Manuale di Aggiornamento BOLLETTINO. Rel H3. DATALOG Soluzioni Integrate a 32 Bit

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1 KING Manuale di Aggiornamento BOLLETTINO Rel H3 DATALOG Soluzioni Integrate a 32 Bit

2 - 2 - Manuale di Aggiornamento Sommario 1 PER APPLICARE L AGGIORNAMENTO ARCHIVI E GENERALE Gestione Login Utenti con Utenti di Dominio CONTABILITA Esperienze contropartite in prima nota IVA DICHIARAZIONI Dichiarazioni: Comunicazione Black List Estrazione Bolle Doganali Registrazione della fattura del fornitore estero Estrazione Bolle Doganali in black list Registrazione Bolle Doganali Estrazione note di credito relative ad anno precedente dalle Vendite Data Documento nel dettaglio cliente/fornitore Includi movimenti non iva Multi Società: Esportazione e Stampa Elenco Società Black List VERTICALI Gestione Contratti di Assistenza: Rinegoziazione Anagrafica dei contratti Stampe date di fine periodo Manutenzione Programmata: Cambio dei giri di manutenzione... 23

3 Bollettino 5.0.1H3-3 1 PER APPLICARE L AGGIORNAMENTO L aggiornamento è disponibile tramite il sistema di aggiornamento automatico in remoto. 1. Per effettuare l aggiornamento, dal Desktop entrare nella funzione Da Avvio (Start) Programmi King 5.00 Aggiornamenti Aggiorna da Web 2. Appare la seguente maschera:

4 - 4 - Manuale di Aggiornamento 3. Scegliere la voce nel riquadro giallo: Per effettuare l aggiornamento è necessario aver installato il CD KING 5.00; selezionare la voce Gli aggiornamenti sono in ordine progressivo: la scelta dipende dalla versione di partenza: Se avete la versione H2 effettuare l aggiornamento selezionando la voce numero 16 Se avete una versione 5.00 (installazione da CD) o inferiore alla H2 effettuare l aggiornamento selezionando l ultima voce Comprende Tutto (ultima voce) 4. I passaggi successivi sono automatici, e cambiano in base alla configurazione adottata: nel caso i dettagli non fossero noti, potete richiedere all assistenza l invio della documentazione specifica (che varia secondo si aggiorni il programma in rete e/o in client).

5 Bollettino 5.0.1H3-5 2 ARCHIVI E GENERALE 2.1 Gestione Login Utenti con Utenti di Dominio È ora possibile gestire le credenziali di accesso nella procedura King con gli stessi parametri con cui l utente effettua il login nel sistema, utilizzando così lo stesso nome di utente e la stessa password. L abilitazione della nuova modalità di gestione degli accessi al programma gestionale è consentita esclusivamente all utente ADMIN, spuntando il flag Attiva Utenti di Dominio all interno della funzione Archivi Impostazioni Gestione Utenti

6 - 6 - Manuale di Aggiornamento Abilitando il flag Attiva Utenti di Dominio verranno: - attivati e resi immodificabili i campi Salva Password Codificata e Password Obbligatoria per Tutti gli Utenti; - attivato il campo Login di Dominio, che conterrà il Codice Utente per il Dominio; - abilitato il pulsante - Seleziona Utente di Dominio per la selezione degli utenti dal proprio Dominio. Con tale funzione sarà possibile: - creare un nuovo utente selezionando un utente dal dominio; - assegnare un utente già presente in King ad utente di domino; Nota Bene In questa situazione, gli utenti non collegati ad Utenti di Dominio non potranno più accedere al King. Premendo il pulsante - Seleziona Utente di Dominio, verrà visualizzato l elenco degli Utenti del Dominio corrente:

7 Bollettino 5.0.1H3-7 Nella colonna di sinistra sarà visualizzato il Nome Utente completo, mentre in quella di destra il nome di Login utilizzato per l accesso a Windows. Cliccando su Inserisci Nuovo, sarà possibile creare un nuovo utente per l accesso al programma gestionale, prendendolo dall elenco degli utenti di dominio Pertanto: - Il Nome Utente dell elenco degli utenti di dominio verrà utilizzato come Codice Utente del programma gestionale, eventualmente troncato all ottavo carattere. Qualora il nuovo codice fosse già presente tra i Codici Utente della procedura contabile, allora bisognerà modificarlo manualmente; - Nella Descrizione Utente verrà copiato il Nome Utente di dominio completo; - Nel campo Login di Dominio verrà inserito il Login corrispondente all utente selezionato. Sarà questo il Codice Utente proposto all avvio della procedura contabile. Con il pulsante Assegna a verrà richiesto di selezionare uno degli utenti già creati nel programma gestionale. Nella colonna di sinistra sarà visualizzato il Codice Utente del programma contabile, mentre in quella di destra verrà visualizzato il relativo Nome di Dominio associato, se già presente. Premendo Assegna, il Nome Utente di Dominio scelto verrà associato al Codice Utente selezionato del gestionale. Questa operazione può essere effettuata anche per modificare precedenti assegnazioni.

8 - 8 - Manuale di Aggiornamento Esempio di assegnazione In questo caso l Utente di Dominio assistenza è stato assegnato a quello del programma contabile UTENTE 1.

9 Bollettino 5.0.1H3-9 Nel Login di Dominio verrà inserito il Login corrispondente all Utente selezionato. Sarà questo il Codice Utente proposto dal programma gestionale in fase di Selezione Utente all avvio della procedura. Per poter confermare l utente, sarà obbligatorio inserirne la password. In questa fase di configurazione la password inserita non verrà validata dal dominio, quindi sarà possibile inserire una qualunque password. Impostando gli utenti come descritto, all accesso nel programma contabile e/o al cambio utente, sarà possibile utilizzare soltanto utenti della procedura gestionale collegati ad Utenti di Dominio. Tutti gli Utenti, escluso l Utente ADMIN, NON collegati saranno evidenziati dalla dicitura NON Impostato e non saranno selezionabili in fase di accesso alla procedura. Se l Utente è correttamente collegato sarà necessario inserire la Password per effettuare l accesso. La combinazione Utente - Password verrà validata dal Dominio e se la validazione avrà successo, sarà possibile accedere al programma contabile. Nota Bene Nel caso in cui la password di Dominio dovesse cambiare, non sarà necessario eseguire nessuna operazione nella procedura gestionale. Al primo accesso nel programma contabile successivo al cambio password in dominio, sarà necessario utilizzare la nuova password, poichè con la vecchia l accesso verrà negato.

10 Manuale di Aggiornamento 3 CONTABILITA 3.1 Esperienze contropartite in prima nota IVA È possibile ora parametrizzare la ricerca delle contropartite in funzione del numero di esercizi pregressi e in base al numero di contropartite da visualizzare in prima nota in fase di registrazione. In questo modo è possibile limitare i dati a solo quelli effettivamente funzionali allo scopo. Nella funzione Contabilità Parametri Parametri della procedura, tabella Contabilità, sono stati aggiunti due nuovi campi per definire per quanti anni si desidera effettuare la ricerca statistica delle contropartite utilizzate ed il numero di conti da visualizzare in prima nota. Di default viene inserito 0 in entrambe i campi; in questo modo la ricerca statistica avviene su tutti gli esercizi e in prima nota saranno proposti tutti i conti trovati. Nel caso si desideri limitare la ricerca, è possibile indicare il numero di esercizi per i quali effettuare la rilevazione statistica delle contropartite. In aggiunta è possibile indicare il numero di conti da presentare in fase di prima nota.

