumenti, è possibile visualizzare nella parte inferiore del bilancio una griglia che permette di mostrare nel dettaglio i singoli conti con i progressivi dare, avere e il saldo. La visualizzazione del bilancio CEE propone diversi colori a seconda di determinate situazioni che si potrebbero verificare: le voci segnate in giallo si riferiscono ai conti non movimentati; le voci segnate in rosso visualizzano un ramo e/o un totale che presenta un saldo opposto rispetto alla sezione di appartenenza; ad esempio il conto clienti che presenta un saldo avere. In tal caso è necessario inserire nelle proprietà del conto il ramo di Contropartita; le voci segnate in verde visualizzano le poste di rettifica riferite ai conti di appartenenza e vengono visualizzate solo è stata selezionata la casella di controllo Stampa poste di rettifica tra le opzioni del Bilancio CEE. Questo avviene nel bilancio ordinario in quanto nel bilancio in forma abbreviata le poste di rettifica delle immobilizzazioni devono essere sempre visualizzate. Bilancio in forma abbreviata L articolo 2435-bis del codice civile, così come modificato dalla IV Direttiva Comunitaria, stabilisce che è possibile redigere il bilancio in forma abbreviata quando nel primo esercizio o nei due esercizi successivi, consecutivi, la società non ha superato i limiti previsti che sono: Il totale dell attivo dello stato patrimoniale non deve essere superiore a milioni di lire; I ricavi delle vendite e delle prestazioni non devono essere superiori a milioni di lire; Il numero dei dipendenti occupati durante l esercizio non deve essere superiore a 50. Il programma permette di elaborare il bilancio in forma abbreviata solo dopo aver provveduto alla riclassificazione. Sarà necessario, quindi, visualizzare il bilancio CEE e salvarlo. Dopo il salvataggio si abiliterà l apposito pulsante, Mostra il bilancio CEE in forma abbreviata, presente sul menu Strumenti. 13 di 90

14 L elaborazione della nota integrativa La nota integrativa ha la funzione di fornire un maggiore dettaglio delle voci dello stato patrimoniale e del conto economico; di motivare le eventuali variazioni dei criteri di valutazione rispetto agli esercizi precedenti. La nota integrativa viene visualizzata con un documento Excel, per tale motivo bisogna ricordare che potrà essere creata solo se è stato installato Office. Selezionando la voce Nota Integrativa presente sotto il menu Strumenti viene visualizzata un finestra nella quale è possibile selezionare gli elementi che si vogliono inserire. Ad ogni casella di controllo corrisponde un elemento del bilancio, ponendo la relativa barratura gli elementi saranno inseriti nella nota integrativa. Barrando la prima casella di controllo Tutti i prospetti verranno automaticamente attivate tutte le successive, mentre barrando la seconda casella di controllo, Prospetti per la nota integrativa abbreviata verranno barrate automaticamente quelle necessarie per la creazione di una nota integrativa relativa al bilancio in forma abbreviata. Con il pulsante Esporta in Excel verrà creato un documento in Excel contenente tutti gli elementi da scelti. info Cancellazione di una vista CEE E possibile eliminare la vista CEE attraverso il pulsante elimina della barra degli strumenti. Il programma prima di procedere all eliminazione controlla se è stato memorizzato almeno un bilancio CEE, in tal caso viene visualizzato un messaggio che avverte dell esistenza del bilancio e chiede se si vuole procedere. Cancellando la vista automaticamente verrà cancellato anche il bilancio CEE. 14 di 90

15 Esportazione dati per ViaLibera Bilancio Europeo (Il Sole 24 O- re). Nell applicazione del Piano dei Conti e Bilanci è presente un pulsante per generare un file che verrà trasferito al Commercialista in automatico da Gateway24 Azienda. Tale file conterrà l elenco dei conti e i loro saldi calcolati in base al periodo selezionato: Esercizio, Anno e Mese o Periodo personalizzato. All attivazione del bottone verrà aperta una finestra con il percorso in cui salvare il file generato. L utente potrà modificare in qualunque momento il percorso di salvataggio del file e tale informazione verrà condivisa da Gateway24 Azienda in modo da non doverla ripetere più volte. Attivando il bottone Genera verrà creato un file con un nome formato come segue: BilEu_ + Partita IVA dell azienda + Data inizio periodo + Data fine periodo.txt e con le seguenti colonne: Codice 40 caratteri da posizione 1 a 40 Descrizione 120 caratteri da posizione 41 a 160 Saldo 15 caratteri da posizione 161 a 175 Segno 1 caratteri da posizione 176 a di 90