11 Bollettino 5.0.1H DICHIARAZIONI 4.1 Dichiarazioni: Comunicazione Black List Con questa versione sono state implementate diverse funzionalità della gestione black list: Gestione delle bolle doganali. Ripresa dati anche dalle fatture e le bolle fatture registrate nel modulo vendite e successivamente contabilizzate in funzione del cliente e del codice iva abbinato all articolo di vendita. I dati saranno ripresi in base a: o presenza del flag Black List nella nazione indicata in anagrafica cliente o indicazione nel codice iva della sezione di appartenenza (imponibile, non imponibile, esente, non soggetto ad iva). Nella gestione Multi Società sono stati aggiunti due pulsanti per la stampa e la generazione di un file Excel Estrazione Bolle Doganali Con l attuale release è possibile inserire anche le bolle doganali relative a fornitori in black list. In Prima Nota IVA si dovrà utilizzare la causale automatica di tipo BD Bolla Doganale (per esempio BOD) con un fornitore denominato DOGANA (si rimanda al paragrafo Registrazione Bolle Doganali per la descrizione dei passaggi da seguire per la registrazione delle bolle doganali). Utilizzando il fornitore DOGANA, di nazionalità italiana, i movimenti relativi alla bolla doganale non verrebbero estratti in Comunicazione Black List. Per consentire la corretta ripresa di tali movimenti, si deve inserire il fornitore in black list nel campo relativo Cod. Fornitore Black List, che si abilita al momento della selezione del fornitore DOGANA in Prima Nota IVA Si ricorda che in queste registrazioni deve essere inserito l importo della sola iva. Non deve essere indicato l importo dei dazi che invece verrà indicato nella fattura dello spedizioniere.

12 Manuale di Aggiornamento Con questa registrazione il valore relativo all imponibili e all imposta saranno presentati nell elenco black list nella sezione dei beni. Nel caso non si voglia presentare i dati sarà sufficiente non compilare il campo Cod. Fornitore Black List Registrazione della fattura del fornitore estero Quando viene registrata in prima nota la fattura d acquisto del fornitore estero, si potrà registrare nelle seguenti modalità alternative: - utilizzare nella registrazione della fattura in Prima Nota IVA un codice iva non abilitato per la Black List. Nella Tabella Codici Iva, nel campo Valore Allegato Cliente (Fornitore)/ Valore Black List sarà impostata l opzione 0 - Imponibile da Non Stampare - registrare un movimento Diversi/Diversi, utilizzando conti non catalogati né come Beni né come Servizi nel campo relativo nel Piano dei Conti Estrazione Bolle Doganali in black list Nella griglia black list si avrà pertanto il riepilogo del fornitore E il riepilogo del dettaglio

13 Bollettino 5.0.1H Registrazione Bolle Doganali Si riepiloga di seguito la procedura di inserimento di una bolla doganale. La registrazione della bolletta doganale richiede le seguenti impostazioni: Da Archivi Tabelle Società Tabella Causali Contabili: E necessario creare una causale con Tipo Causale BD: questo tipo causale consentirà alla procedura di richiedere unicamente l importo dell Iva durante la registrazione contabile. Causale Contabile Tipo Causale Protocollo BOD - Bolletta Doganale BD A (relativo agli acquisti) (La causale inserita nella procedura DEMO è la causale BOD, che prendiamo come esempio) Da Archivi Anagrafica Fornitori: Creare un fornitore Bolla Doganale : questo fornitore rappresenta la Dogana. (Gli unici dati da inserire nell anagrafica del fornitore saranno: Ragione Sociale (Dogana) - Nazione - Pagamento - Conto Collegamento - Codice Iva) La registrazione avviene dalla Prima Nota Iva. Inserita la causale BOD ed il fornitore DOGANA, nel campo Importo Totale deve essere indicato solo l ammortare dell Iva: la procedura, in automatico, calcolerà l imponibile. Le operazioni da effettuare per la registrazione delle bollette doganali possono essere diverse a seconda se lo sdoganamento della merce viene effettuato dallo spedizioniere o se viene effettuati direttamente dal destinatario. In particolare, eventuali spese accessorie presenti in Bolla Doganale dovranno essere registrate in Prima Nota D.D. solo se lo sdoganamento viene effettuato con mezzi propri (associando alle stesse la partita fittizia Y ); se lo sdoganamento viene effettuato direttamente dallo spedizioniere, le stesse spese saranno già presenti nella fattura dello spedizioniere. Da Contabilità Servizi Struttura Iva Cartella Giornali IVA: Creare un protocollo fittizio fuori campo Iva, con le seguenti proprietà:

14 Manuale di Aggiornamento Per illustrare la gestione, procediamo con degli esempi pratici caso per caso: Registrazione Bolletta Doganale Dalla Prima Nota Iva inseriamo un movimento con causale BOD e fornitore F019 (Dogana). Nel campo Importo Totale indichiamo il solo ammontare dell Iva (nell esempio, 1200,50). Nel campo CodIva della griglia indicare un codice Iva (nell esempio, al 20%). In automatico, la procedura compila la griglia calcolando l imponibile e l imposta Iva. Solo Importo dell Iva! >> Alla conferma verrà creata una partita con protocollo A (acquisti) per il fornitore Dogana. A questo punto, ci possono essere 2 casi differenti in base al tipo di sdoganamento effettuato. Nota: Registrazione della FTA del Fornitore estero: La Fattura del Fornitore Estero, relativa alla merce acquistata e consegnata con la Bolla Doganale, dovrà essere registrata come un normale FTA (Fattura di Acquisto) (in valuta o meno, a seconda delle esigenze dell utilizzatore) in Prima Nota Iva. Nel corpo della fattura, la merce acquistata dovrà essere associata ad un codice Iva Fuori Campo Iva art. 2 avente la seguente struttura:

15 Bollettino 5.0.1H3-15 CASO 1 Sdoganamento effettuato direttamente dal destinatario Sarà necessario rilevare in Prima Nota il pagamento delle spese accessorie presenti in bolla doganale (quali i dazi doganali, non soggetti ad Iva) e della bolletta stessa. L utente può scegliere due metodi diversi per effettuare questa movimentazione. Metodo 1 - L utente può registrare le spese direttamente nel movimento di pagamento della BOD, senza essere associarle al fornitore DOGANA. In questa ipotesi, dalla Prima Nota Diversi a Diversi inserire un articolo dove indicare il pagamento della bolletta doganale e delle spese relative; la registrazione sarà: E possibile utilizzare il campo Note (nella griglia di dettaglio di Prima Nota) per indicare, sulla stessa riga delle spese, a che bolletta si riferisce (il dato sarà stampato sul Brogliaccio). Metodo 2 Se si desidera che le spese accessorie (non soggette ad Iva) presenti in bolla doganale (di dazi doganali ecc) vengano associate al fornitore Dogana, L utente può decidere di registrare dapprima le spese accessorie attribuendo una partita fittizia al fornitore (es. con protocollo Y ) e successivamente rilevare il pagamento delle stesse. Registrazione Spese accessorie (legate al fornitore) Inserire in Prima Nota Diversi a Diversi una registrazione di giroconto tra il fornitore DOGANA e le spese accessorie: alla riga del fornitore, associare una partita fittizia utilizzando la funzione Crea partite. La registrazione sarà: Codice Partita Desc. Conto Dare Avere F Y00001 DOGANA 114, SPESE E DAZI DOGANALI 114,75 Pagamento della Bolla Doganale e delle spese Ora, per completare la movimentazione, inserire in Prima Nota Diversi a Diversi il pagamento sia della Bolla Doganale (Importo Iva, legato alla partita con prot. A ) sia delle spese accessorie (legate al prot. Y ). La registrazione sarà: Codice Partita Desc. Conto Dare Avere F A00001 DOGANA 1.200,50 F Y00001 DOGANA 114, Cassa/Banca 1.312,25

16 Manuale di Aggiornamento CASO 2 Sdoganamento effettuato dallo spedizioniere Registrazione FTA dello spedizioniere In questo caso, sarà necessario registrare la Fattura dello spedizioniere che conterrà, oltre all eventuale addebito per il servizio di spedizione, anche le spese anticipate dallo stesso spedizioniere sia per il pagamento dell Iva (secondo quanto esposto nella Bolla Doganale) sia per le spese di Dazi Doganali. La registrazione avviene normalmente dalla Prima Nota Iva: Il Codice Iva E10 (Esente Articolo 10) ed E15 ( Esente Articolo 15 ) sono impostate in Tabella Codici Iva il valore 0 (zero) nei campi: Aliquota, % Indetraibile, % Det. Agric.. La procedura genera la seguente scrittura, visualizzabile dal Brogliaccio di Prima Nota: Registrazione GIRO tra Iva in bolla doganale e conto Bolle dog. C/to transitorio Il risultato dei movimenti BOD e FTA inseriti è: si è aperto un conto patrimoniale BOLLE DOGANALI C/TRANS (in dare) si è aperto il conto del fornitore DOGANA (in avere). Per completare la registrazione, è necessario effettuare un Giroconto tra questi i 2 conti, inserendo nella Prima Nota Diversi a Diversi un movimento di giro (per chiudere nel partitario la BOD con il conto BOLLE DOGANALI C/TRANSITORIO che rappresenta l Iva anticipata dal corriere): Codice Partita Desc. Conto Dare Avere F A00002 DOGANA 1.200, Bolle doganali c/to transitorio 1.200,50 Il conto BOLLE DOGANALI C/TRANS è il conto aperto sulla registrazione della fattura dello spedizioniere, che permette di registrare l Iva anticipata dal corriere per il ritiro della merce in Dogana,