16 Le causali contabili Creazione di una causale contabile Per inserire una nuova causale contabile è necessario richiamare dal menu File la voce Nuovo e seguire i passi dell autocomposizione relativa. 1 2 Inserire oltre al codice e alla descrizione della causale, alcune caratteristiche indispensabili per il corretto funzionamento della stessa. In particolare è necessario definire se si tratta di una causale Iva o contabile. Indicare alcune informazioni per la personalizzazione della causale. Ad esempio l esercizio contabile di riferimento, il cliente o il fornitore da far apparire in maniera automatica in fase di inserimento di una registrazione, e le annotazioni da riportare sulla registrazione. Per fare questo basta cliccare sul pulsante posto a fianco di ciascun campo. Apparirà una finestra intitolata Generatore di espressioni che permette di inserire all interno del campo una serie di stringhe predefinite e tra di loro collegate per riportare sulla registrazione o sulla stampa del giornale contabile le informazioni su numero e data documento, numero di protocollo, dati del fornitore o del cliente. 3 4 Nel terzo passo è possibile inserire dei collegamenti ad altre funzionalità o dei concatenamenti con altre causali Nell ultimo passo è possibile personalizzare sulla causale e per ogni filiale un sezionale predefinito Causali di tipo IVA Per creare una causale che movimenti l I.V.A., occorre definire il tipo registro (se acquisti o vendite) e il tipo documento (se fattura o nota di credito). Inoltre indicare se si tratta o meno di un causale sospesa, ovvero una causale per la registrazione di fatture con IVA sospesa, di un causale pregressa, se deve essere valida ai fini contabili e/o ai fini IVA o se si tratta di una causale per la registrazione di incassi e pagamenti di fatture con IVA sospesa. Se ad esempio si tratta di una fattura di vendita si attiva anche il l opzione per definire la data consegna ai fini IVA; oppure nel caso di incasso o pagamento in sospeso si disabilitano le altre opzioni ad esclusione di causale pregressa. Causali di tipo contabile Sono le causali che permettono di registrare movimenti validi solo ai fini contabili, come pagamenti, incassi, prelievi, giroconti. Se la causale è contabile è possibile indicare se si tratta di una causale pregressa, ossia una causale che registra operazioni relative ad esercizi non in linea che non sono valide per l esercizio in corso; se si tratta di una causale che prevede il pagamento di una fattura con ritenuta di acconto; 16 di 90

17 o di una causale extracontabile. Causali di tipo extracontabile Sono causali utilizzate nel caso sia attivo il modulo dei Centri di costo e profitto e serve ad effettuare delle variazioni di valore sui centri di costo/profitto, o comunque, delle registrazioni di prima nota che non confluiscano sulla contabilità generale. Causali di tipo pregresse Sono utilizzate nel caso di registrazioni con iva sospesa relativa ad esercizi precedenti non in linea sul programma e permettono di collegare la fattura al relativo pagamento dell iva sospesa. Causali di tipo in sospensione Sono utilizzate nella registrazione di fatture con iva in sospensione e permettono di attivare la gestione delle partite. Memorizzano l operazione attribuendogli rilevanza ai soli fini contabili e non anche ai fini IVA. Generatore di espressioni Permette l inserimento di una formula o di un espressione all interno di un campo. La formula o l espressione vengono intese come un unione di campi, attraverso l operatore & il quale unisce più stringhe generandone una. Il generatore di formule serve ad esempio ad impostare il calcolo dell imponibile in Prima Nota (scorporo e arrotondamento) oppure per impostare una descrizione per il libro giornale (n documento e data documento). Premendo sul bottone inserito nei campi formula viene visualizzata una finestra divisa in tre sezioni, nella prima viene visualizzata la formula man mano che viene creata, nella seconda l elenco dei campi disponibili, nella terza l elenco di funzioni disponibili. Sono presenti anche una serie di operatori aritmetici e di confronto. E possibile inserire all interno della formula delle descrizioni libere, ma andranno inserite tra virgolette. Collegamento della causale a funzionalità esterna alla contabilità I collegamenti sono relazioni che si possono instaurare tra una causale contabile e una o più funzionalità. Nella definizione dei collegamenti occorre distinguere due casi: registrazione di una causale relativa ad operazioni con IVA registrazione di una causale relativa ad operazioni contabili. Nel primo caso i collegamenti disponibili sono quelli relativi alla creazione delle scadenze attive/passive, a seconda che la causale si riferisca a registrazioni di documenti di vendita o di acquisto. Utilizzando in Prima nota la causale così definita verrà avviata in automatico, al salvataggio della registrazione, la gestione dello scadenzario, per consentire l inserimento contestuale della scadenza. In particolare sono disponibili ad esempio i seguenti collegamenti: Crea scadenza attiva Crea scadenza passiva Nel secondo caso, invece, i collegamenti sono utili per poter utilizzare le causali durante i processi di contabilizzazione automatica, ad e- sempio utilizzando Operazioni con scadenze per la registrazione di un insoluto, di un appoggio in banca, di un incasso o pagamento, di un rinnovo di scadenze appoggiate in banca, o di incassi e pagamenti automatici. In particolare sono disponibili ad esempio i seguenti collegamenti: Effetti attivi insoluti (nel caso della registrazione di un insoluto) Giroconto effetti attivi (nel caso della registrazione di un appoggio in banca) Incasso di scadenza (nel caso della registrazione di un incasso) Pagamento di scadenze (nel caso della registrazione di un pagamento) Rinnovo di scadenze attive (nel caso della registrazione di un rinnovo) Rinnovo di scadenze Incassi e pagamenti automatici (nel caso della registrazione di incassi e pagamenti automatici) Concatenamento di causali I concatenamenti sono relazioni che si possono instaurare tra una causale contabile ed una o più causali tra quelle disponibili. Utilizzando in prima nota una causale con un concatenamento, al salvataggio verrà automaticamente avviata la causale concatenata. Ad esempio è possibile creare una causale relativa ad una fattura di acquisto e legarla a quella di pagamento automatico. In prima nota dopo aver salvato la registrazione relativa alla fattura di acquisto parte la causale pagamento automatico. 17 di 90

18 Le registrazioni di prima nota Per inserire registrazioni di prima nota basta avviare dalla voce di menu Contabilità/Prima nota l applicazione Registrazioni di primanota ed inserire la causale contabile o IVA relativa all operazione da registrare. Sia dal campo Codice che dal campo Descrizione causale è possibile eseguire la ricerca della causale oppure avviare l esegui gestione per l inserimento o la modifica della causale selezionata. Dopo l inserimento della causale, appare una finestra con una struttura differente a seconda che si tratta di un operazione contabile o con IVA. Le funzionalità della prima nota Sotto la Barra degli strumenti standard, è possibile utilizzare alcune funzionalità relative alla Prima nota attraverso appositi pulsanti di comando presenti sulla barra degli strumenti della prima nota. A ciascun comando corrisponde un icona che ne rappresenta visivamente la funzione. Di seguito le funzionalità: Disattiva il calcolo automatico degli importi, consente all utente di inserire l importo manualmente. Disattiva aggiornamento automatico della annotazioni, permette di non visualizzare le annotazioni inserite nella causale attraverso i generatori di formula Operazioni con scadenze, avvia l autocomposizione per la registrazione automatica di incassi, pagamenti, appoggi in banca, insoluti e rinnovi sulla base delle scadenze presenti nella relativa gestione. Conversione documento in altra valuta, apre una finestra nella quale vengono visualizzati i dati della registrazione in valuta. Riepilogativo ratei e Risconti apre la finestra in cui sono elencate le registrazioni capostipite dei ratei o dei risconti e gli eventuali ratei e risconti già calcolati. Imputazioni centri costo, apre una finestra che consente l imputazione ad un centro di responsabilità di una parte o il totale dell importo specificato sui conti della registrazione di Prima nota contabile. 18 di 90