17 Bollettino 5.0.1H Estrazione note di credito relative ad anno precedente dalle Vendite Con l attuale release è possibile estrarre nell elenco per la Comunicazione Black List le note di credito relative a vendite dell anno precedente, emesse dalle Vendite e contabilizzate in Prima Nota IVA. Quindi l estrazione non avviene più solo per i movimenti inseriti in Prima Nota IVA, ma è ora possibile anche per le fatture caricate dalle Vendite e poi contabilizzate. Dopo aver contabilizzato le note di credito, è quindi necessario attivare il flag Fattura riferita ad anni precedenti dalla funzione Contabilità Servizi Modifica Movimenti Prima Nota IVA Qualora l utente avesse la necessità di decontabilizzare la nota di credito, dovrà essere riattivato il flag menzionato nel caso di nuova contabilizzazione Data Documento nel dettaglio cliente/fornitore All interno della funzione Dichiarazioni Comunicazione black list, nella sezione di dettaglio di ogni singola società, è ora presente anche la colonna Data Doc. per l indicazione della data dei vari documenti di ciascun cliente/fornitore in black list:

18 Manuale di Aggiornamento Includi movimenti non iva Attivando il flag Includi mov. non IVA all interno della maschera di estrazione della Comunicazione black list, verranno estratti tutti i movimenti di tipo non iva, registrati con movimenti generici relativi a costi e ricavi per i quali si è definito il tipo bene o servizio, nel campo corrispondente del Piano dei Conti Se per registrare la fattura del fornitore si utilizza un movimento non iva è necessario abilitare il flag. Pertanto, se nel successivo pagamento di un fornitore in black list, vengono utilizzati anche dei conti di costo, questi saranno riportati automaticamente nell elenco; se tali costi non devono confluire nella Comunicazione Black List, è necessario impostare nel Piano dei Conti l opzione 0 Nessuna nel campo Beni servizi.

19 Bollettino 5.0.1H Multi Società: Esportazione e Stampa Elenco Società Black List Nella funzione Multi Società Elenco Società in Black List sono stati aggiunti i pulsanti Stampa ed Excel Con Stampa è possibile stampare le due griglie di estrazione: quella per la presentazione mensile e quella per la gestione trimestrale della Comunicazione Black List: Esempio di stampa dell Elenco Società in Black List (gestione trimestrale) Con Excel vengono esportate le due griglie, per la Comunicazione Black List mensile e per quella trimestrale, in un unico foglio di MS Excel:

20 Manuale di Aggiornamento 5 VERTICALI 5.1 Gestione Contratti di Assistenza: Rinegoziazione È disponibile una nuova funzione che permette di gestire i contratti che vengono rinegoziati generalmente in base alle modifiche degli importi o ad altre condizioni contrattuali, casi in cui il primo contratto viene annullato e ne viene inserito uno nuovo Anagrafica dei contratti Nella maschera dell anagrafica dei contratti è stato inserito il nuovo flag Rinegoziazione Contratto Attivando il flag in caso di revoca di un contratto quando viene inserito un nuovo contratto, verrà visualizzato il nuovo pulsante Contratto Rinegoziato

21 Bollettino 5.0.1H3-21 Premendo il pulsante verrà visualizzato l elenco dei contratti rescissi per rinegoziazione: Selezionando il contratto dalla lista, vengono automaticamente riportati tutti i dati di testata del contratto disdettato e le voci con importo a zero. Per quanto riguarda le date contrattuali viene riportata solo la data di inserimento, in quanto la stessa deve rimanere quella del contratto precedente, in modo tale che il contratto non venga considerato come un nuovo contratto, ma come la continuazione di quello precedente (si veda la definizione successiva per le stampe di fine periodo). Per i contratti rinegoziati viene forzato il controllo di congruenza della data in base alla data di chiusura del periodo, poichè in modalità normale non è possibile inserire contratti con data antecedente a quella di chiusura periodo. L utente provvederà quindi a inserire le date mancanti e a compilare gli importi delle voci e la modalità di fatturazione:

22 Manuale di Aggiornamento Stampe date di fine periodo Nella stampa dell elenco dei contratti di manutenzione, il contratto rescisso non viene considerato come contratto perso e il nuovo contratto verrà considerato nella sezione relativa alla data di inserimento: In questo esempio la data di inserimento era precedente all inizio del periodo (1/01/2010); pertanto, pur essendo di fatto un nuovo contratto, viene considerato come data quella iniziale:

23 Bollettino 5.0.1H Manutenzione Programmata: Cambio dei giri di manutenzione È ora possibile gestire in modo rapido i casi un cui il giro di manutenzione viene spostato ad un altro tecnico oppure i casi in cui una parte di impianti viene spostata in un altro giro di manutenzione. Si accede alla nuova funzione dal menù Assistenza Manutenzione Programmata Manutenzione giri All ingresso della funzione viene caricata la lista dei tecnici attivi con il codice del giro assegnato. Nelle colonne Giro 1 e Giro 2 vengono riportati solo gli ultimi quattro caratteri del giro, poichè i primi 4 non sono significativi per convenzione. Sono disponibili i seguenti pulsanti: - Cambio tecnico per giro : per spostare un giro da un tecnico ad un altro

24 Manuale di Aggiornamento Si imposta il Codice giro di partenza e viene visualizzato il Tecnico attuale assegnato. Si imposta quindi il Nuovo tecnico e vengono visualizzati i due possibili giri assegnati. Si specifica infine se il giro da assegnare deve essere quello Principale o quello Secondario Premendo il tasto Conferma vengono aggiornate tutte le tabelle (compresi i servizi aperti) in modo da assegnare il giro al nuovo tecnico. Nella maschera iniziale, al termine del cambio, il giro si sarà spostato sul TECNICO 03, mentre per il TECNICO 01 non è più impostato quel giro. - Spostamento di singoli impianti in un altro giro : con questa opzione è possibile spostare gli impianti da un giro ad un altro nel caso in cui deve essere spostata solo una parte di impianti.

25 Bollettino 5.0.1H3-25 Si deve impostare il giro di partenza nel campo Codice giro e quello di arrivo nel campo NUOVO Codice giro. Con il pulsante Estrai vengono visualizzati tutti gli impianti legati al giro di partenza: L utente potrà quindi selezionare i singoli impianti che devono essere trasferiti al nuovo giro. Premendo su Conferma vengono aggiornati la tabella degli impianti e i servizi ancora aperti. Nell esempio, al giro iniziale rimarrà quindi allocato un singolo impianto.

26 Manuale di Aggiornamento Proprietà letteraria riservata by DATALOG SRL E vietata la riproduzione totale e/o parziale del presente manuale. Datalog potrà apportare, senza effettuare nessuna comunicazione ed in qualsiasi momento, modifiche alle caratteristiche descritte, aggiunta o eliminazione di parti della procedura, per ragioni di natura tecnica o commerciale. Le componenti dei programmi descritti si riferiscono al prodotto completo di tutti i moduli integrabili presenti e futuri, non sempre quindi installati con la procedura di base. Le informazioni contenute nel presente possono essere modificate senza preventivo avviso o comunicazione. La comunicazione di tali informazioni e/o la loro utilizzazione da parte degli utenti non comporta l assunzione, nemmeno in forma implicita, di alcuna obbligazione da parte della DATALOG S.r.l. verso tali utenti. In particolare la DATALOG S.r.l. non si assume nessuna responsabilità per qualsiasi errore che possa apparire in questo documento. Qualsiasi altro utilizzo sarà considerato come una violazione della licenza d uso. Non viene assunta nessuna responsabilità per l uso e l affidabilità del software ovvero il suo utilizzo per uno specifico scopo. Tutti i marchi citati sono registrati dai legittimi proprietari.