19 Registrazioni di acquisto o di vendita L acquisto o la vendita di beni vengono registrati al ricevimento o all emissione della fattura. Dati obbligatori, quindi, sono il numero e la data documento che coincidono con il numero e la data della fattura, e sono collegati con il sezionale e il numero di protocollo (nel caso di acquisti). Dopo aver inserito il totale documento e il codice IVA automaticamente il programma calcola il valore dell imponibile e l importo IVA. Naturalmente è possibile inserire tali valori manualmente selezionando la voce del menu Strumenti Disattiva calcolo automatico degli importi. La finestra di inserimento dati in prima nota è divisa in diverse sezioni. Nel caso di Registrazioni contabili si distinguono: Movimento Altri dati Valuta e dati documento Totali Dettagli contabili Saldo contabile dei conti selezionati Collegamenti completati Collegamenti non ancora completati Nella sezione Movimento sono stati raggruppati tutti i dati relativi alla registrazione, Causale contabile, Filiale, Esercizio di competenza, Data e Numero della registrazione. Nella sezione Altri dati sono state raggruppate altre informazioni, quali le annotazioni che possibile digitare manualmente, il campo elenco per definire lo Stato di imputazione della registrazione ai centri di costo, la casella Raggr. conti, la casella Base per rateo (relativa al nuovo modulo della gestione automatica dei Ratei e Risconti), la casella Stampato su giornale contabile che viene barrato in automatico quando la registrazione è stata stampata in definitivo sul giornale, e infine la casella Movimento provvisorio. Nella sezione Valuta e Dati documento sono stati aggiunti i campi della Data e Numero documento. Nella sezione Totali è stato implementato il campo che indica, in Rosso, se la differenza tra i due totali è in Dare o in Avere. Nella sezione Dettagli contabili sono presenti le righe di dettaglio della registrazione. Nella sezione Saldo contabile dei conti selezionati vengono riportati i saldi contabili di ciascun conto selezionato. Inoltre è stato aggiunto un pulsante che permette di avviare l estratto conto del conto evidenziato. Nella parte bassa della maschera sono stati aggiunti i due riquadri relativi ai Collegamenti non ancora completati e ai Collegamenti completati. Questi due riquadri riepilogano le registrazioni concatenate o funzionalità collegate con la causale contabile specifica che sono state già completate o che ancora devono essere completate. Per richiamare l operazione già completata o da completare basta selezionare la riga di interesse e dare doppio click del mouse. 19 di 90

20 Nelle Registrazioni IVA la maschera di inserimento contiene pressoché gli stessi dati con alcune differenze specifiche relative ad una registrazione ai fini IVA. Nella sezione Movimento, infatti, è presente, anche il campo Sezionale. Nella sezione Altri dati è stata aggiunta la casella Stampato su registri IVA e Nota di variazione sui documenti emessi in anni precedenti. E presente in questo tipo di registrazioni anche la sezione relativa ai dati del Fornitore/Cliente che contiene anche il campo elenco relativo agli Accordi commerciali e un campo che visualizza il Saldo contabile del conto cliente/fornitore a cui è associato un pulsante da cui è possibile aprire l estratto conto. Inoltre con questa release, dal campo Codice cliente/fornitore è possibile effettuare la ricerca per Partita IVA. La sezione Dati del documento contiene anche il campo del Protocollo attivo solo per le registrazioni di acquisto e la Data registri e Liquidazione IVA. E stata aggiunta, inoltre, una scheda relativa al Riepilogo IVA indetraibile attiva solo nel caso di registrazioni con iva indetraibile e permette di verificare i dati per una corretta gestione di questo tipo di operazione.. Infine sulla barra degli strumenti sono presenti i pulsanti per richiamare l applicazione Operazioni on scadenze, Imputazioni CDR, Ratei e Risconti. 20 di 90